凭证类型
传统的会计凭证分为五种类型:现收、现付、银收、银付和转帐凭证。SAP 中根据不同的业务将凭证类型更加细化了, SAP对凭证的分类基本上也遵循收、付、转三类的原则,即:
总帐凭证(类似转帐凭证)SA,
与供应商有关的凭证(类似于付款凭证):KR(应付供应商的凭证)、KG(供应商转来的红字发票,SAP称为贷记凭证)、KZ(付款给供应商的凭证),
与客户有关的凭证(类似于收款凭证):DR(开具发票给顾客的凭证)、DG(开具红字发票给顾客的凭证)、DZ(向顾客收款的凭证),
与固定资产交易有关的凭证AA等
记帐码
在手工的会计核算过程中,我们通过用记帐符号“借”与“贷”来描述资产、负债的增、减。
但在SAP中,却变得有些复杂了,比如,
对于总帐科目的凭证,用符号40来表示总帐的借方,用50来表示总帐的贷方,分录例示如下:40:10010101(现金)50:50150101(营业外收入);
对于与供应商发票有关的凭证输入,主要与应付帐款有关的借贷方就比较复杂了,如贷方用31、32、33、34、35、36、37、38、39,借方用21、22、23、 24、25、26、27、28、29,如供应商发票输入分录为:40:50100101(营业费用-电费)31:10100037(表示通过主数据创建的供应商编号)。
对于与应收帐款有关的,其应收帐款的借贷方所用的记帐码:用01、02、03、04、05、06、07、08、09表示借方,用11、 12、13、14、15、16、17、18、19表示贷方,如输入一笔与客户发票有关的分录:01:客户有关的号码50:其他业务收入。
与固定资产有关的业务,用70表示借方,用75表示贷方,假设通过应付模块采购固定资产,70:固定资产号码31:10100037.与存货有关的业务,用89表示借方,用99表示贷方,如89:存货贷:50:GR/IR,退货时,40:GR/IR 99:存货(与存货有关的会计业务,大部分是系统自动产生的,因此少了一道麻烦!)。
记帐码在SAP中实际上起到如下的作用:在行项目中决定可输入的科目的类别;行项目是以借方或贷输入,控制行项目屏幕字段显示
会计期间
在我们国家,会计年度和会计期间是固定的。就是按自然年度到12 月31 日为一个会计年度,而会计期间就是12 个自然月。而在大多数其他国家,会计年度和会计期间是不做硬性规定的,企业可以根据自己的需要定义。SAP 中会计年度和期间的定义在“会计年度变式”的配置中定义。
[转载]SAP凭证类型/记帐码/会计期间
国内的公司可以使用12 个自然月加4 个特殊期间的会计期间定义。4 个特殊期间是用于年结时不同性质的调整分录的。对于国外的分支,可以定义其他会计年度变式,比如每年3 月31 日为会计年度的终结,按自然月定义期间,也就是说4 月1 日到4 月30 日是期间1,3 月1 日到3 月31 日是期间12。这种会计年度变式是与年度无关的,也就是说2004 年和2005 年的期间1 都是4 月1 日到4 月30 日,这是不会随会计年度变化而改变的。
还有些公司的会计期间定义更复杂,比如按周定义期间,也称为445 方式,就是期间1是每年的第1-4 周,期间2 是5-8 周,期间3 是9-13 周。分别是4 周,4 周和5 周。而每年仍然是12 月31 日年结。这是在系统中可以用“与年度相关的会计年度变式”来配置的,也就是说我们在系统配置中定义2004 年期间1 是从1 月1 日-1 月24 日,而2005 年期间1 是从1 月1 日-1 月29 日。这样只要通过配置就可以很方便地实现了这种会计期间的设定。
凭证输入
三类输入操作
(1)暂记凭证Holding Documents——又叫保留或保持平整。使用系统暂记一凭证,则该凭证不必是完整的。系统不对该凭证的任何科目余额进行更新,并且凭证数据不被任何程序评估,也不发布任何凭证编号。如果在记账凭证过程中被打断且打算暂存数据的情况下,可以暂记凭证。
(2)预制凭证Parking Documents——预制凭证又叫先期凭证。该凭证会导致凭证的不完整以及不更新任何凭证。与“暂记”过程的差别是,迄今输入凭证的数据可在任何程序运行时联机评估。此外,凭证将被分配一个凭证编号。例如,暂时无法确定客户,但是希望以后设置,就可以采用此方法。如果在操作上,要求先预制,后过账(审核),那么也可以预制凭证。
(3)记账凭证POSTING——所有凭证抬头和行项目必输项目都已经正确输入时,可以记账该凭证。此时,借贷分录的余额必须是0;记账时,系统自动更新相应的科目余额(适时反映到三大报表)。
在记账之前,可以自行凭证模拟或者概览。
贷项凭证,是指原结算多结,用贷项凭证冲销一部分。
实际处理过程中,如果贷项凭证是以凭证录入的方式来处理的,比如F-27、F-41而不是通过采购发票较验、销售开票结算等方式来的,完全可以用总帐凭证F-02之类的来处理,不需要记贷项凭证、借项凭证。
记帐和反记帐
反记帐跟K3中的反过帐不一样,不是恢复到未过帐状态,而是冲销凭证。
删除预制凭证后凭证号仍然被保留,打印出来是空白凭证。