【产品方案】文件内部协同管理模块解决思路

2年没做记录了，我是懈怠人本人。好多话想在这里唠嗑，但是今天的主题也不是瞎唠嗑，只是最近遇到个挺有意思的需求解决方案，才意识到自己该记录下来，兴许日后有用。

背景

在如今信息化发展的时代，企业文件协同管理软件多种多样，比如腾讯文档、钉钉、wps云文档等，都可以做到文件在线共享、历史版本追溯、文件变更管理等，为企业收集统计数据提供便利。

跟众多企业一样，A企业也存在频繁对各部门进行绩效考核、数据统计的需求。因为考核的数据各部门间是保密的，而数据收集完又需要合并成总表，所以现有的文件协同管理软件在共享的过程中无法做到数据独立，因此需要定制化模块来实现A企业的需求。

现状

如图所示是A企业收集各部门数据统计表的流程。

每当进行绩效考核统计的时候，管理员就会创建一个确定表头的excel表，然后通过OA发送至各个部门进行填写，各部门填写完后，通过OA或者邮箱发送给管理员，管理员审查文件，若需要修改文件数据，则将需要修改的地方进行特殊标记，重新发送给相应的部门，让相应的部门进行整改；当各部门的数据都确认无误后，管理员重复一系列的复制黏贴操作将各部门的表格合并，从而完成整个文件流转的流程。

 

痛点

从现状来看可以解析为以下几点痛点：

1. 通过OA或邮件形式收集数据，容易形成数据孤岛；
2. 文件频繁修改，无法追溯历史版本；
3. 对多个文档重复复制黏贴操作，降低管理员的工作效率，影响企业的效益；

需求

从痛点可以看出A企业有一下几点需求：

1. 在A企业现在使用的企业软件（定制化，非市面上的产品）中新增文件流转管理模块，一体化处理企业业务，避免形成数据孤岛；
2. 文件流转的过程中，记录每个部门提交的版本数据，便于管理员和各部门追溯历史数据，避免数据丢失；
3. 管理员、部门可以在线浏览修改数据，每一次的修改，需要增加相应的批注，记录修改时间、修改人员、修改内容；
4. 部门提交文档后，系统智能合并文档数据，提高管理员的工作效率；

解决方案（整体流程）

如图所示是整体解决思路：

1. 管理创建流程后上传含有固定表头的excel文件，选择接收部门（多选），提交；
2. 各部门接收文件后，可以在线浏览文件并填报数据，提交；
3. 文件提交后，wps（此方案利用wps文件工具）对修改部分加入批注，记录修改时间、修改人员、修改内容，以及新增部门列，记录数据所属单位；
4. 管理员获取各部门的数据汇总表，并且查看已修改内容的批注；
5. 管理员审核汇总表后，若有需要修改的地方，可以填写审核意见，或者直接在汇总表上修改相应的内容，然后提交；
6. 管理员提交汇总表后，wps新增修改内容的批注，被修改数据的部门再次浏览文件时，可以通过批注了解被修改的部分；
7. 当汇总表无误时，管理员可以将文件归档，此操作锁定文件，部门只能在线浏览无法再次修改；
8. 全过程保持数据权限控制，部门仅能查看和修改相应部门的数据，部门间的数据相互独立；

难点

在经过调研和研发交流的过程中，我总结以下几点面临的技术难点：

1. wps不支持数据权限控制，无法指定部门仅能查看、编辑自己新增的数据，无法指定管理员可以查看全部数据；
2. 初步解决思路是管理员发送给各个部门时，系统自动创建N个文件（N即接收单位数量），各部门填写完各自文件提交后，系统自动汇总给管理员，此方案需要系统增加批注、管理各部门文件历史版本、比对版本间的数据变更等；

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 日思夜想，结合业务流程以及技术支持我想到以下两种方案

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方案一

关键技术：RPA机器人

1. 管理员上传固定表头的excel文件后，多选部门发送文档；
2. 系统创建N个相同表头的excel文件给到相应的部门（N即部门个数）；
3. 部门接收文件，填写数据，提交；
4. 系统智能化处理各部门的文件，增加两列表头：部门名称、id，其中各行的id是唯一的，文档间不存在重复的id；
5. 当管理员二次修改文件数据提交，系统将二次提交的数据与首次提交的数据通过数据库进行比对，记录修改行的id以及第几列；
6. 执行RPA机器人，遍历所有部门文档数据，当行id与修改行的id匹配时，利用RPA机器人加入批注；

方案二

关键技术：POI文档操作

Apache POI是Apache软件基金会的开放源码函式库，POI提供API给Java程序对Microsoft Office格式档案读和写的功能

 POI支持读写文件、给文档加批注。

这个方法听起来比方案一方便多了，这么一看方案一傻乎乎的

但是A企业的数据量很大，有可能上万条数据，目前还没真正开发，所以就算多线程处理数据比对的过程会不会还是很慢，说不定RPA机器人处理起来更快不易造成系统卡顿

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今天的碎碎念结束。

希望能有更好的算法，更简洁、快捷的方法。