python学习—详解word邮件合并

系列文章目录

python学习—合并TXT文本文件
python学习—统计嵌套文件夹内的文件数量并建立索引表格
python学习—查找指定目录下的指定类型文件
python学习—年会不能停，游戏抽签抽奖
python学习—循环语句-控制流
python学习—合并多个Excel工作簿表格文件
python学习—批量复制并重命名文件夹

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功能说明

最近有个工作，是某个高速公路的征地项目，需要给高速公路占地的某县下辖的几个乡镇22个村的2000多户村民，按照每户征占地面积计算安置补偿费，并给每户编制一张固定格式的《征地补偿安置协议书》。笨方法当然是人海战术，每个人对照表格往word文档里面复制粘贴了。

聪明人当然不能用笨方法，况且我也没有那么多帮手，这么大量的word工作，又有固定模板，直接想到了word的邮件合并功能。

（知识点） 关于Word 的邮件合并功能

Word 的邮件合并功能是一种可以批量处理文档的功能。它将包含固定内容的 主文档 与包含变化信息的 数据源文档 相结合，从而生成个性化的批量文档。数据源可以是 Excel 工作表、Access 文件、MSSQL Server 数据库等。
主文档则是具有固定格式和通用内容的 Word 文档，如未填写具体收件人信息的信封、信件模板等。
该功能常用于批量打印信封、信件、请柬、工资条、个人简历等。

本文章目标为：

• 1 把固定格式的空白《征地补偿安置协议书》作为 主文档 ；
• 2 把村集体提供的，每家每户占地面积经过测绘核定的统计表，经过数据处理，作为 数据源文档 ；
• 3 开始邮件合并，插入数据域，预览并完成合并。

1 准备主文档模板

• 工作内容：创建或打开一个 Word 文档作为主文档，即信函的模板。确定信函格式、固定内容，并预留插入变化信息的位置。

本次工作的主文档如下图：

如图可见，红色部分是每家每户不同的地方，也就是每次需要替换的地方，也就是邮件合并的数据域，剩下的区域都是不变的。

2 准备数据源

• 工作内容：创建或准备包含收件人等变化信息的数据源，如 Excel 工作表。工作表中每一行代表一个收件人信息，每一列对应不同信息字段，如姓名、地址、称呼等。

回到本文工作情景，工作表的每一列，代表《征地补偿安置协议书》中的1个数据域红色，如某某镇某某村、村民户主姓名、面积、金额。列的数量可以很多，但至少每个红色数据域需要单独成1列。

工作表的每一行，代表一户，也就是一张《征地补偿安置协议书》，这个村有多少户就应该有多少行内容。

如下图，是整理好的一个Excel 工作表：

• 表格首行F1、F2、F3。。。。。F18是列的索引名，方便记忆某某镇某某村是F18列，村民户主姓名是F2列，面积是F7列等；
• 表格F17列，是把计算补偿金的钱数，换算成中文大写了，换算的公式如下：P4代表表格单元格16610，提前把万元换算成元了；

=TEXT(ABS(P4),"[DBNum2]")

• 表格F18列村名，我这里是每个村1张 Excel 工作表，所以村名是一样的，原则上可以不用设置数据域的；如果很多村信息放在一张表格中，记得这里修改；
• 注意： word主文档 和 Excel 工作表最好放入同一个文件夹，邮件合并功能等于把这俩文件绑定了，要保证后期不改变位置和不能再更改文件名，否则会导致连接好的邮件合并找不到数据源而失败。如下图所示：
  

3 开始邮件合并

• 工作内容：
• 1.打开 Word 模板，切换到 “邮件” 分组，在 “开始邮件合并” 分组中单击 “开始邮件合并” 按钮，选择 “邮件合并分步向导” 命令，打开 “邮件合并” 任务窗格。按照向导依次选择文档类型为 “信函”，使用当前文档作为开始文档，选取收件人，即之前准备好的数据源；
• 2.将光标定位到主文档中需要插入数据的位置，点击 “插入合并域” 下拉菜单，选择相应字段，如姓名、地址等，将数据源中的信息插入到主文档中；
• 3.插入完所有需要的域后，点击 “预览信函” 按钮查看生成的信函内容是否正确。

具体操作见下图所示，注意红色字体标注内容，是需要注意的点：

• 选择收件人-使用现有列表：找到设置好的 Excel 工作表，常用的格式就是表格文件，也可以是Access MDB数据库，TXT文本文档，支持的格式如下图：
  
• 编辑收件人列表： Excel 工作表中，表头位置为列名称，表格最后一行一般都是合计，首尾这些不需要邮件合并的行可以提前关闭。
• 插入合并域：把所有需要更新的位置，替换为数据源表格的 列索引值，我的列索引值 是F1、F2。。。。,也可以直接把表头值作为列索引值，个人习惯。如果选择F1、F2这种，需要提前记录一下 列对应的 数据域，如F2表示户主姓名，F18表示村名等。
• 突出显示合并域：开启后，设置完毕的数据域会增加阴影；关闭后，阴影消失。
• 预览结果：开启后，数据域直接显示邮件合并的结果，即 表格中对应的数据，更加直观，如XX镇乙村；关闭后，显示 列索引值。
• 预览：首个记录，上一个记录、下一个、末尾记录。方便查询

4 完善不足

从邮件合并的预览效果可知，面积值设置的是公顷保留4位小数，补偿金额值是万元保留4位小数，遇到数字结尾是 0 的时候，在word中并没有显示出来。

这个跟数据源Excel 工作表 干系不大，即使Excel 工作表设置了数字格式强制显示4位小数，在word中仍然会舍掉。

这就需要在word中，给这个数据域使用代码强制显示4位小数。

（知识点） 邮件合并中数字强制4位小数

在 Word 邮件合并功能里，按下 Alt + F9 组合键，能够实现显示或隐藏域代码的操作。

• 显示域代码：正常情况下，文档里展示的是合并域的结果（也就是从数据源获取的数据）。要是你按下 “Alt + F9” 组合键，原本显示的数据-就会被对应的域代码所替代，这样你就可以看到 Word 实际使用的指令了。
• 隐藏域代码：当你再次按下 “Alt + F9” 组合键，域代码又会变回正常显示的数据，方便你查看文档的实际内容。
• 在显示域代码的情况下，给数字域增加强制小数位代码，如下：在单元格后面，键入 \#0.0000 表示强制数字4位小数，如果想设置2位小数，改为 \#0.00 即可。

{ MERGEFIELD F13 \#0.0000 }                          #表示 强制4位小数
{ MERGEFIELD F13 \#0.00 }                          #表示 强制2位小数

5 输出合并文档

• 工作内容：确认邮件合并的内容无误后，点击 “完成合并” 按钮，选择是将合并结果输出到新文档还是直接打印。

合并方式有3种：

• 全部输出：输出所有行记录，全部记录生成1个新的多页word文档。
• 当前页：输出鼠标点击的页面，生成1个单页的word文档。这个选项主要用于后期修改某一行数据，单独输出修改页使用。
• 输出区间：从1至20页，输出XX村的记录为1个多页word文档，从21至40页，输出XX村记录为一个新word文档。

6 进阶功能：邮件合并图片

日常工作中，还有一种情况：需要把图片插入到word文档中的表格，表格的每个单元格对应不同的图片，如果图片量很大的话，也是可以使用邮件合并功能的。

同样需要 主文档 和 数据域表格，首先准备这些资料。

（1）收集图片列表

打开保持图片的文件夹，需要这些图片的名称列表，用于组织图片的绝对路径的列表。

收集方法可以使用批处理脚本，方法：新建txt文档名称随意，写入下面的代码，保持文档，修改后缀名为： .bat，放入图片的文件夹，双击运行，就会生成图片文件的列表了。

dir *.jpg /b/s> list.xls

如果想直接保存列表为 txt文本格式，也是可以的，修改代码如下：

dir *.jpg /b/s> list.txt

（2）整理数据源表格

打开生成的图片列表，根据 主文档的要求，增加一些字段内容，整理好数据源表格。可以另存为表格文件，也可以保存为txt文本文件，我这次保存为 list.txt 文本文件。

特别注意事项： 图片路径中的 单斜杆 \ 必须要修改成 双斜杠 \ \ ，这是代码能够正确识别路径的关键。

下图是保存成 txt文本文档后的效果。

（3）打开主文档，开始邮件合并

我就简单演示一下操作过程，主文档设置有3个数据域：序号、图片名称、附图。

注意： 插入图片的预览效果是不显现的，只有在输出成新word文档之后， 按 F9 刷新 之后，图片才能显现出来，显示出图片之后保存文档即可。

• 图片的数据域：插入——文档部件——域——INCLUDEPICTURE
• 图片的文件名：这里随便起个名字 AAA ，只是占位使用，无意义
• 替换文件名为图片路径：按下ALT+F9组合键，切换到代码状态，将 刚才起的文件名连同两边的引号一起，替换为 图片路径。切记路径中为双斜杠。
• 按 F9 刷新文档：按下ALT+F9组合键，切换回预览状态，按 F9 键 刷新文档，有可能会显示出图片，不显示也无所谓。继续下一步
• 合并输出生成新word文档，ALT+A 组合键全选文档内容， 按 F9 键 刷新，如果前面操作正确的话，图片就会显现出来了。

（4）完善不足，恢复图片的原始比例

从上图可以看到，合并后的文档，虽然能够显示出图片，但是图片的尺寸发生了变化，图片的长宽变成了1:1的矩形，改变了图片的原始长宽比，导致画面变形扭曲。

只需要稍微调整代码，就可以恢复图片的原始比例。

打开 主文档， 按下ALT+F9组合键，切换到代码状态，可见图片数据域的代码如下：

{ INCLUDEPICTURE { MERGEFIELD 图片路径 }  \*MERGEFORMAT }

只需要删除 \*MERGEFORMAT 即可，注意不要删除 }大括号，否则代码报错。

{ INCLUDEPICTURE { MERGEFIELD 图片路径 }   }

此时，再次 合并输出生成新word文档，按 F9刷新文档，图片显现，并且恢复原始长宽比例。

7 总结

word的邮件合并功能非常强大，这里只做常用功能介绍。日常办公软件也有很强大的功能，学会这些功能在日常工作中会事半功倍。

Word 的邮件合并功能具有以下优点：

• 提高效率：能够将主文档与数据源相结合，自动批量生成多个文档，避免了逐个手动编辑的繁琐过程，极大地节省了时间和精力，尤其适用于处理大量相似但又有部分差异的文档。
• 确保准确性：只要数据源和主文档设置正确，就可以保证合并后的文档内容准确一致，减少了因手动输入可能导致的错误，提高了文档的质量和规范性。

关于 wps软件能否使用邮件合并功能，刚好有朋友的电脑安装的是wps，经过比对测试，wps软件的文档也是可以使用邮件合并功能的，只是个别名词叫法不同，最后的效果相差无几。

关于 deepseek智能助手，应该也可以接入办公软件实现一些高级操作，后续会继续研究，有兴趣 的朋友大家一起交流啊。