结构化写作

最新推荐文章于 2024-07-30 09:31:21 发布

ClareTung

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分类专栏：我的思考文章标签：结构化写作

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介绍

我们都听过这样一句话：酒香不怕巷子深。不过现在，即使是最好的酒，没有做好产品宣传，可能也一样被埋没。在职场中也是一样，工作做得再好，如果不懂得适时地展现出来，领导、同事也不会知道。那如何展现呢？有的时候，我们需要用说话的方式表现，而有的时候，除了说话之外，写作也是我们展现自己、传递信息的有力武器。

你可能已经发现了，在工作中，经常会有用到书面写作的地方，例如，汇报工作用的总结报告，沟通往来用的商务邮件，以及策划方案、会议纪要等等。但是，具体到每个人，你会发现：

同样是发邮件沟通某件事情，有的人长篇大论，说得不清不楚，让你看完之后完全不知道要帮他做什么；但有的人发的邮件，却清晰明了，让你一眼就能知道他的意图和要求。

同样是汇报工作，有些人写的总结报告，提交给上级，上级总是随便扫一眼，就丢在一边；而有些人写同样的内容，却能快速抓住上司的眼球，让上司在繁忙的间隙，就能抽出时间快速读完。

同样是写一份方案，有的人想到哪儿写到哪儿，不仅自己写得糊里糊涂，让看的人也云里雾里，完全不知道他要表达什么？而有的人，方案不仅结构清晰，还提供了有理有据的数据支持，得到了可行的行动策划。

所以，商务写作能力，可能比你想象得更加重要。《福布斯》杂志的创始人——马尔克姆·福布斯就曾经说“一封好的商务信函，可以让你得到一次面试的机会，帮助你摆脱困境，或者为你带来财富”。可见，写作在传达信息的同时，还可能带来意想不到的机会。

接下来，我们将要揭开清晰写作的秘密，那就是用结构化思维去组织材料和写作，让你的内容符合人脑的思维习惯，你的受众才能更快地掌握你要传达的信息。

具体来说，涉及两个部分，一个是写什么，一个是如何写。在正式动笔之前，我们需要先确定写作内容和侧重点。只有当你知道对方想知道什么样的信息，并且在写作过程中有所侧重，才能让对方对你的写作内容产生兴趣。接下来才是具体的写作过程，在动笔之前，需要先构思大纲，按照逻辑一步步从素材推导到最终的主题，然后，在框架已经明确的前提下，填充丰富内容，最后则是修改内容。
这样写出的文章，就能条理清楚、逻辑清晰，让读者一目了然。

写作前的准备：确定写作方向

课前思考

场景一：你以为亲戚想要转行从事和你相同的职业，现在他想拜托你写一篇入职以来的工作经历和感想，指导他的转行；

场景二：你的领导要求你一个月后上交一篇纸质的工作汇报，汇报主题时你进入公司后的工作成果和感想。

思考一下，同样是对于自己工作的总结分享，在这两个场景中，你觉得他们对你分享的期待有何不同？你撰写的侧重点会有什么不同？

如何确定写作内容

这部分可以用这么一句话来概述：以立场定目的，以对象定内容。

商务写作，与文学创作有一个很大的不同，就是商务写作的每一篇都是为了达到一定的目的、传递必要的信息。所以，在写作之前，如果我们没有搞清楚写这篇文章的目的，就很难找到写作的侧重点，而如果花了大功夫传达的信息却不是最重要的，结果自然也就很难达到预期了。

我们看个例子，比如说，某老板最近发现公司的效率不高，是因为层级太多，导致信息传递很慢。于是，他想通过减少组织层级的方法，来解决这个问题。但是呢，这种方案在实际执行后，会遇到很多阻力，没法一刀切地进行推进。于是，他给HR部门布置了一个任务, 写一份组织架构调整方案。
那么，在这种情况下，如果你不够了解老板的意思，方案的大部分内容都是在说具体组织层级如何调整、组织架构会长成什么样子、未来的人才需要有什么不同要求等等，就搞错重点了。你应该把方案的重点放在，关于这种做法在实际中可能遇到的问题，以及相应的解决方案。

因此，写作的目的，需要在提笔之前就想好。在正式开始写作之前，你需要先分析写作内容的侧重点。如果不是目标读者需要的信息，即使你之后的框架和论据再好，也很难得到对方的认可，从而达不到你的写作目的。

既然明确文章的写作目的非常重要，那我们怎样才能知道文章的写作目的和写作重点呢?
具体的方法是：先通过提问、观察和侧面了解的方式，尽可能确定目标受众与你的立场是否一致，是否存在资源约束。然后用游说矩阵来把场景进行分类,相应地确定四种不同情况下的写作侧重点。

首先，是通过提问、观察和侧面了解的方式，对照问题清单，尽可能地了解两个问题:

第一，你的读者是不是同意你想要表达的观点，也就是他和你所持的立场是否一致?

第二，即使他同意你的观点，和你立场一致，但是他在行动的时候，是不是存在客观环境和外部资源的约束，也就是说，他原本想这么干,但是由于外界的影响，最终却不能这么做。
例如我们上面讲的例子，其实老板是想通过减少组织层级来提高效率的，但是他知道在实际行动时，会遇到很多问题，有客观环境和外部资源的约束，只是苦于没有解决这些约束的方案，所以暂时没办法这么做。

具体如何采用提问、观察和侧面了解的方式呢？我们也来举个例子，假如你要为客户提供一个解决方案，就可以在前期与客户的交流中，询问他对于某些常规方案的态度如何、是否接受、是否觉得可行，如果不可行，那么困难在何处。如果没有前期交流的机会，或者不方便直接提问，则可以通过观察，看客户以往对别人所提方案的立场和表现出的顾虑有哪些。如果没有直接观察的机会，就只能从客户公司的现状、以后的战略等等方面来侧面了解了。

通过提问、观察和侧面了解的方式，知道了对方是否同意你的观点是否还存在客观环境和外部资源的约束后，接下来做什么呢？就是确定写作目的的第二步，根据对问题的了解，对应游说矩阵，判断出属于哪一种情况，进而有针对性地确定写作的重点。所谓游说矩阵，其实就是一个矩形图，用于确定游说别人时应该采取哪种策略。具体来说，根据对方与你的立场是否一致，以及是否存在约束，细分为四种情况。

我们先举个例子来说明，如果你的老板让你写一份策划案，是关于举办元旦庆祝晚会聚餐的，预算金额大概是5000元。

第一种情况，如果你与老板的立场一致，且不存在资源约束，那么这时候的写作，就可以只简单提供给对方他需要知道的事实。比如在这个例子中，你找到了一个合适的场地，可以举办元旦晚会，这个场所离工作的地点近、菜单品种丰富、要价也在预算之内。可以推测，老板应该会“与你立场一致”，而且也不存在资源约束问题。那么这时候的写作任务就比较简单，你只需要把这个场所离工作的地点近、菜单品种丰富、要价也在预算之内等信息，传递给你的老板就好了。

第二种情况，如果你与老板的立场一致，但是出现了资源约束问题，那么写作的时候，就需要侧重于解决问题， 也就是对受约束的问题，提供你的解决方案。还是上面的例子，假设你找到了一个各方面都很合适的场地，但是要价是6000元，超出了预算。这时候，可以预测，你的老板可能仍然和你立场一致，但这时有了预算的约束。因此，想要达到目标，你在写作时，就必须侧重于解决问题，比如你可以对选择这个场所的好处自问自答，把事情分析清楚，力图使他觉得虽然超支1000元、但是非常物有所值"。或者也可以告诉老板，如果这次能多提供1000元的预算资金，你会在另外一个活动中节约出这1000元的预算开支等。

第三种情况，如果你与老板的立场不一致，但是不存在资源约束，那么在写作的时候，内容就应该强调你的建议能带来的好处，说服对方转换立场，同意你的建议。还是上面的例子，如果经过调研，你打算提出新的建议，庆祝元旦的方式由聚餐改为去看话剧演出，整体的票价在预算之内。在这种情况下，可能老板不同意你的立场，因为他的立场是聚餐，而你提出的立场是看话剧演出，但不存在预算约束。所以，你写作的侧重点，就应该是强调看元旦话剧演出的好处，想办法说服你的老板，让他转换立场。比如说，看元旦话剧，更能够给员工留下特殊的回忆等等。

最后一种情况，如果你与老板的立场不一致，并且还存在资源约束，那么在写作时，就要先说服对方转换立场，再解决相关的约束问题。比如还是上面的例子，如果你想建议用看一场元旦话剧演出代替原来的聚餐，而且演出的整体票价也超过了预算。在这种情况下，老板不仅可能不同意你的立场，且还存在预算约束，此时你写作内容的重点，就应该是先表明看元旦话剧演出的好处，想办法说服你的老板，让他转换立场，再对预算超了的问题提出解决方案。

这里补充一下，如果无法通过提问、观察和侧面了解的方式，确定写作对象的立场和资源是否存在约束，最保险的办法是，把它当做第四种情况，也就是立场不一致，并且存在资源约束来写作。这样的内容面面俱到，可以让目标受众自由选择细读所需要的部分。但是另一方面，也会花费更多的写作时间，针对性更弱，所以说这是在你无法了解受众的情况下的保守方案。