团队管理-如何组织好一场会议

一、不同维度分析

1、按照时间维度

可分为 会前、会中、会后

会前

1、确定会议时间
尽可能选择参与者都空闲的时间，确保参与者都有时间可以参加，可以提前询问大家有空的时间，如果部分人没有时间但是会议比较紧急，可以让其选择替代成员参与

2、确定会议地点
如果是线下会议，需要提前预定线下会议室，并且通知到各参与人员，定会议室的时候尽量确保可以有足够空间作为容纳所有成员，避免人多无座的情况发生，需要媒体设备的（比如要投屏）则需要找对应满足需求的可用会议室

3、确定会议目标
每次会议都应当有目的性，很多会议开的又臭又长，最后没有结论，基本上都是一开始没有提前确定好会议目标，大家毫无目的的脑暴交流，最后不欢而散

4、整理会前材料
会前准备的越充分，会议就越有效率，在会议开始之前，应当提前收集会议材料，整理好会议文档，把需要在会议中达成共识的问题点列好，以解决具体的问题或者达成共识的目的去开会，提前发给大家做好提前识别，会议就会开的特别高效

5、确定会议参与人员
组织会议时，应当明确好哪些成员是必须参加的，保证这些成员都可以参与，哪些成员是建议聆听的，可以让这些成员线下或者线上参与，一般建议是拉群，艾特对应人员，邀请会议并发到群里，让参与者明确是否可以到达，或者更换其他成员替代其开会

会中

1、说明本次会议目标
会议开始时，应当重新宣讲本次会议的目标是什么，一般是为了解决什么问题，或者是拉通共识，明确方案，让参与者都提前明确为什么要参加这个会议

2、实时整理会议内容
会议开始后，不同参与者的发言，应当挑核心内容进行记录，需要组织者认真的听不同参与者的发言，过滤掉一些废话，挑有价值的进行记录，对于一些代办事项，也要及时记下责任人和处理时间，保证会议结束后有内容输出

3、控制会议节奏时间
很多人开会时间特别久，大多数都是因为没有把控好会议节奏，很多人在发言时找不到重点，一直说废话，或者是把问题发散，慢慢讲到了别的问题上，这个时候组织者要及时阻止，对于一些少量成员需要关注的问题且需要一些时间讨论的应该后续单独再约会议，避免其他人一直干等

4、及时停止问题发散
很多人在讨论问题的时候，不经意会提到另一个问题，然后就兴高采烈的去讲新的问题，这个时候，组织者要识别到新问题是不是和本次会议有关，如果无关或者不会阻塞本次会议的主要问题，那就及时让其停止，回到原本的问题上来，组织者一定要果断、大胆，敢于正确的打断，最好的方式就是等其把一句话讲完之后，再打断，避免话说到一半，你就不让他讲了，这样对参与者是不大尊重的

5、活跃会议气氛
会议的气氛十分重要，一场好的会议，应该是轻松愉快的。这对组织者来说十分有挑战，下面有一些常见的措施

• 设定积极的态度
• 引入破冰活动
• 提供鼓励和赞赏
• 创建互动环节
• 倡导开放式沟通
• 使用多媒体和视觉辅助工具
• 维持会议节奏
• 提供创新和挑战
• 感知气氛并调整策略

会议类型有很多种，比如汇报类的、专项启动会、头脑风暴的会议、不同的会议都有着不同的节奏和流程，需要根据对应的会议特点制定对应的方式

会后

1、重新整理会议内容
因为在会议中整理的会议内容可能会比较混乱，需要组织者会后重新整理内容，进行内容的二次渲染和精简，重新整理语言

2、确定代办
把会议中提到的代办，在群里面艾特主责人和解决时间，让参与者都重新确认一下

3、通知会议参与者和关注者关注本次会议结论
每次会议结束后，组织者都要把本次的会议结论发到群里，并艾特相关人进行查看，也有一些是发会议邮件的，如果是发邮件的方式。
一般是发送核心参与者，抄送其他成员

2、按角色维度

大体可分为 组织者、记录者、参与者、跟进者

1、组织者要做的事情

• 确定会议时间
• 确定会议地点
• 通知会议参会人员
• 确定会议目标
• 整理会前材料
• 确保技术设备完备
• 会后复盘本次会议，收集参与者的反馈，以便不断改进未来的会议组

2、记录者要做的事情

• 记录会议内容

3、参与者要做的事情

• 参与会中讨论，发表个人看法
• 积极聆听会议他人发言
• 整理个人疑问，会中提出

4、跟进者要做的事情

• 分配责任人，并设定截止日期，以便持续跟进进展
• 跟踪并确保在会议中确定的行动项得到及时执行

二、开会的价值是什么

很多人很排斥开会，认为开会很浪费时间，还不如多写几行代码，也有些人认为开会只是管理层假装自己很忙的手段，其实会议本身是存在价值的，只是很多人不会组织，或者随意开启会议，开会只是解决问题的一种方式，并不是唯一的方式，因此，每次开会前，要提前思考一些问题

非必要不开会、非必要不开会、非必要不开会 （重要的事情要讲三遍）

1、为什么要开

开这个会，是为了什么，可以从以下方面考虑是否有价值

• 信息共享和沟通
• 决策制定
• 团队建设
• 解决问题
• 项目管理
• 提高效率
• 监督和评估
• 促进创新和思维碰撞

2、能不能不开

反问自己一下，这个会不开会怎么样呢？

其实开会确实很消耗精力，不管是对参与者还是组织者来说都一样，把一大群人拉到一个地方沟通，看似高效，实际可能并没有太大的价值，正常来说，我们日常开会的会议，可能有一半以上属于【无效会议】

2.1 哪种会议算无效会议呢？

• 缺乏明确的目标：没有明确的会议目标或议程，导致讨论漫无目的，参与者感到迷茫和不知所措
• 缺乏准备和计划： 主持人或参与者没有做好充分的准备工作，会议进行得杂乱无章，无法达成有效讨论或决策
• 参与者缺席或不积极参与： 重要的参与者缺席或没有积极参与讨论，导致无法达成共识或制定有效的决策
• 讨论偏离主题： 会议讨论过多与会议目标不相关的话题，导致时间浪费和效率低下
• 决策拖延或无法执行： 会议没有达成明确的决策或行动计划，或者决策没有得到及时执行，导致会议没有实际意义
• 参与者不尊重他人： 参与者之间出现争吵、指责或其他负面行为，影响讨论氛围和团队合作
• 缺乏有效的跟进和反馈机制： 会议结束后缺乏有效的跟进和反馈机制，无法评估会议的效果和成果，也无法及时纠正不足之处
• 频繁召开无效会议： 组织频繁召开无效会议，浪费了大量时间和资源，降低了参与者对会议的信任和积极性

2.2 内心OS

有那么多问题需要线下面对面讨论吗？
线上真的沟通不清楚吗？
真的需要大费周章把一堆人集中在一个地方聊天吗？
管理层每天被人预约一堆会议，真的都要参加吗？
这个事情有那么重要需要开会处理吗？
是不是不开会就没事干了？

其实我本身也不喜欢开会，虽然大大小小组织或者参与过的会议也有三位数了，很多会议其实都是没必要开的，碍于工作职责又不得不去走个过场，尤其是那种一开半天一天的会议，十分厌恶，虽然有些人觉得开会就是在划水，实际上真正有价值的会开起来是很累的，要思考，如果你开了一天不用思考的会，那肯定就是在划水

有几个建议：

1、如果你是管理者，你可以把一些非核心的会议让团队成员去开，一方面可以锻炼成员，一方面可以让你有时间可以专注更重要的事情
2、如果你是管理者，你可以拒绝一些不重要的会议，并不是所有会都值得去开的
3、如果你是管理者，你可以减少一些不必要的会议主持，尤其是形式主义的会议，能少开就少开，也可以轮流让成员去主持会议，你来辅导