应付账款精要重点

基本概念

• 簿记：企业所有经营活动和交易的记录
• 应付账款：公司亏供应商和其他债权人的钱。分为流动债务（一年内付清的债务）和长期债务。
• 债务：银行贷款、应付账款、工人工资和企业经营中的其他费用，以12个月为期分为长期和短期负债。
• 资产：公司拥有的一切，分为两类
  • 流动资产：易于变现的资产，包括应收账款、存货、预售租金。
  • 固定资产：不以转售为目的的项目，包括机器、房地产、设备。
• 费用：
  • 待摊费用：为产品或服务提前支付的金额。费用发生前视为资产，如保险费。
  • 当期费用：已经发生并在当期内付清的费用，被当做负债。
  • 预提费用：已经发生但尚未支付的费用。
• 会计科目表：会计记录信息时需要关联会计科目，有时可以视为总分账目的索引，每个公司可以自建。
• 总分账目（GL）：会计科目表和所有相关信息。
• 暂计账户：会计事项进入某个科目不明确时，先记下来日后研究。

发票处理方式

• 付款的三个凭证：发票、采购单、验收单。
  • 发票：一个账单。
  • 采购单：采购部门向供应商部门发出，表明详情（价格数量）和双方商定的所有特殊事项。
  • 验收单：确认货物已收到，可以有一定范围的偏差。
• 处理方法：三项核对法，适合金额比较大的场景。
• 发票审批的问题：
  • 发票丢失、发票重复。需要工作流和图像技术支持。
  • 未经确认的发票。找不到采购人，无法三单匹配。
  • 没法发票编码。
  • 未全额支付。折扣、短途运输、有损坏商品、广告补贴、计算错误、价格调整等。
• 付款问题：
  • 滞纳金：支付期限之后才收到的付款征收
  • 应付账款清单：跟踪账款运作，核对应付部门是否应收到所有供应商寄出的发票。
  • 到期发票。
  • 发票错误。可能发票一开始就计算不对

重复支付等常见错误

• 错误有：重复付款、错误计算折扣、补贴和扣除额误用、错误计算运费保险费、错误计算支付日期。
• 差额：容许一定差额，但是需要采购部门给差额提供信息。
• 重复付款的原因：
  • 发票、供应商可能出现重复情况，造成一张发票一个供应商付款多次。
  • 发票无编码。
• 重复付款的应对
  • 应付部门、供应商整理每个供应商每笔付款的发票编号、金额、发票日期后核对。
• 发票缺失的支付
  • 绝不根据复印件付款不现实。至少需要找到复印件，明确发票编码，避免重复支出。

主要供应商档案

• 包括某个特定供应商所有必要信息，如公司名称、邮寄地址、问题联系人、付款条件、税收鉴定号、公司高级职员等。
• 避免重复
  • 原因：一个公司可能有多个档案，比如长久没来往的公司新建了一个
  • 方式：新增时遵守规定比如不适用缩略语等，每个月总结变化报告让高层复查。
• 一次性供应商：x付款之前记录的供应商。
• 应付部门维护供应商档案，并且需要控制修改权限。
• 机会：知道供应商的业务量从而借贷投机。量大的供应商线上化交互，量小的用采购卡。

折扣

• 通常供应商会给提前x天付款提供折扣。付款的时候需要权衡投资回报率和现金流转。
• 投资回报率计算公式：
• 扣除额需要双方事先同意。

旅游和娱乐

• 基本流程：上级批准旅游、旅游者垫款、提交费用报告、上级审批报告、应付部门退款。
  • 趋于线上化。用户网上订票，机场酒店等线上出票。
  • 电子数据交换（EDI）。按照标准格式进行商业信息的应用
• 旅馆附加费用：如停车、体育馆、电话费等，并非所有的费用都是旅行者挥霍。
• 增值税回收：欧洲国家由于商业用途缴纳增值税的可以退款

采购卡

• p-cards，虚拟信用卡。公司从银行获取采购卡，每个月公司收到银行账单，核实账单后支付。
• 优势：可以减少应付部门处理的小额发票，增加卖主数量有利于谈判，采购卡公司会获得回扣。
• 3个层级的功能标准
  • 标准一：基本信用卡信息，日期、供应商、金额
  • 标准二：客户指定数据，营业税、订单号码、雇员姓名、样品号等
  • 标准三：行式项目明细，产品代码条款、产品描述条款、数量条款、价格条款、税金条款
• 限制：每一笔的交易金额、一个月内的金额、员工数量等。
• 未来：可能互联网化之后采购卡使用公司不会再增长。

诈骗

• 支票诈骗。
  • 包括：更改已授权支票、伪造签名、伪造收款人背书、空头支票等
  • 电子化、线上化支付替代支票
• 供应商诈骗。
  • 内外勾结在公司设置账户并支付低质量产品。应对：核对供应商地址电话、核对发票编码、仔细审查无收据的付款、合格企业目录上核对新供应商。
  • 黄页广告、报纸广告。
  • 小额发票支付。
• 雇员欺诈。
  • 职责分离。如供应商档案、批准付款、支票签字不能是同一个人。

高级概念

• 处理小金额。
  • 假定收到。假定货物已经收到到期自动支付
  • 消极保证。如采购者不否定则支付发票
  • 评估收据结算。假定采购和验收单一致，无须发票。
• 营业税和使用税。各地规则不同。
• 财产充公。银行保险公司的呆账、公司未兑现的支票可交给政府。
• 零用现金。不一定属于应付部门，如果需要则应作出限制。

应付的未来

• 相关技术：图像技术、加密和数字签名、交互式语音（chatgpt）、工作流
• 相关业务形态：
  • 付款线上化：电子发票、电子采购验收单等
  • 付款自动化（智能化）：自动提单、审核、付款、入账等