基本概念
- 簿记:企业所有经营活动和交易的记录
- 应付账款:公司亏供应商和其他债权人的钱。分为流动债务(一年内付清的债务)和长期债务。
- 债务:银行贷款、应付账款、工人工资和企业经营中的其他费用,以12个月为期分为长期和短期负债。
- 资产:公司拥有的一切,分为两类
- 流动资产:易于变现的资产,包括应收账款、存货、预售租金。
- 固定资产:不以转售为目的的项目,包括机器、房地产、设备。
- 费用:
- 待摊费用:为产品或服务提前支付的金额。费用发生前视为资产,如保险费。
- 当期费用:已经发生并在当期内付清的费用,被当做负债。
- 预提费用:已经发生但尚未支付的费用。
- 会计科目表:会计记录信息时需要关联会计科目,有时可以视为总分账目的索引,每个公司可以自建。
- 总分账目(GL):会计科目表和所有相关信息。
- 暂计账户:会计事项进入某个科目不明确时,先记下来日后研究。
发票处理方式
- 付款的三个凭证:发票、采购单、验收单。
- 发票:一个账单。
- 采购单:采购部门向供应商部门发出,表明详情(价格数量)和双方商定的所有特殊事项。
- 验收单:确认货物已收到,可以有一定范围的偏差。
- 处理方法:三项核对法,适合金额比较大的场景。
- 发票审批的问题:
- 发票丢失、发票重复。需要工作流和图像技术支持。
- 未经确认的发票。找不到采购人,无法三单匹配。
- 没法发票编码。
- 未全额支付。折扣、短途运输、有损坏商品、广告补贴、计算错误、价格调整等。
- 付款问题:
- 滞纳金:支付期限之后才收到的付款征收
- 应付账款清单:跟踪账款运作,核对应付部门是否应收到所有供应商寄出的发票。
- 到期发票。
- 发票错误。可能发票一开始就计算不对
重复支付等常见错误
- 错误有:重复付款、错误计算折扣、补贴和扣除额误用、错误计算运费保险费、错误计算支付日期。
- 差额:容许一定差额,但是需要采购部门给差额提供信息。
- 重复付款的原因:
- 发票、供应商可能出现重复情况,造成一张发票一个供应商付款多次。
- 发票无编码。
- 重复付款的应对
- 应付部门、供应商整理每个供应商每笔付款的发票编号、金额、发票日期后核对。
- 发票缺失的支付
- 绝不根据复印件付款不现实。至少需要找到复印件,明确发票编码,避免重复支出。
主要供应商档案
- 包括某个特定供应商所有必要信息,如公司名称、邮寄地址、问题联系人、付款条件、税收鉴定号、公司高级职员等。
- 避免重复
- 原因:一个公司可能有多个档案,比如长久没来往的公司新建了一个
- 方式:新增时遵守规定比如不适用缩略语等,每个月总结变化报告让高层复查。
- 一次性供应商:x付款之前记录的供应商。
- 应付部门维护供应商档案,并且需要控制修改权限。
- 机会:知道供应商的业务量从而借贷投机。量大的供应商线上化交互,量小的用采购卡。
折扣
- 通常供应商会给提前x天付款提供折扣。付款的时候需要权衡投资回报率和现金流转。
- 投资回报率计算公式:
- 扣除额需要双方事先同意。
旅游和娱乐
- 基本流程:上级批准旅游、旅游者垫款、提交费用报告、上级审批报告、应付部门退款。
- 趋于线上化。用户网上订票,机场酒店等线上出票。
- 电子数据交换(EDI)。按照标准格式进行商业信息的应用
- 旅馆附加费用:如停车、体育馆、电话费等,并非所有的费用都是旅行者挥霍。
- 增值税回收:欧洲国家由于商业用途缴纳增值税的可以退款
采购卡
- p-cards,虚拟信用卡。公司从银行获取采购卡,每个月公司收到银行账单,核实账单后支付。
- 优势:可以减少应付部门处理的小额发票,增加卖主数量有利于谈判,采购卡公司会获得回扣。
- 3个层级的功能标准
- 标准一:基本信用卡信息,日期、供应商、金额
- 标准二:客户指定数据,营业税、订单号码、雇员姓名、样品号等
- 标准三:行式项目明细,产品代码条款、产品描述条款、数量条款、价格条款、税金条款
- 限制:每一笔的交易金额、一个月内的金额、员工数量等。
- 未来:可能互联网化之后采购卡使用公司不会再增长。
诈骗
- 支票诈骗。
- 包括:更改已授权支票、伪造签名、伪造收款人背书、空头支票等
- 电子化、线上化支付替代支票
- 供应商诈骗。
- 内外勾结在公司设置账户并支付低质量产品。应对:核对供应商地址电话、核对发票编码、仔细审查无收据的付款、合格企业目录上核对新供应商。
- 黄页广告、报纸广告。
- 小额发票支付。
- 雇员欺诈。
- 职责分离。如供应商档案、批准付款、支票签字不能是同一个人。
高级概念
- 处理小金额。
- 假定收到。假定货物已经收到到期自动支付
- 消极保证。如采购者不否定则支付发票
- 评估收据结算。假定采购和验收单一致,无须发票。
- 营业税和使用税。各地规则不同。
- 财产充公。银行保险公司的呆账、公司未兑现的支票可交给政府。
- 零用现金。不一定属于应付部门,如果需要则应作出限制。
应付的未来
- 相关技术:图像技术、加密和数字签名、交互式语音(chatgpt)、工作流
- 相关业务形态:
- 付款线上化:电子发票、电子采购验收单等
- 付款自动化(智能化):自动提单、审核、付款、入账等