6 个有效的内部沟通团队协作工具

随着远程工作的不断增长，团队协作正成为比以往更热门的话题。当同事在不同地点工作时，如何保持联系和同步？特定地点的挑战（例如无法前往某人的办公桌聊天）增加了团队协作工具填补这一空白的压力。

随着世界走向数字化优先，最好的协作工具是那些易于使用并能够可靠替代面对面接触的工具。它们让员工忘记他们之间相距遥远，而且使用该工具比发送电子邮件更省力。

即使在同一办公室工作的团队也需要在线协作软件来共享知识、跟踪项目和共享文件。现代人如果没有数字工具来帮助他们协作，就无法生存。

团队协作工具意味着超越电子邮件，找到一种帮助员工更有效协作的方法。随着项目复杂性的增加，您发现需要更强大的工具来帮助员工相互联系。

什么是团队协作？

当员工群体和谐工作以实现相同的业务目标时，团队协作就会发生。团队不再是每个人都为个人目标而努力，而是超越个人观点，着眼于对公司有利的事情。团队协作的一个很好的例子是，团队有一个共享项目需要处理，这将为业务带来切实的成果。

团队协作至关重要，因为每个人都有不同的技能可以发挥。只有项目和流程是团队努力并与业务战略保持一致，公司才能取得成功。它需要分享想法和创造性思考的能力，为解决每个新问题开辟新天地。

必须激励员工超越个人成就，并在共同目标下团结起来。团队协作是文化、流程和技术的结合，共同创造一个鼓励合作的环境。

团队协作工具在组织中的重要性。

团队协作对组织很重要的原因有很多。

提高生产力

当团队有效地合作时，他们的生产力就会提高。他们所取得的成就比任何一个人单独完成的成就都要多，并且能够解决更大的项目。拥有合适的工具意味着他们可以快速有效地共享信息并联系其他团队成员。如果没有这些工具，员工将会放慢速度并在项目中遇到障碍。

支持明智的决策

通过在线协作工具访问正确的信息，团队能够做出比单独决策更好的决策。有过去决策的记录，以便员工在面临新决策时可以放心，他们不会重新发明轮子。使用群组消息工具，他们可以联系合适的主题专家，他们可以在做出决定时为他们提供建议。

推动行动

如果没有共同的目标，员工可能会倾向于无所事事。团队协作工具推动项目前进并鼓励员工采取行动，因为他们可以看到需要做什么。当他们看到同事正在做什么时，员工可能会被鼓励采取行动并以意想不到的方式提供他们的技能。

提升工作经验

如果支持员工相互协作，这将提高满意度和工作效率，并增强整体工作体验。管理层有责任提供正确的工具，以便员工能够正确完成工作并享受工作的乐趣。与过时的系统作斗争会损害员工的体验并削弱士气。

优化工作流程

您需要适当的协作工具来优化工作流程并使员工能够共同完成项目。员工将学习为组织做出贡献的正确标准，以及有效实现目标所需的工具。工作流程意味着每个人都知道对他们的期望，团队合作变得更加一致。

更好地解决问题

所有新问题都需要创新的解决方案。团队协作工具意味着每个人都可以聚集在一起集思广益解决问题，而不是一个人独自努力寻找答案。借助协作工具，可以记录过去的解决方案，员工可以将其用作解决当前问题的灵感。这样可以更容易地避免常见的陷阱，并且不太可能产生连锁反应而产生进一步的问题。

知识转移和技能共享

组织中存在知识被个人囤积的趋势。一个人知道答案，如果他们的同事想要获得这一知识，他们总是必须接近他们。正确的团队协作工具可以向整个公司开放知识共享，这意味着更多的知识变得明确且易于获取。这为提高工作场所效率提供了难以估量的好处。

记录保存与合规性

通常，保存记录和遵守法规是法律要求。如果没有人记录重要信息并与同事分享，项目就无法进行。如果没有正确的文档，公司可能会遇到麻烦，如果没有适当的记录，就不可能了解过去的项目。员工最终可能会犯下代价高昂的错误，而如果团队使用数字通信工具，这些错误本来是可以避免的。

控制

使用内部协作工具时，员工可以更好地控制自己的工作，并且能够使混乱变得有序。例如，当使用团队知识库记录您的知识时，管理员可以控制谁有权访问这些文档。使用项目管理工具时，项目经理能够组织任务并控制将任务委派给谁。

团队协作工具如何帮助内部沟通？

使用团队协作工具意味着员工可以进行异步对话。他们可以更有效地跨时区协作，并确保每个人都能够参与。更好的是，有对话记录，以便错过机会的员工能够在事后回顾并加入。

如果没有合适的工具，内部沟通几乎变得不可能。员工缺乏分享想法和向同事询问简单问题的平台。即使您的员工不在同一地点工作，团队协作工具也可以将他们联系起来，并为您提供集中的项目管理系统。团队能够跟踪他们的工作并查看他们的项目何时完成。

视频会议工具能够模拟面对面会议并增强所有相关人员的协作。当您使用通过视频连接团队的产品时，您无需在办公室见面即可与同事进行内部沟通。

寻找适合内部沟通的团队协作工具

通讯特点

首先也是最重要的，您需要允许员工协作和交流想法的通信功能。无论是面对面的视频会议还是异步消息传递，您的团队协作工具都需要允许您的员工聚集在一起处理项目。员工还可以通过私人知识库进行交流，这使他们能够记录自己的知识并与他人分享。

私人团队网络

您的团队协作工具不应向公众开放。您团队的知识是神圣的，因此应该受到私人团队网络的保护。您的团队应该需要密码才能登录，并且应该可以在员工离开公司时撤销登录详细信息。

隐私和安全

全球客户应该能够信任供应商的数据安全性。团队协作软件应该通过强大的数据安全和隐私实践来支持自己，这些实践构成其产品工程和服务交付原则的组成部分。您应该放心，通过应用多层数据安全模型、坚持严格的数据安全实践和顶级数据治理流程，您的数据将受到保护。

控制和定制

您的工具应该是您自己的，以便准确定制适合您团队的工具。您的团队不必适应笨重的平台，而应该寻找适合自己独特流程的工具。例如，在项目管理软件中，您应该能够更改任务视图，以找到适合您团队的布局。

跨功能

最好的团队协作工具可与您现有的软件集成，以提供跨功能，并使您的团队无需离开系统即可进行协作。如果没有集成，您的团队就只能单独使用该软件，而无法享受与其他系统集成的好处。

远程工作的能力

不用说，您的团队协作软件需要为您的团队提供远程工作的能力。它应该在云端运行，并且可以从任何设备访问，以便您的团队成员始终保持连接。不需要下载软件来访问应用程序，因为您的团队需要灵活。

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用于内部沟通的 6 大团队协作工具

1. 用于知识共享的 Baklib

最具协作性的团队能够为后代记录他们的集体知识，并以易于访问的格式进行共享。这就是团队转向Baklib进行知识共享的原因，这是一种基于知识的软件，为用户上传和发布内容提供定制的发布工作流程。知识库是针对搜索和可发现性进行优化的专门网站。您可以将您的知识库设为私有，以便只有组织内的成员才能查看。

知识库用户可以将其内容作为类别发布，并使用搜索栏，目标受众可以在其中输入搜索词。当您使用面向员工的知识库时，知识将不再丢失或仅保留在少数人的头脑中。每个人都可以从组织的知识资产中受益，并找到最常见问题的答案。

2. Slack 用于消息传递

如果团队缺乏可以立即相互沟通的平台，内部沟通就不可能实现。 Slack是一种流行的即时通讯工具，它允许团队异步通信并保存对话历史记录以供以后搜索。对话被组织成个人用户可以订阅的频道，并且只能从他们真正需要的更新中受益。

Slack 具有大量额外功能，例如视频通话功能以及与数百种第三方工具的集成。 Slack 的工作流程生成器允许您自动执行日常任务，从而节省您急需的时间和精力。 Slack 最好的一点是团队往往喜欢使用它，但这也可能是一个缺点——Slack 可能会变成一种浪费时间和拖延的方式。

3. Dropbox 用于文件共享

相互协作的团队需要一种安全共享文件的方法。这就是为什么许多人转向Dropbox，这是一个文件共享应用程序，可让您存储和管理所有文档。即使协作者没有 Dropbox 帐户，也可以轻松地将文件链接发送给他们。 Dropbox 甚至与所有其他团队协作工具（例如 Slack、Asana 和 Zoom）集成，因此您无需离开该应用程序即可使用所有您喜爱的软件。

使用该应用程序，您可以在任何设备上更新和同步所有文件。 Dropbox 的好处是您可以使用它发送无法作为电子邮件附件的大文件。您可以将所有文件存储在一个集中的位置，这样您就不必担心不同版本会造成混淆。 Dropbox 的多层保护使文件完全安全。

4. 项目管理体式

团队协作的很大一部分是众多员工共同完成的共享项目。为此，您需要像Asana这样的项目管理软件，您可以使用它来跟踪完成项目所需的所有任务的进度。 Asana 因其易于使用的界面而成为一种流行的解决方案。您可以从多个项目视图中进行选择并在任何地方进行协作。

在列表视图中，团队可以立即看到他们应该做什么、优先考虑哪些任务以及工作何时到期。时间表向您显示您的工作如何随着时间的推移进行规划，并允许您管理相关和重叠的任务。 Asana 可以自动执行重复性任务，您可以根据某些触发结果的操作创建规则，例如将任务分配给特定员工。

5. 视频会议缩放

有时，员工需要面对面协作，但当你们都在不同地点工作时，这是不可能的。 Zoom视频会议软件是面对面接触的可行替代品，因为团队可以通过视频链接召开会议。 Zoom 不仅仅是视频会议软件，您还可以直接在 Zoom 中受益于群组消息聊天和共享屏幕。

Zoom 受到团队的青睐，因为它使用简单，您可以使用个人 ID 或自定义会议链接共享您的会议。 Zoom 与您的个人日历同步，并且可以在任何设备上访问，因此您可以随时随地参加会议。您可以设置密码和等候室，以确保您的会议安全。

6. 员工敬业度值得赞扬

Kudos是一个员工认可平台，奖励员工对团队的贡献。您可以向您的员工发送认可消息，感谢他们为您的团队所重视的行为做出榜样，这些行为在 Kudos 中明确提及。当员工得到奖励时，他们将来更有动力做好工作，流动率也会降低。

您可以配置 Kudos 为收到的每条识别消息分配积分，这些积分可以兑换大量礼品卡。您可以使用 Kudos 分析来识别部门间协作的趋势并主动改善您的文化。

打开内部沟通以获得更好的结果

内部沟通意味着您的员工作为一个团队将开始取得更好的成果。他们不再各自为政，而是更加紧密地联系在一起，并且能够在符合更广泛的业务目标的项目上进行协作。

如果您的团队不能和谐地合作，您就不可能实现您的目标。团队协作工具意味着您的团队可以比只专注于自己的个人目标更有效地同步工作。

当您选择正确的工具时，员工就可以在不同的应用程序之间决定他们想要的沟通方式。也许最好通过团队视频聊天，或者他们应该简单地在项目管理应用程序中创建一个新项目。也许新的 Slack 频道就是答案。

无论您选择哪种方式，它都应该支持企业的沟通能力并确保员工能够有效地共享信息。

包起来

如果您希望将业务提升到生产力和效率的新高度，团队协作工具是前进的道路。员工仅仅以牺牲战略业务目标为代价来专注于自己的优先事项已经不够了。

您需要您的员工作为一个运作良好的团队一起工作。这就是为什么您应该考虑像 Baklib 这样的知识库软件，它可以帮助您的团队克服孤岛并与同事分享他们的知识。在共享内容时，您有多种选择，并且可以轻松识别组织中的主题专家。

直观的内部知识库软件，可轻松添加您的内容并将其与任何应用程序集成。尝试一下Baklib！