如何使用示例创建技术文档

所有具有简单或复杂需求的软件产品都应附有技术文档，以帮助利益相关者和开发人员了解软件开发。它并没有结束 – 它还需要产品文档和用户手册，以便客户入门和使用产品。

如果没有技术文档，开发人员和客户对软件的用途一无所知。解决问题并确保软件正常工作变得很困难。

技术文档是工作软件的一个重要方面，在发布周期中不应被跳过。无论是发行说明、知识库还是用户手册，请记住，51% 的客户希望在在线购买时看到网站上的常见问题解答部分。

“文档，否则就不会发生”是任何构建软件产品的人的口头禅，这意味着文档不仅仅是项目的副产品或事后想法。它缩小了开发人员和软件用户之间的差距，以及参与构建软件的人员之间的差距。

什么是技术文档？

技术文档描述并解释了与软件产品相关的所有内容，从团队的内部文档到为最终用户编写的外部文档。它包含与软件产品开发相关的所有书面文档，并且在整个软件开发生命周期 (SDLC) 中创建许多不同类型的文档。

它清楚地描述了产品的特性和功能，以便任何人都可以使用它。主要目标是向目标受众解释产品的特定方面。尽管有多种不同的形式，但大多数技术文档都是在线发布的，并且通常由技术作家、开发人员和项目经理编写。

技术文档应该清晰、简洁、准确，并且切实为用户解决问题，我们的Baklib就能做到！

技术文档的重要性

技术文档对于您的软件公司至关重要。以下是一些原因。

使产品团队能够快速做出决策

当您的产品团队能够访问正确的技术文档时，他们可以更快地做出决策。他们不必在协作工具中向后滚动电子邮件或线程，而是可以立即查阅与软件一起生成的文档，这些文档解释了一切如何运作并记录了决策背后的推理。

为用户提供上下文帮助

当客户使用他们的软件时，他们可以访问产品旁边的技术文档，以获取使用该工具的帮助。文档可以在应用程序内显示，因此客户在遇到问题时无需切换上下文。这提高了软件产品的整体可用性和体验。
营销工具

拥有可靠的技术文档可以更轻松地向潜在客户宣传您的产品。许多客户将更详细地研究您的产品如何工作，技术文档可以比典型的营销材料更深入地解释您的软件功能。

减少技术支持电话

当您拥有全面的技术文档时，客户在遇到技术问题时可以查阅文档。这减少了您接到技术支持热线的来电数量，意味着您可以用更少的预算支持更多的客户。大多数客户更喜欢自己解决问题，而不是等待别人来帮助他们。

记录开发者的想法

您的软件文档可以记录开发人员对您的软件产品的想法。即使您没有立即实施它们，您也可以进一步回顾您可能想要考虑的功能或您想要进行的其他更改。开发人员稍后不一定会记住他们的想法，因此您的文档是保存记录的好地方。

给出未来项目的路线图

您的技术文档是您未来想要开发的项目的路线图，记录您的产品开发计划以及正在开发的新功能。它确保团队中的每个人都在同一页面上并朝着一个目标努力。

加强与利益相关者和开发人员的沟通

文档是一种重要的沟通形式 - 您的利益相关者和开发人员不需要直接相互交谈即可访问有关软件的信息。您的文档可以为后代保存知识，并使您的团队能够回顾以前完成的工作，以便为他们未来的决策提供信息。

技术文档类型及示例

有许多不同类型的技术文档 - 我们现在将浏览它们。

SDLC 中的技术文档

这是供您的开发人员和其他团队成员使用的幕后软件文档。

系统管理员文档- 通过记录支持安全策略的配置详细信息和过程来改进和验证安全性。它们涵盖了协助系统管理员进行产品维护的安装和更新。

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产品需求文档——为产品的技术设计输入需求提供单一参考点，并解释产品必须如何发挥作用才能满足客户的需求。

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用户体验设计文档——产品从概念到当前版本的工作文档，包括内容模型、移情图、体验图、心理模型和角色。

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源代码文档——确保您的代码可读、可以快速理解并且易于开发人员维护的软件文档。它包括可以解释代码中不明显的部分的代码注释。

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API 文档– 使开发人员能够使用您的 API 并显示您的软件是否能够解决他们的问题。

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维护指南文档——告诉用户如何有效地维护系统，并且可以包括软件支持环境、角色和维护人员职责的定义。

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产品文档

产品知识库– 有关您的软件产品的信息库，其中包含希望自行解决问题的客户的答案。

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了解更多：如何为您的客户创建 SaaS 产品文档

用户手册- 包含有关如何安装和操作产品的广泛信息，列出硬件和软件要求，产品功能的完整说明以及如何充分使用它们。

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了解更多： 2024 年顶级在线用户手册工具

项目文档——记录关键项目细节并生成成功实施项目所需的文档。它可以包括项目提案、业务需求文档、业务案例、项目计划和项目状态报告。

创建令人难以置信的技术文档的 8 个步骤

以下是您需要执行的步骤，以便创建既成功又对用户有帮助的技术文档。

确定受众类型和文档类型

首先也是最重要的，您需要了解文档的目标受众。是您的客户、其他开发人员、产品团队还是任何其他利益相关者？通过了解您的受众是谁，您将能够调整文档的基调和风格，使其更具相关性和吸引力。

如果您不知道您的受众是谁，您的文档将缺乏重点且毫无帮助。在文档流程的开始阶段定义您的受众将有助于文档创建并确保您有一个明确定义的目标。

课题研究

定义受众后，您需要研究要在文档中涵盖的主题。如果您对要写的主题没有清晰的想法，那么您就不可能写出有效的技术内容。在这个阶段，与您的团队一起集思广益不同的主题并将各种研究任务分配给不同的团队成员是一个好主意。

问自己以下问题很重要：

我们希望我们的技术文档包含哪些领域？

我们希望通过技术文档实现的目标是什么？

我们是否有任何可以使用的现有文档？

确保研究这些主题是团队的努力——你不必单独行动。

捕捉知识

在编写文档时，您可能不是唯一的作者。您需要与团队中的其他利益相关者协作才能生成技术文档。在此阶段，您需要与主题专家合作来获取将用于撰写文章的知识。

花点时间找出谁是撰写技术文档不同主题的最合适人选，并联系他们为他们分配任务。您也可以对您的中小企业进行采访并自己撰写内容。

详细记录您的主题和负责提供内容的人员，并跟踪您的内容处于哪个阶段。

设计模板并组织内容

虽然文档中最重要的部分是实际的书面内容，但考虑文档对于最终用户的视觉效果也是一个好主意。您的目标是建立一个组织良好且具有视觉吸引力的文档站点，而不是一堆设计糟糕、对任何人都没有帮助的注释。

在考虑文档设计时，请考虑内容的结构和导航。您的用户通常会查阅技术文档来查找特定信息或问题的解决方案，因此您的研究应该使他们能够快速完成此任务。

请记住将您的信息放入用户可以有效搜索的类别和子类别中。理想情况下，您应该有一个搜索栏，用户可以使用它立即跳转到他们正在查找的信息。

与内容创作

您应该已经通过文档研究和与中小企业的合作启动了写作过程。编写技术文档是团队的努力，您将有许多贡献者参与这个协作过程。

如果您还没有这样做，请与团队会面，并根据他们的技能将内容任务委派给最合适的成员。当作者从大纲开始并将其文档针对特定用户时，就会产生最好的文档。

您的文档应该以您计划涵盖的每个主题的高级大纲开始。收集您的内容所需的其余内容以及任何支持视觉效果。

请记住使用用户易于理解的简单明了的语言进行编写。不要假设读者具有与您相同水平的先验知识 - 包含尽可能多的上下文以帮助理解。根据需要写尽可能多的内容来表达你的观点，而不是多写一个字——当涉及到文档时，越少越好。

审查并与您的团队协作

一旦您开始制作内容，您就需要邀请中小企业来审查您的内容的准确性。在初稿和最终草案之后让他们进来，以提供对您的文档的反馈。初稿完成后，您希望获得有关文档大纲和流程的反馈，而不是有关拼写错误和语法的反馈。只有在最终审核之后，您才需要对您内容的撰写方式进行深入的批评。

寻求与团队其他成员的同行评审，他们可以测试您的技术文档的可用性。请其他人检查您的文档并记录他们迷失或困惑的任何地方。获得同行评审反馈后，请将更改纳入您的文档中。

另外，请查看我们关于如何测试技术文档的可用性的文章

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发布内容

当您多次审阅您的内容后，就可以发布您的文档以供受众使用了。当您的文档上线后，请仔细检查它以检查是否有任何最新更新并确保它没有错误。

当您发布内容时，您可能需要使用 Baklib 等知识库软件，这是托管文档的好方法。它配备了内置的信息架构和类别组织，以及突出的搜索栏和移动响应能力。

网站上线后，您可能希望通过收集用户的反馈来对文档的有效性进行进一步测试。审核文档的导航，以检查用户是否可以轻松浏览并找到他们正在寻找的内容 -识别损坏的链接等内容以及导航元素是否正常工作。

根据分析刷新和管理文档

您的技术文档永远不会完成。如果您使用适当的软件，您将获得可以查看的分析结果，以显示内容的有效性。您应该始终检查文档是否有更新，并避免让它变得陈旧。

您需要使您的文档与新产品版本和更新保持一致。根据您从分析中收集的见解（例如失败的搜索或负面文章评级）安排内容的定期维护。

如果您使用正确的软件，您可以保存文档的早期版本，以备日后需要恢复时使用。

技术文档的注意事项

做：

保持简单明了——不要使文档过于复杂或使用复杂的语言。

始终牢记您的用户——每当您编写文档时，请确保您清楚它是为谁服务的。

让它变得可视化——如果你能用图像来表达你想要传达的内容，那就这么做吧。

进行彻底的审查过程——如果可以的话，确保在写作阶段有几个人审查你的作品。

不：

假设您的听众熟悉您的主题 - 始终提供尽可能多的背景信息。

使用被动语态 – 始终使用主动语态：“他按下了按钮”而不是“按钮被他按下了”。

使用首字母缩略词 - 如果必须使用首字母缩略词，请在其旁边清楚地说明首字母缩略词的含义。

尝试变得有趣——对你来说有趣的事情可能对你的读者来说是侮辱或冒犯的。

另请阅读：如何编写包容性文档？

不要低估技术文档对公司整体成功的重要性。这是沟通的重要组成部分，意味着您的团队成员不必每次有人提出问题时都可以随时联系，无论是客户还是团队的利益相关者。

您不必心情沉重地处理技术文档 - 如果您按照我们在本指南中概述的步骤进行操作，那么您将能够很好地创建对用户有帮助的内容。他们将有权使用您的产品并享受使用它的更多乐趣，这正是技术文档的目标。