创建政策和程序手册的综合指南

员工需要了解对公司重要的政策和程序，以便他们有效地完成工作。准备好在工作场所采取行动的员工的工作效率更高，并且能够在您的企业中做出更好的决策。如果员工不了解公司的运作方式，他们就无法按照公司的政策完成工作。

对于想要以比竞争对手更高的标准运营的公司来说，政策和程序手册至关重要。当员工有疑问时，他们需要有可以咨询的资源来为他们提供现成的答案。您的业务需要标准化并确保工作水平保持一致。

在本文中，我们将讨论什么是政策和程序手册、如何创建政策和程序手册以及确保其成功的一些最佳实践。

什么是政策和程序手册？

政策和程序手册是一个中央存储库，您的员工可以在其中访问结构化的内部文档。他们可以准确了解您公司的运营方式，并为他们有义务做出的决策找到可行的解决方案。

这些类型的手册包含与您的业务运营方式相关的所有信息，包括最佳实践、员工期望、工作政策、人力资源政策、技术指南等等。

政策和程序手册可确保所有员工都按照同一规则手册工作。它们为员工在工作场所行事时需要采取的所有重大决策和行动提供指导。该手册确保始终遵守高标准的专业精神。

工作场所的授权政策和程序手册的类型

工作场所程序

手册可以包含有关工作场所适用程序的信息，以便员工有规则可遵循。例如，它可能会告知员工开展新项目的流程，或者雇用新员工时要遵循的流程。

休假政策

休假政策告诉您的员工预订休假所需的流程，例如他们需要提前多长时间预订休假以及是否需要休假交接。

搬迁政策

手册指导员工搬迁到新办公室时需要经历的流程，以及如何申请此类职位。

健康与安全程序

让员工了解公司内部运作的健康和安全程序（例如安全使用员工工作站）非常重要。

员工福利政策

员工需要了解公司提供的福利政策，例如骑车上班计划、产假和陪产假以及培训。

组织文化政策

一些公司发现，明确其组织文化政策并让员工了解在与同事互动或在工作场所行事时对他们的期望是有帮助的。

员工推荐政策

当员工推荐其他人在公司内担任职位时，通常可以获得报酬。员工推荐政策详细说明了员工如何推荐某人担任某个职位。

团队外出政策

有时，团队可能会去工作场所之外的郊游，手册需要为员工应如何行事提供指导。

人力资源政策

您的人力资源部门将制定许多深入的政策来管理您的企业如何处理其人员，从纪律程序到投诉。

远程工作流程

手册可以告诉员工远程工作的流程，并指导员工在办公室外工作时应如何行事。它可能会指示员工需要向直线经理汇报情况以及远程会议的政策。

另请阅读：新员工远程入职最佳实践

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为什么您的企业需要政策和程序手册？

为您的企业制定政策和程序手册有很多好处，尤其是因为它有助于建立健康的公司文化，并确保员工能够有效地参与实现企业目标。

提高合规性

公司需要政策和程序手册来提高员工对工作场所规则和条例的遵守程度。每个企业都有需要遵守的法律要求，员工需要了解这些要求才能以适当的方式开展业务。

简化内部程序

当员工知道对他们的期望时，这可以简化内部程序并确保每个人都朝着相同的标准努力。如果您在手册中明确规定标准操作程序，员工就更容易遵循这些程序。

指导您应对事件和紧急情况

每个公司都会经历发生意外事件或紧急情况的情况，手册可以提供如何处理这些情况的指导。它可以规定员工需要遵循的协议，以帮助最大程度地减少这些事件对业务的影响并维持公司的平稳运行。

告诉您的员工可以去哪里寻求帮助

员工经常对自己的角色或业务有疑问，手册可以告诉员工应该向谁寻求帮助。例如，如果他们在工作场所遭受骚扰，手册可以为员工提供遵循的程序。

员工值得信赖的信息来源

您的手册是所有员工的唯一事实来源，他们可以信赖其中的信息是正确的。员工无需猜测正确的政策，只需查阅您的手册即可获得可靠的指导。

使结构和流程保持一致

当程序和流程明确时，可以使它们保持一致，以便员工遵循。员工可以从详细说明如何开展工作的分步指南中受益，这有助于他们更有效地与同事合作。

另请阅读：如何编写带有示例的员工手册

撰写政策和程序手册的步骤

第 1 步：进行研究

第一步是对需要包含在政策和程序手册中的内容进行研究。您需要咨询每个部门，以准确了解他们从您的手册中需要什么以及他们的工作中目前缺少的信息。列出您想要涵盖的所有主题 - 但不用担心，您不会自己完成所有工作。

第 2 步：组建团队

第二步是组建一个团队，负责创建您的内容。您的团队应包括来自每个部门的代表，他们拥有创建有价值资源所需的知识。运用广泛的专业知识对于编写能够吸引公司每个人的手册至关重要。

第 3 步：创建手册内容

下一步实际上是为手册创建内容。我们将其分为几个阶段：

确定一个主题

选择一个您想要撰写的主题并将其分配给拥有专业知识的个人。

准备内容

将内容准备为草稿，其中包括您想要包含在政策或程序中的所有必要信息。

相关图片和链接

获取可用于使内容栩栩如生的相关图像，并添加可引导员工获取更多信息的重要链接。

添加特殊标注或提示

该政策的某些部分可能值得更多关注，因此请添加特别标注以引起人们的注意。

描述角色和职责

包括与您的政策中描述的员工的角色和责任相关的信息。

包括参考文献

包括对更多信息的引用，例如您用来撰写保单的原始材料。

第 5 步：与同事一起复习书面材料

接下来，一旦您准备好政策或程序，您就需要与文档团队一起进行审核过程。对内容进行新的审视可以提醒您注意错误或突出显示演示文稿中可能令人困惑的地方。主题专家可以检查您的内容的准确性并确保其具有最高质量。

第6步：发布内容

在这一步中，您需要确保拥有合适的软件来以数字方式发布手册。昂贵且难以更新的印刷手册的时代已经一去不复返了。 Baklib 等内部知识库软件可以帮助您在专门的网站上发布内容，该网站针对内置内容层次结构的搜索进行了优化。让公司中的每个人都能轻松访问您的手册非常重要。

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第 7 步：收集反馈和分析

如果您选择了正确的软件来托管您的手册，那么收集反馈和关注分析的过程就很简单。 Baklib允许用户对您的文章进行评分并留下评论，以便他们可以告诉您内容是否有帮助。它还具有深入的分析功能，可以帮助您跟踪作者、文章和类别的表现。

步骤 8：维护和刷新内容

收集反馈并跟踪您的分析意味着您可以更有效地维护和刷新您的内容。您可以查看哪些文章需要更新并检查失败的搜索以帮助识别丢失的内容。如果文章特别受欢迎，您可以考虑扩展它或使其在手册中更加明显。

成功实施政策和程序手册的技巧

分发更新后的指南

如果不能确保所有员工都可以查阅，那么创建手册是没有用的。认真努力分发您的手册，例如在公司内部网上链接到它、在 Teams 中共享它或通过电子邮件发送它。

使其集中可用

如果您使用适当的软件来托管您的手册，您可以确保它是集中可用的。您希望确保您的员工可以从任何地方访问您的手册，包括当他们在现场或远程工作时。易于访问的手册可确保您的员工继续使用它。

分发并通知团队新的指导方针或政策

向您的员工通报手册中添加的新指南或政策以确保遵守这些指南或政策非常重要。您可以在手册的主页上突出显示新内容，以便员工知道要查看它。

创建培训计划

您可以创建培训计划来教育员工如何使用手册并向他们展示各种政策的保存位置。如果员工了解如何使用该手册，他们在有疑问时更有可能查阅该手册。

另请阅读：创建培训手册的终极指南

准备审核周期

如果手册中的信息已过时，员工将不愿使用它。准备审核周期意味着您可以始终跟踪哪些内容需要更新以反映当前的公司政策并检查其准确性。

政策和程序手册的样本模板

IT 安全策略模板

组织的 IT 资产和资源必须根据其信息技术 (IT) 安全策略中规定的策略进行访问和使用。组织的文化以员工对其信息的态度为基础，并以有效的 IT 安全策略开展工作，该策略是法规和程序的基础。由于每个组织的人员对风险承受能力、如何看待和评估信息以及随后维护该信息的可用性都有不同的看法，因此每个组织成功的 IT 安全策略都是一个特殊的文档。

为此，哈德斯菲尔德大学为学生准备了以下IT安全政策

资料来源：哈德斯菲尔德大学 IT 政策

能够获得有用的政策和程序手册的员工不需要与同事玩中国式的耳语。重要信息可立即获得，这可以通过消息灵通的员工队伍改善公司的运作。了解公司政策和程序的员工能够更有效、更有能力地处理意外情况。

为了成功发布您的手册，请考虑使用强大的知识库软件，例如 Baklib。您可以轻松起草和更新内容，并向内容制作者分配专门的角色和职责。员工可以从任何地方访问您的手册，同时仅对公司成员保密。