使用 ChatGPT 转变知识管理的简介

知识管理中的生成式人工智能可以在 21 世纪成为现实，因为它为组织提供了许多可以利用的好处。让我们看一下其中的一些好处。

ChatGPT 可以集成到兼容的知识管理系统中，帮助员工更快、更轻松地访问信息。该工具具有人工智能驱动的功能，可以有效地检索信息、资源和文档，这对于成功的知识管理至关重要。这样，用户就不必手动搜索论文来解决问题，尤其是在紧急情况下。

最终，这使员工只需几个提示即可访问最新信息，节省宝贵的时间，从而提高他们的工作效率。

ChatGPT 的另一个好处是它鼓励加强知识共享和协作，使员工可以无缝地协同工作。组织发展的障碍之一是员工之间的知识差距，经验丰富的员工无法快速将其知识传授给新员工或调动的员工。这最终导致公司花费更多资源来培训员工。

然而，ChatGPT 作为一个互动平台，员工可以通过提问和与人工智能平台交换想法来获得有价值的见解，因此它会接收新信息并做出相应调整。这样做可以鼓励持续学习和协作的环境，在这种环境中，组织内各个部门之间的知识转移不受限制。

ChatGPT 的影响还可以通过整体员工体验的改善来体现。当员工能够迅速获取知识而无需克服许多障碍时，组织内的知识管理就是成功的。然而，当员工花费额外的努力来获取关键信息时，就会导致工作场所的积极体验下降。

ChatGPT 通过提供用户友好的界面来缓解这一问题，该界面非常容易通过聊天机器人激活。员工无需浏览复杂的数据库或搜索庞大的存储库，只需使用一些提示即可轻松访问资源和信息。

训练有素的 ChatGPT 的另一个显着好处是它为员工提供自助服务支持。这减少了客户的信息障碍，并在没有支持人员的情况下提供了方便的问题解决方案。

通常，组织必须设立专门的支持团队来处理员工的疑问，从而增加公司的运营成本。然而，ChatGPT 通过提供自助服务知识库消除了这一需求，帮助组织优化资源、减少响应时间并扩展其支持能力。

结合生成式人工智能知识管理非常适合实时知识检索。有时，及时解决问题和让它退化为全面的组织危机之间的区别在于检索如何解决问题的知识所需的时间。 ChatGPT 提供即时知识检索功能，可以节省宝贵的时间。

借助知识管理中的人工智能工具，用户可以快速分析查询，找到必要的信息，而无需花费更多时间搜索庞大的知识库，并使用提示在几分钟内生成准确的响应。通过 ChatGPT 进行实时知识检索，员工可以提高解决问题的技能并享受快速的决策过程。

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在知识管理中实施 ChatGPT

在知识管理中实施 ChatGPT 的最佳方式是什么？我们提出了一个分 4 步的综合流程，从评估您的知识资产开始，最终制定原创内容生成的内容政策。

评估您的知识资产

为了在知识管理中成功实施ChatGPT，您必须评估您的知识资产，以充分了解您掌握的信息和资源。识别并分类这些知识资产，包括常见问题解答、手册、报告、操作方法文章以及与公司数据库相关的其他文档。

应根据其目的对这些政策进行分类，因为有些可以充当内部政策，而另一些则与技术知识更相关。这种分类使您可以清楚地了解数据库的范围以及可用于知识共享的信息量。然而，并非所有都有用。

这就是为什么应该对它们进行适当的评估以确定它们的质量。是否存在冗余数据点？您所在行业的更多最新趋势是否取代了它们？应确定这些知识差距，重点是检查这些材料贡献者的可信度。

您还应该评估员工检索这些知识资产的容易程度。您的知识管理流程是否高效且用户友好？这将揭示员工在寻找有价值的资源来解决各种问题时面临的挑战。评估您的知识资产可以轻松识别 ChatGPT 可以帮助进行知识检索的领域。这是创建工作知识管理策略的基础。

为您的组织建立知识库

在知识管理中实施 ChatGPT 的另一个关键步骤是为您的组织建立结构良好且全面的知识库。这将成为员工可以轻松使用的中央信息源。通过正确组织知识库中的数据来开始此过程。

目标是根据相关性和目的对它们进行分类，使用任何允许用户有效浏览知识库的结构。请务必选择适当的格式来呈现每个数据。其范围可以从政策文件的 PDF 到说明手册的操作指南。保持它们的准确性和一致性至关重要，因为需要最新信息来反映您公司的最新政策。

同时，只有当搜索功能足够强大以提高搜索期间的准确性或使内容发现无缝时，这项努力才会取得成果。使用直观的导航功能帮助员工快速找到所需的信息。行业每天都在发展，您的知识库需要定期维护和审查，以消除知识差距。

将 ChatGPT 集成到您现有的平台中

此过程允许您利用 ChatGPT 的功能进行知识管理，同时确保它与组织内员工熟悉的其他平台无缝协作。这对于使用熟悉的界面访问知识库的员工来说非常有用。

在开始集成过程之前，选择有效的平台，例如协作工具或 Microsoft Teams 等通信平台，员工不必从头开始熟悉过程。您可以选择将 ChatGPT 作为聊天机器人集成或通过 API 集成。无论如何，您应该能够选择符合您目标的集成方法。

由于在这种情况下 ChatGPT 不能随机使用，因此您必须使用组织特定的术语和知识对其进行培训，以确保员工对每个问题都获得相关且准确的答复。通过这种方式自定义 ChatGPT 可以增强其功能，使其始终提供适合上下文的信息。持续监控有助于相应调整人工智能技术，使使用立即变得无缝。

另外，请查看我们知识库中关于 ChatGPT 插件的角色的文章

制定原创内容生成的内容政策

要为组织内的原创内容生成制定全面的内容政策，您应该确保内容政策有明确定义的目的和范围。在知识管理中实施 ChatGPT 时，正确的内容策略非常适合为使用该人工智能技术生成的内容提供指导。

这有助于生成与您的组织目标相符的准确且一致的信息。设置范围来指导 ChatGPT 可以生成的内容类型，包括风格和语气的细节。这应该符合您组织的沟通准则并体现您的品牌形象。最重要的是，该内容应该可靠且准确。您可以通过交叉引用可验证的来源来确认这一点，然后再将其集成到您的知识共享策略中。

通过有关内容生成用途的适当培训来补充您的内容政策，包括解释内容是否适合响应各种查询的指导。当然，您的内容政策需要通过用户反馈不断评估和更新，以跟上 ChatGPT 的进步。

ChatGPT 在知识管理中的潜在应用

通过在知识管理中实施 ChatGPT 的各种方法，以下是该 AI 技术对您的组织的一些潜在应用。该工具可以提高客户保留率并消除客户流失的机会，从而提高客户满意度。

增强客户体验和参与度

如果 ChatGPT 经过客户数据的良好培训，可以增强客户体验和参与度。在这个数字时代，数据非常有价值，因为它使公司能够跟踪客户行为并将其营销工作与正确的目标受众保持一致。通过使用 ChatGPT，这个过程可以更顺利、更成功。

通过将 ChatGPT 集成到其知识库中，公司可以改进自助服务，以便客户可以更快地找到问题的答案并解决问题，而无需客户支持团队。现在，客户可以在需要时24/7 全天候获取帮助，从而提高客户满意度，因为他们可以立即得到答案，并缩短响应时间。

最终，ChatGPT 降低了建立支持团队的成本，并帮助企业在不影响质量的情况下扩大客户支持范围。 Autodesk 是利用 ChatGPT 增强客户体验的公司的一个很好的例子。

Autodesk 设计了一个名为 AVA（Autodesk Virtual Agent）的虚拟代理来回答客户的疑问、提供技术支持问题并提供有关 Autodesk 各种产品的信息。

AVA 还可以帮助客户找到与其查询相关的相关文档、教程或指南。例如，当询问学生的 Autodesk 3Ds Max 许可时，它会提供来自知识库的相关链接。这可以帮助用户了解有关该软件的更多信息，而无需花费无数时间寻找正确的信息或尝试与支持代理交谈。

赋予团队知识

公司还可以使用 ChatGPT 使团队能够在整个组织中无缝地贡献和分发知识。知识共享应该没有不必要的障碍，而人工智能技术可以作为消除这一障碍的便捷工具。

通过必要的定制和集成到标准平台中，ChatGPT 可以让团队成员轻松访问信息，只需几次对话即可找到特定查询的答案。让我们看一个例子。

Salesforce 的 Einstein Bot 可以轻松集成到 Salesforce 的 CRM 中，以便团队可以快速访问相关信息以支持客户交互和内部知识共享。 Einstein 机器人支持多种通信渠道，包括短信、WhatsApp、应用程序和网站等消息传递平台。

爱因斯坦有一些有趣的用例来增强团队知识。团队可以使用它来：

搜索记录并提供记录的更新

模板文档集合，

通过提出相关问题来确定潜在客户资格，然后将合格的潜在客户发送给销售团队

收集反馈并分析数据以获得见解

提高沟通技巧和用户体验

团队成员之间正确的沟通技巧可以使关键信息的传播更快、更容易。确保这一点的一种方法是鼓励协作，团队成员可以轻松地分享他们的专业知识并向其他人提出问题以澄清或解决问题。

ChatGPT 是一个方便的协作工具，它非常适合提高沟通技巧和团队协作。该工具可以回答查询、协助分享知识并提供有价值的建议。这样，团队成员可以分享想法以促进学习和发展。

Slack 与 ChatGPT 的集成，称为 Slack GPT，使其成为更好的知识共享工具。将人工智能无缝集成到 Slack 渠道中，可以让员工了解错过的对话的最新情况，从而增强沟通。客户还可以在平台内轻松访问过去的信息、执行快速搜索并获得问题的答案。

生成人工智能驱动的内容以提高客户满意度

最终，组织内的团队成员只是ChatGPT在知识管理中应用的一部分受益者。

人工智能驱动的内容还可以提高客户满意度，从而提高保留率。满意的客户可以很快成为您的产品或服务的长期用户，因为他们了解您的公司有能力提供他们所需的东西并及时回复他们的询问。

Duolingo Max 结合了基于 ChatGPT 的功能来优化客户的学习体验。学习者现在可以访问“解释我的答案”等新功能，该功能从他们的知识库中检索信息，让学习者有机会让他们知道为什么他们的答案是错误（或正确）的，并提供进一步的说明。

为客户旅程的每个阶段提供个性化的学习体验

客户旅程处于不同的阶段，从入职到保留。了解这一过程的每一步有助于识别高摩擦区域并创建个性化内容来解决任何问题。

像 ChatGPT 这样的人工智能解决方案对于识别您当前知识库中的差距并创建有助于学习过程的个性化学习路径至关重要。由于这将根据客户旅程的每个阶段量身定制，因此客户可以按照自己的节奏轻松学习，这非常适合鼓励积极的客户体验。

微软将人工智能融入其 Azure 认知搜索知识库中，打造个性化学习体验。新用户可以在各个部分之间浏览或使用搜索栏更快地查找相关信息。

为客户提供多语言支持。

如果您可以使用人工智能消除语言障碍来扩大客户群，结果会怎样？这可以通过 ChatGPT 技术实现。借助 ChatGPT，您可以为客户创建多语言知识库，从而轻松改进本地化工作并根据位置翻译内容语言。

多语言支持鼓励多元文化的包容性。这使得有效地接触和迎合世界不同地区不同语言的受众变得容易。对于企业来说，这开辟了更多的扩张空间，并通过新的客户群显着增加了目标市场。

Baklib是利用多语言知识库的公司的一个很好的例子。我们的本地化知识库管理系统旨在通过人工智能机器翻译将功能、文章和控件翻译成目标受众的原始语言。

员工培训和客户入职

ChatGPT 可以帮助提供培训内容并为员工提供按需支持。如果正确集成，该技术可以充当虚拟培训师，提供不同格式（包括视频、音频和文本）的分步说明。员工可以随时访问培训材料并按照自己的进度学习。这种个性化体验也可以扩展到客户入职流程。

ChatGPT 可以在产品入门过程中提供主动指导。它非常适合将主题清晰地组织到各个部分并进行故障排除，而无需客户联系支持团队。这种人工智能技术经过训练后可以有效地提出个性化建议，帮助客户达到他们想要的结果。

从无组织的数据中检索有用的信息

ChatGPT 可以从无组织的数据中检索有用的信息，因为该工具可以分析数据源。您可以训练这种人工智能技术来识别非结构化数据，从这些数据中确定您需要的信息，并在需要时提供对这些有用信息的实时访问。

这样，员工和客户就可以利用 ChatGPT 的信息检索功能来更多地了解您的品牌和产品。

结论

对于希望通过更好地管理知识来提高员工效率和提升客户体验的组织来说，ChatGPT 是一种独特而宝贵的资源。借助这项人工智能技术，您可以有效减少解决关键问题所需的时间，并跟上行业中不断变化的客户需求。

知识管理流程需要正确的工具才能成功。借助无缝协作工具和用户友好的界面，您可以更好地与员工和客户分享知识。准备好利用 ChatGPT 进行知识管理了吗？请求今天在 Baklib 上进行演示。