用户手册指南：如何在线创建用户手册和最佳实践

用户手册对于想要了解产品和流程的用户来说非常重要。有时，公司甚至会根据法律要求向客户销售产品。

在联系您的客户支持团队之前，客户通常会先查阅您的用户手册，因此您的手册有可能为您节省支持成本。

在用户手册中投入大量时间和精力是值得的，这样您就可以提供最佳的客户体验。在这篇文章中，我们将了解用户手册的定义、如何编写用户手册的最佳实践，以及可用于编写手册的用户手册软件的一些示例。

什么是用户手册？

用户手册是提供给用户的文档，有助于无缝使用特定系统、产品或服务。它也称为说明手册或用户指南。此类文档涵盖了有关操作、标准和指南、故障排除指南、功能等的详细信息。

用户手册通常包含分步说明，指导用户如何使用产品以及出现问题时可能进行的故障排除。它不一定要从头到尾阅读，而应包含目录和索引，以帮助客户找到与其问题相关的部分。

手册开头应包含入门指南，以便客户可以快速上手。它可以以印刷版或在线版的形式交付，或两者兼而有之。

用户手册的类型

在开始技术交流时，您应该考虑多种不同类型的用户手册。

1. 使用说明书

使用手册包含告诉用户如何最好地使用产品的基本说明。

2. 培训手册

培训手册是一组指导用户如何完成工作、流程或任务的说明。

3. 维修手册

服务手册是指导用户如何保持机器在其生命周期的不同阶段运行的一组说明。

4. 用户手册

如前所述，用户手册是帮助用户操作产品的技术交流文档。

5. 操作手册

操作手册是公司信息的文档，包括角色、职责和流程。

6. 组织政策手册

组织政策手册记录了公司的政策、程序和最佳实践。

7. 标准操作程序（SOP）手册

标准操作程序提供了明确的指示，告诉组织成员如何完成某些流程。

无论您编写哪种类型的手册，在编写文档时都可以遵循一些常见的主题。

怎样才是一份好的用户手册？

1. 语言通俗易懂

编写用户手册时不要使用华丽的散文。你的写作应该清晰、简单、容易理解，不需要查字典。使用短句和单词使您的文本易于理解。如果您必须使用技术术语，请确保对其进行定义或链接到术语表。

2.视觉

如果没有视觉效果，您的用户手册最终将成为一堵长长的文本墙，没有任何东西可以打破它或吸引用户的注意力。这样，很多用户手册读起来就会很无聊。

通过添加相关图像、图表和视频供用户参与，使您的文档具有交互性。明确您的视觉效果所指的是说明的哪一步，以便用户能够理解它们。

3、逻辑层次结构

您的用户需要能够使用预定义的结构感来指导他们搜索用户手册。您的内容应该具有逻辑层次结构，对用户查找信息时有意义。

4.可搜索的内容

理想情况下，您需要将内容作为在线知识库提供，并具有清晰且突出的搜索栏，从而使用户可以搜索您的内容。您的搜索栏应该预测用户输入的术语并搜索文章的标题和正文内容。

5.明确主题和相关文章

您应该将内容组织成对其中包含的文章有意义的清晰主题。您的文档不应有太多主题，否则可能会让用户感到不知所措，同时也不应有太多级别的子主题，否则您的文档可能难以理解。

6. 反馈和评论

积极寻求用户对用户手册的反馈，并考虑他们的改进建议。了解您的用户是否真正成功地使用了您的手册，以及手册是否能够帮助他们解决问题。

如何创建用户手册

1. 识别用户

编写用户手册时，您需要做的第一件事就是准确识别您的用户是谁——人口统计数据、他们的需求、问题和要求。了解您的受众是谁，可以告诉您需要在用户手册中包含多少详细信息以及应该如何呈现内容。

2. 聚焦问题

所有用户手册旨在为用户解决问题。您需要找出这些问题是什么，才能创建真正有用的手册，并按照您的说明解决问题。当然，如果产品本身存在根深蒂固的问题，那么应该修复该问题，而不是简单地在文档中提供解决方法。

3. 按顺序使用连续步骤

您的说明应分解为连续的步骤，并按编号列表的顺序显示。尝试组织它，以便首先呈现最容易完成的任务。

每个步骤仅保留一个点，以便您的用户轻松遵循说明。在继续下一步之前，告诉用户已完成的任务会是什么样子。

4. 绘制用户旅程图

研究用户实际如何使用您的产品，以便您可以生成适当的文档来伴随用户旅程中的每个接触点。基本目标是从用户的角度看待产品并准确了解他们如何与您的品牌互动。用户旅程映射的一部分是准确识别用户在使用您的产品时遇到的问题或目标。您可能必须将用户分为不同的细分，因为用户可能有不同的原因使用您的产品。

5. 选择模板

为了保持文档的一致性，开发一组可用于编写内容的模板非常重要。您的模板应该清晰且易于遵循，并包含每个文档所需的重要组成部分。

您的模板可以包括：

介绍空间

章节和小节

连续步骤

警告和呼吁

结论的空间

确保指定字体大小、文本与背景对比度，并一致地使用颜色编码。

6.编写简单易懂的内容

如果您已遵循前面的步骤并且了解您的用户并以清晰且引人注目的方式编写，那么您的内容应该简单且易于理解。严格编辑文档以简化内容，并确保它仅包含用户完成任务所需的最基本元素。

说明的每个步骤应仅包含一个任务，以便用户可以逐步完成您的文档而不会感到困惑。

7. 将所有用户视为外行

不要假设您的用户具有技术背景 - 您选择的语言应该将用户视为外行，除非绝对必要，否则应避免使用所有行话和专业术语。最好假设您的用户对产品一无所知，并在文档中尽可能明确地说明。

8. 使用初级用户测试产品说明

当你写完用户手册后，你应该用短信说明它是否适用于以前从未使用过你的产品的用户。记下用户在文档中遇到的困难并相应地修改内容。

用户应该能够使用您的文档而无需寻求支持。您应该在手册中提供他们需要了解的所有内容。

9. 使用实用的方法构建内容

编写用户手册时，请确保在说明中包含实际示例，以向用户展示完成任务后预期看到的结果。您的说明应清楚地解释用户将看到或听到的内容以及他们可能从产品中获得的任何反馈。

10.尽早解释符号、图标和代码

您可能需要在文档中使用符号、图标和代码来表示某些信息。确保尽早解释它们，以免用户摸不着头脑。

用于创建用户手册的顶级技术写作工具

1. Baklib

Baklib非常适合为您的用户创建用户手册。您可以使用 Baklib 最先进的编辑器来编写内容，并使用类别管理器来组织内容，该管理器允许您设置最多六个级别的子类别。使用编辑器时，您可以使用所见即所得编辑器或允许您在 Markdown 中创作内容的Markdown 编辑器。

Baklib 的用户手册配备了强大的搜索引擎，使用户能够搜索您的内容以找到他们想要的内容，并且该网站针对在任何设备上阅读进行了优化。您可以通过其他应用程序的扩展来扩展 Baklib 的功能，包括 Drift、Intercom 和 Freshchat 等等。

您可以使用主页生成器自定义用户手册，它允许您添加链接、更改颜色、包含手册中的类别等等。您可以使用 CSS 和 JavaScript 进行更详细的自定义。

记录、存储和共享技术手册变得简单。

2. Adobe FrameMaker

Adobe FrameMaker 是一种帮助创作工具，专门用于创建 Web 文档。您可以使用 XML 和 DITA 创作适合初学者和高级用户的智能结构化内容。 FrameMaker 可以轻松地从 Microsoft Word 导入内容，因此您无需手动处理迁移。

FrameMaker 对富媒体具有良好的支持，因此您可以使用图像和视频创建身临其境的内容。您可以使用 Adobe Acrobat 桌面和在线服务与主题专家无缝协作。

它可以很好地处理样式复杂的大型文档，并使用基于模板的创作环境。它可以发布为不同的格式，例如 PDF、EPUB、移动应用程序和响应式 HTML5。借助 FrameMaker 对 XLIFF 的支持，您可以将您的内容呈现给全球受众。

3. Markdown

Markdown 是一种轻量级标记语言，用于在编辑器中创建格式化文本。它是一款面向网络编写者的文本到 HTML 转换工具，可让您轻松编写用户手册并在网络上为您的用户托管。

使用 Markdown 的优点是语法使其在编写文档时尽可能具有可读性。 Markdown 格式的文档看起来无需使用标签或格式说明即可发布。

4. Paligo

Paligo 是一个面向团队的组件内容管理系统。它为智能内容和单一事实来源提供了端到端平台，因此您可以通过内容重用和结构化创作来创作用户手册。

Paligo 提供基于主题的创作和智能内容重用，因此您可以在构建成品通常所需时间的一小部分内发布文档。 Paligo 使您的整个团队可以使用其基于云的平台轻松协作处理内容。

您可以针对不同受众个性化您的内容，并将其发布在客户需要的任何地方，包括 HTML5、PDF 打印、SCORM eLearning、Zendesk、Salesforce、GitHub、BitBucket、Amazon S3 等等。您只需编写一次内容，然后只需单击按钮即可重新调整其用途。

Paligo 附带专为内容作者设计的版本控制。它包括版本历史记录和回滚、版本分支和发布管理，因此您不必担心传统面向开发人员的版本控制系统的复杂性。

结论

用户手册是您的产品或服务不可或缺的一部分，您应该投入适当的时间和精力来创建它。有许多不同的工具可供使用，每种工具都适合具有不同需求的不同组织。花点时间测试它们并决定哪一个最适合您。

提供有用的用户手册将使客户更加满意，他们会在您的公司停留更长时间。您的客户服务团队将感谢您提供自助服务方法，帮助最大程度地减少联系服务台的客户数量。

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