结果导向的时间管理

   一个人之所以成功，时间管理是非常重要的关键因素，如果我们想要成功，就必须让我们的时间管理做得更好，要把时间管理好，最重要的就是做好以结果为导向的目标管理。以下为时间管理的要点。

一、时间管理心理学
(一)心理建设：要把时间管理好，基本上要先作自我心理建设。
（1）欲望：您要有把事情做好、时间管理好的强烈欲望；
（2）决定：决定达成作好时间管理的目标；
（3）操练：时间管理是一种技巧，观念与行为有一段差距，必须经常地去演练，才能养成良好的习惯；
（4）决心：下定决心持续学习，直到能运用自如。
(二)时间=金钱=生活：甚至于时间>金钱，即时间比金钱还重要。若时间管理好，才能够达到自我理想，建立自我形象，进一步提升自我价值。每个人应把自己当成一个时间管理的门外汉，而努力不断地学习。若能每天节省2小时，一周就至少能节省10小时，一年节省500小时，则生产力就能提高25%以上。每一个人皆拥有一天24小时，而成功的人单位时间之生产力则明显的较一般人高。
(三)成就感：引起动机的关键就是成就感。要成就一件事情，一定要以目标为导向，才会把事情做好，把握「现在」，专注在「今天」，每一分每一秒都要好好把握。一位领导人物，有二个关键，第一就是工作表现，要有能力去完成工作，而非只强调其努力与否而已，第二是重视结果，凡事一定要以结果为导向，做出成果来。时间管理好，能让人更满足、更快乐、赚取更多的财富、自我价值亦更高。

二、策略性的目标设定
（一）立定标竿、全力以赴：譬如射标，一定要有一个靶，才会射中标的。同样地，人生若没有目标，只会任由环境影响，而非自己影响环境。根据耶鲁大学研究，只有3%的学生为自己订下目标，而其他的学生则没有。经过长时间的研究指出，当初有订下目标的3%学生，其成就远超过其余97%学生的总和。
（二）一般人不愿为自己设定目标的三个原因：
（1）恐惧：怕万一达不到怎么办？会有失败感；
（2）无此意愿：为何要设定目标，每天过得好好的就可以了；
（3）误将行动当成就：每天忙来忙去，好像很有成就感。其实行动不等于成就，有结果才算有成就，所以一定要设定成就目标。
（三）目标设定原则：
（1）目标要具体，例如「我想要升教授、当主任、得到硕士学位」等；
（2）目标必须是可衡量的；
（3）目标是可能实现的；
（4）目标是切合实际的；
（5）一定要设定时间表。
（四）耶鲁大学的目标设定七个步骤：
（1）先拟出您期望达到的目标；
（2）列出好处：您达到这目标有什么好处?譬如您有一个目标想买房子，列出买房子对您有那些好处；
（3）列出可能的障碍点：您要达到此目标之障碍，可能是钱不够、能力不够等，一一列举；
（4）列出所需资讯：思索需要那些知识、协助、训练等；
（5）列出寻求支持的对象：一般而言，很难靠自己一个人即能达到目标，所以应将寻求支持的对象亦一并列出；
（6）订定行动：一定要有一个行动计画；
（7）订定达成目标的期限。
（五）立定标竿的四个步骤：
（1）消除恐惧：不要担心失败，立定目标是必须的；
（2）认同每个人一定要有「目标」这个想法；
（3）完成耶鲁大学七步骤；
（4）坚持目标：若不坚持，任由挫折、打击所摆布因而放弃，则永远达不到预定的目标。一位希望追求成功的人须能坚持、决不放弃，才会成功地达到目标，例如爱迪生不断地尝试及坚持，终于达成目标。
（六）目标管理：一个人需要在三方面设定目标：
（1）个人和家庭：这是您生活的诱因；
（2）职业生涯和财务目标：这是您的方法；
（3）个人发展和专业发展：这是您的成果。
（七）目标设定的步骤：
（1）写下目标：用想的方法还是不够的，一定要写下您的目标，才能加深印象，进入我们的潜意识；
（2）设定优先顺序：目标可能有很多，一定要排定其优先顺序；
（3）拟定计划：依据目标之优先顺序拟定计划；
（4）对计划设定优先等级和先后顺序；
（5）排定时程表；
（6）确实做、马上做。
（八）策略性的目标设定：
（1）您需要有六个月、一年、三年、五年、十年以及一生的目标：甚至於想好将来自己的墓碑上要刻那些字，这是一生的目标；
（2）除掉障碍；
（3）寻求合作；
（4）充实知识；
（5）决定关键步骤；
（6）人类因梦想而伟大：作伟大的梦、并使它们实现；
（7）每天早上重写一遍您的目标，每天晚上审查这些目标：每天如此做，这样才会进到我们的潜意识。

三、设定优先次序
（一）每个人每天都有非常多的事情要做，为有效时间管理一定要设定其优先次序；会设定优先次序是快速晋升职位者的人格特质；
（二）根据柏拉度80/20定律：在日常工作中，有20%之事情可决定80%的成果；
（三）目标须与人生、事业之价值观相互符合：如此才不致浪费力气；
（四）发展专长，从事高价值的活动：无益身心之低价值活动，会腐蚀我们的精力与精神尽量不要去做；
（五）要设定优先顺序，将事情依紧急、不紧急以及重要、不重要分为四大类，一般人每天习惯于应付很多紧急且重要的事，但接下来会去做一些看来紧急其实不太重要的事，整天不知在忙什么。其实最重要的是要去做重要但是看起来不紧急的事，例如读书、进修等，若您不优先去做，则您人生远大的目标将不易达成。
设定优先次序，可将事情区分为五类：
A=必须做的事情；
B=应该做的事情；
C=量力而为的事情；
D=可以委托别人去做的事情；
E=应该删除的工作。
最好大部份的时间都在做A类及B类的事。
时间应如何运用才最有价值?一个重要的观念是要作对及重要的事情，而不是把事情作对！一般人的习惯是不管所做的事情是否正确，只知一味的去做，这样是不对的。惟有努力去做「对」的事情才会有高产能，要有勇敢的特质，拒绝不重要的事，来者不拒是不好的。
忘掉过去种种，而努力未来。专注于目前有什么机会上，努力去把握，要有时间的远景。真正的成功本身是一种态度，亦即要有成功的意念、欲望、决心，每天要有足够的时间来做重要的事。

四、规划与组织
（一）保持整洁能够提升我们的自我价值、自我形象以及自我尊严。例如将桌面保持整洁、做完事立即归档、做事只经手一次，经手五、六次才完成就很浪费时间，尽可能一次就把它做完，凡事若能预先做准备，就能有效地掌握时间。
（二）文件处理流程：
（1）投掷：将不用的资料丢掉；
（2）转手：将资料转交给别人去做；
（3）行动：重要的事情一定要马上去做；
（4）归档：有使用价值且重要者才归档，根据统计约80%-90%的归档资料是不会再去用它。若在五分钟之内无法找到所要的档案，就是不好的档案系统，所以一段时间要整理档案并将不需要的档案丢掉。
（三）成功的关键：
（1）有毅力、耐心的持续工作，直到完成；
（2）做完工作，给自己适度的报酬与奖励；
（3）花1分钟时间规划，可节省4分钟的执行时间；
（4）有组织的档案系统；
（5）重视规划：善于利用内在及外在的巅峰时刻：内在巅峰时刻是指利用自己精神最好的时刻来做重要的事情；外在巅峰时刻是指与别人接洽时要掌握别人最有空的时段；
（6）列出工作清单；
（7）善用百分之三十定律：一般人完成工作所需要的时间通常会超出您所预定时间的30%以上；
（8）善加规划能减轻压力；
（9）练习会导致完美；
（10）不要制造藉口，要妥订计划将工作完成。

五、提高生产力
（一）一般人只用50%的能力工作；一分耕耘一分收获，牢记播种与收割定律；
（二）养成环境及桌面整洁的习惯；专注工作的焦点，专心工作；
（三）用一整段的时间工作，找出至少30分钟或1小时不会被打扰的时间，来做重要的事；
（四）要有坚忍的毅力，一气呵成；一次处理完成，才不会浪费时间；
（五）工作中断时，要有“回去工作”的驱动力；
（六）要有完成工作、结束工作的强制力：不要每件事都只作一半而无结果；
（七）维持高生产力的肢体语言：坐正挺胸，做出很有精神的样子，如此生产力自然会提高；
（八）集中能力于自己的优点上，发挥自己的专长；
（九）设定完成工作的期限；
（十）达成对别人的承诺。

六、有效的专案管理
（一）当在工作上和时间管理上愈来愈有绩效时，可能会被指派更多的工作，有效的专案管理（组织和执行能力）将是成功的关键，其内容包括
(1)多重的工作计划：若您越能做多重的工作计划，即代表您的能力越强；
(2)规划和组织：事先一定要有很好的规划及组织；
(3)定义理想的结果：譬如您希望届时会有署长、处长等人之莅临及热闹场面等的理想成果；
(4)设定完成期限：任何事情一定要设定一个期限来完成它；
(5)列出完整的工作清单；
(6)判定限制的步骤：看看那些事情会影响结果，想办法解决；
(7) 多重工作计划的管理可依循序法或并行法进行；
(8)指派和授权：事情实在太多，不可能自己一个人完全承担，有些事情一定要指派给别人；
(9)检核：当事情指派给别人时，一定要记得做检核的动作，检视对方是否有依照自己的理想去做；
(10)风险预估和替代方案：要评估风险，若失败的话是否有其它方案可以替代。
（二）墨非定律：
(1)凡是可能出错的都会出错；
(2)每次出错的时候，总是在最不可能出错的地方；
(3)不论您估算多少时间，计划的完成都会超出期限；
(4)不论您估算多少的开销，计划的花费都会超出预算；
(5)您做任何事情之前，都必须先做一些准备的工作。
（三）崔西定律：
(1)任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比：例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程；
(2)简化工作是所有成功主管的共同特质，工作愈简化，愈不会出问题。

七、消除时间杀手
所谓时间杀手就是浪费时间的事情，如：
(1)电话干扰：一般人在接电话后习惯聊天一阵子，这样很浪费时间；
(2)开会：不重要的会尽量不要召开，开会一定要准时开始及结束，要好好地计划，才不会浪费时间；
(3)不速之客：临时有人敲门拜访，一闲聊就花掉数十分钟，所以尽量花费数分钟即结束；
(4)救火：即总是在做应急的事情；
(5)拖延的习惯；
(6)犹豫不决；
(7)过度承诺；
(8)个人组织能力不佳；
(9)缺乏目标；
(10)缺乏优先等级；
(11)缺乏完成期限；
(12)授权能力不佳；
(13)权力或责任界定不清；
(14)缺乏所需资源。
若要消除时间杀手，您一定要厘清工作的重点：把工作重点拟出来，然后做出抉择。通常自己就是时间杀手，要设法控制自己。

八、克服拖延的习惯
(1)要有良好的组织；
(2)由重要的事情开始著手工作；
(3)建立一个报酬时间表；
(4)培养紧急的意识；
(5)以快节奏工作；
(6)一旦开始，不要停止；
(7)订出一段特定的时间工作；
(8)从最糟的事情开始；
(9)详细的计划；
(10)不可找藉口；
(11)设定截止期限。

九、授权与沟通
(1)工作时间中有75%的时间是花在与人沟通上；
(2 )在世界上最浪费时间的，就是不良的人际关系；
(3)在职业生活中您是否成功，百分之84决定于您如何有效地与别人沟通；
(4)每一次沟通的破裂，都发生于意见表达不明确；
(5)不良授权是浪费时间的主要因素；
(6)您与上司的沟通，要弄清楚您要去沟通什么?
(7)要使自己成为解决方法导向的人；
(8)要将可能交办出去的工作授权出来；
(9)要教导您的部属，如何做您所交办的工作；
(10)要向外界争取资源协助您。

十、时间管理哲学
(1)培养个人的时间管理哲学；
(2)要有远大的眼光；
(3)要有延后满足的能力；
(4)培养个人的特质，在行动中自我操练；
(5)学习微视，以每分钟来衡量时间；
(6)学习如何说“不”；
(7)要记住时间等于金钱；
(8)要以每小时的工资为基础，来衡量每一件您被期待去做的事；
(9)完成较高价值的工作；
(10)时间管理是一生的技巧；
(11)以榜样去引导您的部属；
(12)平衡与适度：放轻松、要休假和运动；
(13)确定您的目标与价值一致；
(14)定期健康检查；
(15)吃清淡的食物；
(16)下定决心活到100岁。