数字档案在分级控制与集中管理模式下的应用

珠海泰坦软件系统有限公司宁波分公司

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第1章 概述

 

信息化技术极大的推动了电子政务的快速发展，各地政府在电子政务过程中产生了大量的电子文件资料；这些电子文件都是重要的电子档案的数据来源，如不及时保存、管理，极易发生丢失或损坏，从而导致很多重要的历史事件以后无法追溯；对电子文件资料的及时接收并进行三性验证及元数据的捕获，同时进行长期、安全的存储、提供简洁方便的归档操作及灵活的管理是新时期电子政务建设的重要课题，电子档案管理已经成为电子政务不可分割的一部分；目前，国家档案局、工信部正研究在新形势、新任务下，如何全面规划、积极推动电子文件管理的规范化、法制化进程，努力建设有中国特色的电子文件管理体系，将电子文件管理要求提到空前的高度，同时，中国科学技术协会也正深入研究电子文件的管理机制；在此大环境下，珠海泰坦软件系统有限公司依据自身十六年的档案管理信息化经验，创新的提出了“分级控制集中管理式数字档案馆”的整体解决方案；利用分级控制，通过各个立档单位的数字档案室管理系统及时在线提取电子文件信息，并对提取的电子文件信息进行三性（真实、完整、有效）验证以及元数据的捕获；利用数字档案馆中心系统，集中进行电子档案的接收、固化，并长期安全保存，方便了电子档案资料的统一管理和利用；珠海泰坦软件系统有限公司的“分级控制集中管理式数字档案馆”，已完全实现了新时期、新形势下电子政务对电子档案管理的要求。

 

 

 

 

 

第2章 系统整体介绍

2.1 系统结构拓扑图

    数字档案室管理系统通过局域网从其他电子公文系统提取电子文件信息；数字档案室管理系统与区域数字档案馆中心系统之间以及区域数字档案馆中心系统与数字档案馆中心系统之间通过互联网（TCP/IP）进行数据的交换。

 

 

2.2 系统间关系图

 

 

    区域数字档案中心系统和数字档案室管理系统从OA等电子公文系统采集电子文件信息；采集电子文件信息的时候自动完成三性验证及元数据的捕获。

    数字档案室管理系统与区域数字档案中心系统之间以及区域数字档案中心系统与中心系统中间通过标准信息包进行档案数据的传递交换。

    数字档案室管理系统与数字档案中心系统之间通过在线或者离线两种方式进行档案数据的移交。

 

2.3 系统整体业务流程图

2.4 系统整体业务流程说明

数字档案室管理系统既作为各档案室的档案管理系统，也是数字档案馆中心系统的主要数据来源；其与OA系统（以及其他电子公文系统）根据所制定的接口标准进行底层数据交换；由它及时在线接收各系统产生的电子文件信息，并进行三性（真实性、完整性、有效性）验证，同时提取电子文件的元数据信息；经过数字档案室管理系统收集整理的电子文件信息，可以按标准接口，通过在线移交或者离线移交的两种方式，移交到数字档案馆中心系统，由数字档案馆中心系统进行集中统一的固化、存储、管理、利用。

 

 

第3章 数字档案馆中心系统(档案局的规划)

3.1 系统概述

数字档案馆中心系统是对档案资源进行集中存储、管理和利用的平台，其数据经公文交换系统和立档单位的数字档案室管理系统传入,通过它可以实现国家档案局近期提出的“档案备份中心”的管理要求；其功能分为管理平台与利用平台，其中管理平台主要是数据采集，整理，插件，拆件，编制案卷，归档，识别与固化存储、档案管理过程监控等；利用平台主要是利用与检索已经开放的档案和申请查档,光盘下载等。

 

 

3.2 实现目标

1.     对各级档案系统提取的电子文件档案信息进行集中固化，建立电子档案的元数据库；所有电子文件都可OCR识别，方便全文检索;

2.     分网、分库多级存储与利用；

3.     利用小型机、磁盘阵列等硬件设备技术实现档案数据长期、安全的存储，避免因手工管理、传统介质存储而导致的档案丢失、损坏等潜在风险；

4.     通过中心管理系统，可以方便的实现档案数据的批量更迭及元数据封装；

5.     利用中心管理系统，可以方便的对档案资料进行统一的分类、分密级管理，以及统计分析和查询利用；

6.     利用中心管理系统对档案管理的整个过程进行监控并做日志记录，方便档案活动的跟踪及问题的解决；

 

 

 

 

 

3.3 业务流程图

3.4 业务流程说明

1.     通过底层数据交换接口从OA等电子公文系统提取电子文件信息，或者从数字档案室管理系统及区域数字档案馆数据中心系统接收电子文件信息；

2.     经三性验证和元数据的捕获，由相关人员进行整理分类并实现归档；

3.     再经过固化；

4.     最后根据需要发布到利用平台；

 

3.5 数字档案馆功能结构图

 

 

第4章 数字档案室管理系统(立档单位可以选择的方案，价格10-20万之间/套)

4.1 系统概述

数字档案室管理系统面向各立档单位的档案员，主要用于管理和利用本单位的档案数据、对电子公文系统（OA、电子政务系统等）的电子文件信息进行采集（实现了国家档案局近期提出的“档案登记中心”的管理要求）、与数字档案馆中心系统进行数据交换等；数字档案室管理系统分为管理平台与利用平台，其中管理平台主要是数据采集、数据处理、数据管理、数据利用、数据移交、系统管理等；利用平台主要是利用与检索已开放的档案，以及借阅与申请查档，光盘下载等。

 

 

4.2 实现目标

1.     自动及时在线提取各类电子文件信息；

2.     自动完成三性（真实、完整、有效）验证；

3.     实现电子文件信息的固化；

4.      自动实现重复性验证；

5.      自动提取电子文件的元数据并进行验证；

6.      多级存储与利用；

 

 

 

 

4.3 业务流程图

4.4 业务流程说明

1.      通过底层数据接口，从OA等其他电子公文系统中提取电子文件信息；

2.      经过三性验证和元数据的捕获；

3.      进行固化；

4.      最后根据需要移交到档案数据中心管理系统；

 

4.5 管理平台功能结构

 

 

 

 

4.6 利用平台功能结构

 

 

 

 

 

第5章 系统技术特点

 

 

 

技术特点一：

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

技术特点二：

 

第6章 关键技术

1.   以OAIS参考模型及信息包技术为系统的基础

2.   采用标准XML格式保存档案信息包，信息包中包内容信息、背景信息和元数据信息

3.   信息包解析、验证后生成内容信息和背景信息、元数据信息等

4.   系统设计采用ISO15489及OAIS模型管理电子文件

5.   系统通过身份认证机制和数据信息包验证机制，确保电子原文的真实性和完整性，以信息包的方式保存和利用确保电子文件可用性，通过数据迁移确保电子文件长期可读性。

 

 

第7章 结束语

泰坦软件系统有限公司在十六年档案管理信息化经验之上，经过多年研发，全国首家创造性开发出《分级控制集中管理式数字档案馆》系统，该系统通过分级控制集中管理模式，实现了国家档案局近期提出的“档案登记中心”与“档案备份中心”的管理要求；同时，该系统经过成功实施并得到了中国档案协会的重点推荐；在信息化高速发展的今天，其必将成为各地政府电子政务快速发展的助推器！