如何使用WordPress进行文档管理或文件管理

你想使用WordPress来管理你的文件和文档吗？您可能有电子表格、图像和其他文档需要与团队的其他成员共享。通过将这些文件上传到WordPress，您可以轻松地与其他人协作，或者只是在WordPress仪表板上轻松访问这些文档。在本文中，我们将向您展示如何使用WordPress作为文档管理或文件管理系统。

为什么要使用WordPress来管理文档和文件？

当您使用许多不同的工具时，很容易忘记文档。例如，您可以使用Google云端硬盘等平台共享草稿，使用Asana等工具跟踪编辑，并使用Slack与编辑和客座博主进行交流。

问题是，当您使用许多不同的工具时，很容易失去对项目的跟踪。通过使用WordPress来管理您的文档，您可以将所有内容保存在一个地方。这将节省您的时间和精力，并确保您永远不会丢失重要文件。

也就是说，让我们看看如何使用WordPress轻松管理您的文档和文件。

设置您的WordPress文档管理系统

在WordPress中设置文档管理系统的最简单方法是使用WP文档修订。此插件允许您与其他人一起处理文件，在线存储文档，并查看每个文档的完整修订历史记录。

您需要做的第一件事是安装并激活插件。

激活后，您将在左侧菜单中看到一个新的“文档”选项。要将文档上传到WordPress，请转到文档»所有文档。然后，单击“添加文档”按钮。

接下来，您需要为文档指定标题。这应该是帮助您识别文档的东西，特别是如果您与其他人（例如客座博主）共享 WordPress 仪表板。

完成后，单击“上传新版本”按钮。

这将打开“上传文档”弹出窗口，其工作原理类似于标准WordPress媒体库。

您可以将文档拖放到弹出窗口中，也可以单击“选择文件”，然后从计算机中选择一个文件。

WP文档修订现在会将文件上传到WordPress。

完成此操作后，您可以设置文档的工作流状态。如果您与其他人共享仪表板，则每个人都知道该文档是初始草稿、正在审核、正在进行或处于其他状态。这可以帮助您避免误解并改进多作者 WordPress 博客中的编辑工作流程。

只需打开“工作流状态”下的下拉菜单，然后从列表中选择一个选项。

接下来，您可能需要添加说明，这将有助于其他用户了解文件的内容。

为此，只需在文本编辑器中键入即可。此部分包括所有标准文本格式选项，因此您可以添加链接并创建项目符号和编号列表，以及添加粗体和斜体格式等。

您可能还希望添加文档图像，该图像可以帮助用户理解文件或提供额外的信息，类似于索引或附录。

该过程类似于将特色图像添加到WordPress帖子和页面。只需选择“设置文档图像”，然后从媒体库中选择一个图像或从您的计算机上传一个新文件。

当您上传文件时，WP文档修订会将您标记为文档的所有者。

要将此文件分配给其他人，只需打开“所有者”下拉菜单，然后从列表中选择一个新用户。这有助于保持文档井井有条，特别是如果您向WordPress博客添加了大量用户和作者。

默认情况下，WP文档修订将私下发布文件，因此只有登录用户才能看到它。

另一种选择是将文档发布到您的WordPress网站，以便人们无需登录仪表板即可访问它。

即使您发布了文档，通过单击“可见性”旁边的“编辑”链接来添加密码仍然是一个好主意。

然后，选择“密码保护”并在“密码”字段中输入安全密码。

完成后，单击“确定”以保存更改。

不想使用密码？然后，您可以按照上述相同的过程进行操作，但这次选择“公开”。

无论您如何发布文件，WP文档修订都将在标题下方直接显示其URL。用户可以通过访问此 URL 来查看该文件。

要创建自定义永久链接，请单击“编辑”按钮。

然后，输入新 URL 并单击“确定”。

如果您对输入的信息感到满意，请单击“更新”按钮以保存您的设置。

在WordPress中管理文档修订和工作流状态

WP文档修订版还具有强大的版本控制功能。这可以通过显示文档的整个历史记录来帮助您与其他人协作。您甚至可以打开文件的早期版本，并随时还原早期版本。

每次上载或更新文档时，都可以在“修订摘要”中键入注释。

这些注释将显示在屏幕底部的修订日志中，在进行更新的人员的姓名旁边。

如果更新包含新文件上传，则您还会看到“还原”链接。

只需单击链接即可恢复此版本的文档。即使您恢复到文件的早期版本，历史记录也将保持不变，因此您不会丢失任何信息。

自定义和创建自己的工作流状态

通过工作流状态，可以轻松查看文档是初始草稿、进行中还是其他状态。与将博客文章另存为草稿或已发布的方式类似，状态可以改进编辑工作流程。

WP文档修订带有四种默认工作流状态：最终，进行中，初稿和审核中。您可能需要更改这些默认状态，或添加更多状态。例如，如果您正在创建客户端门户，则可以创建“正在客户审核”状态。

要更改工作流状态，请转至文档 » 工作流状态。如果要自定义现有状态，只需将鼠标悬停在其上并单击“编辑”按钮即可。

这将打开一个编辑器，您可以在其中更改工作流状态的名称、数据域和描述。这类似于您在WordPress中编辑类别和标签的方式。

完成更改后，单击“更新”按钮。

您还可以添加新的工作流状态。

在文档 » 工作流状态中，键入新名称、数据域和描述。然后，单击“添加新工作流状态”按钮。

在WordPress中管理用户角色和文档访问权限

WP文档修订根据用户角色为人们分配不同的文档编辑功能。例如，作者无法编辑其他人发布的文档或阅读私人发布的文档。

默认权限应该适合大多数网站。但是，如果要查看和更改其中任何设置，最简单的方法是使用成员。此插件允许您自定义每个用户角色的权限，甚至创建全新的角色。

您需要做的第一件事是安装和激活成员。

激活后，转到成员 » 角色页面以查看您的 WordPress 网站上的所有不同用户角色。

在这里，将鼠标悬停在要修改的用户角色上。

然后，您可以继续并单击出现“编辑”，这将打开用户角色编辑器。

左列显示所有不同类型的内容，例如可重用块和WooCommerce产品。

在左侧菜单中，单击“文档”。

现在，您将看到此用户角色拥有的所有权限，例如删除其他人的文件或编辑自己的文档的能力。

只需单击每个权限的“授予”或“拒绝”复选框。

当您对所做的更改感到满意时，请单击“更新”。

安装此插件后，您甚至可以控制谁有权访问每个文档。只需前往 文件 » 所有文档。

在这里，将鼠标悬停在任何文件上，然后在出现时单击“编辑”链接。

现在，滚动到新的“内容权限”框。在这里，您可以在WordPress博客或网站上找到所有用户角色的列表。

只需选中需要访问此文档的每个角色旁边的框即可。

在本节中，您还将看到“付费会员资格”选项卡。这允许您限制付费会员的访问权限。

当您对更改感到满意时，请单击“更新”以保存您的设置。