彰显业务价值，做好项目预算与成本管控是重点

由于组织的成本有限，而且成本也与其他因素相互制约、影响和渗透，所以项目预算与成本管控一直都是项目管理的重中之重，但是在项目推进过程中会发现：

1、项目顺利完成但成本的投入过大，把原本高收益的项目做成亏损；

2、成本的预估不准确，公司无具体方法和流程指导，成本管理操作落实不到位；

3、项目预算没有具体规划，到项目结束时才发现成本远远超出原来的预期；

4、公司缺乏客观全面的数据参考和评估，对项目工作难以合理指导；

5、从单个项目看，似乎是盈利的，但年底核算，公司层面却亏损严重。

以上问题，都成为了项目和组织预算和成本管控的痛点。总结下来，其原因可以从项目以及组织两个角度进行分析：

1. 项目：①对成本与收益不重视，缺乏成本意识和敏感度；②缺乏成本评估的技能方法与经验；③缺乏项目成本管理与变更管控的指导与机制；④缺乏对项目成本进行现状评价或预测的客观指标。
2. 组织：①决策层缺乏组织级视角，上下脱节，看不到过程与全局；②信息滞后，管理层干预不及时；③从技术、资源、过程等未能建立健全的成本管理体系。

那么，问题来了：如何做好项目预算与成本管控？

一、 做好企业级的项目预算与成本管控，要从过程、组织以及工具三个方面入手进行思考。

1. 首先是在管理过程上，要有有科学合理的方法论指导，明确的管理要求，建立科学的成本管理体系，设置审核与确认机制和合理的考核指标；
2. 对于组织层面而言，要合理调拨人力资源，建立良好的组织环境，对过程或组织人员赋予相对应的责任与权力；
3. 最后在项目预算和成本管控的工具选择上，要选择合适的工具、落地管理制度，各个层级数据贯通透明，还要保证可以实现数据存储作为组织资产。

二、项目预算与成本管控方法与管控流程

1. 定义成本类型

根据所处的行业、项目类型、管理要求等的不同，项目成本类型各有侧重与特点。项目在不同阶段时期，使用的成本类型也不尽相同。但项目成本分类的目的与原则应该是：便于计划、管控和统计。

2. 成本估算途径和方法

不同的情况，不同的成本类型，适用于不同的方法。

①估算途径：可以自上而下或自下而上估算，但应考虑到每个估算途径的适用性。自上而下估算具有参考性、数据标本、成本低、但易专断；自下而上估算精确、范围明确，但容易导致估算成本高，而且预算易虚高。

②估算方法和技术：I. 算法模型：COCOMO模型、PRICE-S模型、SLIM模型、SEER-SEM模型等；II. 功能点法： IFPUG、MarkⅡ、COSMIC-FFP、Nesma等；III. 专家法： Delphi法、WBS分解法、工料清单法等；IV. 类比法等。

进行成本估算时也应该考虑到质量要求、工期、管理水平、资源等级、资源工作效率、物价、风险等多种因素，才能制定出最为精准的成本估算。

3. 项目成本管理流程

①首先是在项目启动与规划阶段：确定成本核算对象，制订成本预算；制订成本计划，实施成本管控策略，可以按照时间或阶段管控。

②在项目执行和监控阶段，执行项目预算，跟踪项目实际成本，进行成本核算、成本监控与成本分析。成本分析之后需要度量成本指标，检查偏差，制定成本改进举措；如果超出指标，就要根据PDCA方法论，进行成本预算和成本计划变更。

③在项目结项阶段，需要进行成本统计与考核，对项目成本进行总结分析。

4. 组织级预算规划路径

企业制定年度投资预算，根据项目属性和优先级定义项目组合，将企业投资预算分解到项目组合中，落实到项目上。之后制定项目预算（包括人工预算、费用预算、采购预算、收益预算），项目上通过工时报告、费用报告、合同付款、收益记录进行反馈，统计项目实际执行成本。

三、工具落地

项目预算与成本管控的方法论和管理体系的高效落地，要匹配与之适应的成熟的管理工具。易趋作为专业的企业级项目管理软件，在项目管理领域已有多年经验沉淀。接下来我们结合易趋进行项目预算与成本管控演示。

1. 年度规划与投资

图1 易趋提案追踪视图

通过易趋进行提案申报以获取项目的资金，还可以设置提案与提案间、提案与需求间的关联关系。提案发起后，如图1，可以通过系统进行提案跟踪，监控提案状态。

2. 项目成本预算

图2 易趋项目成本预算视图

如图2，确定预算分解方式，成本科目可以根据项目情况进行定义。如可以定义为人本成本、采购成本、固定资产、无形资产、低值易耗品等，每个成本类型之下又可以进行细分，展开可以查看该细项下的实际成本与偏差，。

3. 项目实际成本：

图3 易趋工时填报视图

图4 易趋费用填报视图

图5 易趋合同列表视图

如图3-图5，执行层通过在易趋录入工时填报、费用报销流程以及合同付款，系统可以自动计算出统计项目的人员工时、费用成本以及采购成本并进行类型归类，管理层对于成本统计能够及时全面掌握项目成本概况，给予科学的指导。

4. 基线与变更管控

图6  易趋成本预算视图

在易趋系统中，成本预算可以精确细分到具体的项目行为之中，有助于减少项目预算的模糊项，便于管理层更清晰地进行把控。成本预算审批通过后进行发布，发布后会成为一条新的基线。如果需要对预算进行调整，可以通过基线变更，进行变更流程管控，还可以进行版本差异对比，进一步了解有哪些预算发生了变化，并及时分析管控和干预。

5. 成本跟踪与分析

图7  易趋项目概况视图

执行层在易趋上录入工时、费用和合同成本，系统自动生成项目成本，项目经理可以通过项目不同阶段或不同成本类型实时监测项目概况，进行项目成本与明细跟踪，把控项目实际成本不超标。系统可以进行执行成本预警，如果成本超标，决策层就要决定项目是否进行。

图8  易趋组合概况视图

企业级项目管理往往涉及到对项目组合层面的成本把控，从企业战略全局考虑，在保障项目的整体落地的同时，全面把控成本收益率。易趋的组合驾驶舱设计，可以为高层领导提供一站式决策数据支持，直观、清晰、具体地展示出组合以及项目的成本相关信息，进行组合健康状态监控，还可以进行数据异常报警，避免高层领导决策滞后。

总结

1. 预算与成本管控是项目管理的重要组成部分，与其他因素相互制约、影响和渗透，科学合理的预算与成本把控可以促进企业资源的有效分配，最低成本实现效益最大化；
2. 有效的预算和成本把控要从过程、组织、工具的选择三个层面进行把控。要根据科学合理的方法论、健全的体系进行过程管理；组织要分配合理资源，营造良好的项目管理氛围；最后要结合高效、成熟的项目管理工具使得方法论、资源有效落地执行，才能实现有效的预算和成本把控。