如何提升会议效率

1. 确认会议是否有必要

确认会议是否真的需要发生，确认与会者是否真的需要互相交流，减少与会者的数量能为每个人节省时间，包括会议中的人员和那些不参会的人，与会人员少可能令会议更快结束，不参会人员则能处理其他事件。

2. 要准时

你有没有准时参加会议，发现只有约四分之三的与会者在场？这个时候会议领导人是否说：“好吧，让我们等几分钟让更多的人到达”？
思考一下以上言论给我们带来的信息，你这个按时出现的人因为准时到场而受到惩罚。相反，迟到的人被告知迟到没有任何后果。你有多可能准时参加这位领导人举行的下次会议？
有一些公司在会议开始后会把所有额外的椅子都搬走，迫使迟到者站起来。虽然这种技术可能是极端的，但它确实反映了人们应该尊重时间的想法。
同样地，如果我们要迟到，尽量让会议开展人提前知道。简单地出现迟到可能会向其他与会者发送一条消息，对我们而言，会议并不重要。
如果我们是主持人，我们应该尝试按时结束会议。若与会者有其他的承诺，这样迟到对他们和他所承诺的人是不公平的。例如我们可以看到周围的朋友在博客中暗示会议的拖延，“该会议应该在中午结束：我的胃在12点05分发出了咆哮声。”

3. 提前发放会议相关材料

如果会议涉及文档、状态报告或其他需要审阅的材料，在会议之前将它们发送给与会者可以节省时间，甚至可能使会议不必开展。

4. 在会议前做好思考和评论

尽量在会议前做好思考和评论，而不是在会议中再开始，会议是高度集中的思想碰撞，提前的准备会让这个过程像流水一样顺畅。

5. 避免会议偏离主题

会议开展人应该时刻警惕会议偏离主题，做太多分散的讨论，毫无疑问，会议偏离主题百分百会让它变得冗长而低效。

4. 首先解决重要的事情

就像我们的生活和工作的其他方面一样，在你的会议中，首先尝试解决最重要的问题。尽可能地让这些重要问题得到解决，这样即使你的时间用完了，所剩下的问题就不是那么重要了。

5. 避免被边缘问题分散注意力

在会议期间我们很容易被边缘问题分散注意力，如果发生这种情况，我们可能会失去对议程和会议本身的控制权。这时候，我们可以这样问自己：
这个问题现在是否真的需要解决？是否需要解决继续会议？
如果不是，请考虑“停放”它，将问题先记录下来，然后继续会议。如果这个问题确实需要立即解决，我们可以这样考虑：
当前的与会者中，是否大部分与会者都需要解决该问题？
如果是这样，并且这个问题很重要，您可能确实需要花时间与其他与会者解决，否则，备注到会议记录上。

6. 记录你的会议

在会议后的一段时间，分发会议记录以便大家查看该次会议的精华内容，确保每个人员清楚会议成果和相应的任务责任。在没有会议记录的情况下，会出现不清楚谁说了什么，谁承诺了什么，谁应该做什么的问题，如果这些问题浮现的话，会议的后续行动可能会进行得更慢。