高效会议的几个建议

  通常来讲,会议的作用是用时间来传达消息或者换取结论,但低效的会议不仅得不到应有的效果,还耽误时间,为人诟病,影响领导力. 通过观察,我对高效会议总结了一些建议,希望能对会议的效率有所帮助:
一.提前做好会场布置
  会议组织者建议先到会场,并做好投影仪布置等准备工作,避免与会人员都到场后一起等待,浪费时间.
二.会议组织者需要理清要点
  会议组织者应该在会前将议论事项整理出来,并且要对这些要点有深入思考,这样会议的流程就会清晰很多.
三.会议组织者要有把控进度的意识
  开会的过程中,议题难免被带偏,这个时候组织者就需要站出来,将议题拉回到正轨上来,避免在不重要的细枝末节过分纠结.
四.养成言简意赅的习惯
  会议组织者如果能在会议中简明扼要的表述自己的观点,那么其他的与会者也会尽可能的简要阐述观点,从而避免长篇大论,话体跑偏,耽误时间.
五.会议人员精简优化
  只通知必要的与会人员参与,大家的时间都很宝贵,如果会议开了半个小时,和自己一点关系都没有,无疑是在浪费时间.
六.会议可以分阶段开
  这个很简单,先说所有人都需要知道的事,然后部分人离开,再说后面部分人需要知道的事,这样就可以避免花大量时间只get到一小部分与自己相关的会议内容.
七.私事私聊
  会议应该引导大方向,如果有两个与会人某个事情需要进一步讨论,并且不是一两句话能说清的,而且这个事情与其他人并没有什么关系,那么可以让他们私下沟通.
八.不断思考总结优化
  例如我们有个会议,本来发起者是我们,我们相对而言思考很深,而对接方思考很浅,我们优化后的结果就是由对接方来发起会议,这样就会促使他们提前去熟悉内容,有所思考,会议效率和质量自然而然的就提起来了,这都是不断优化的结果.
  总之,遇到问题,去思考,去寻求建议,并不断改进,事情就会向好的方向发展!