9个方法，教你用Google Drive做好云端档案管理

我从以前在计算机硬盘上做档案管理时，就常常有这样的困扰：

重要的档案无法集中在一个方便取用的地方；最近需要的文件总是散落在不同文件夹的深处；一些需要我关注修改的数据，没有办法像是时间管理的任务列表那样，主动的提醒我：「应该要去处理的档案」。

有没有办法把「档案管理」任务化，成为一个我可以最快找到重要档案、提醒需要的文件，甚至摆脱分类数据夹带来的数据处理缺乏效率的坏处，让平常工作时更简单直觉使用这些档案呢？

在Windows与Mac的内建档案管理中，都有一些方法可以优化这个档案处理流程。而在云端服务：「GoogleDrive云端硬盘」里，也包含很多符合GTD原则的任务化时间管理方法可以活用，这篇文章，就是要来分享我个人的实作心得。

就像我在「10步骤改造Gmail信箱当个人时间管理与工作排程系统」一文里所做的事情一样，我觉得最有效的GTD方法，或者说最有效的时间管理方法，不是建立一份独立的待办清单就能达到，而是要「把自己的整个工作环境」都GTD化、任务化。

例如当进入信箱时，收件匣的清单就只是我必须执行的任务列表。例如当进入档案总管里，就能看到自己需要处理的档案。

只有当自己的工作环境可以进行时间管理的优化，让数据库类型的数据不再只是数据，也有任务列表的结构，那么我们处理事情就会事半功倍，这也是这篇文章想要探讨透过Google云端硬盘来将档案文件任务化的原因。

Google云端硬盘是一个非常强大的联机操作系统，如果你还不是很深入了解，欢迎先阅读我的系列重点心得：

●GoogleDrive云端硬盘、文书协作平台一个月后使用心得

●GoogleDrive文书之外帮你解决办公室的10大问题教学

●GoogleDrive字处理大开外挂之门！强化编辑插件实测

1.把档案总管用「时间轴」排序成待办清单：

一般来说预设的档案排序是以文件名来排序，这有时候有用，但大多时候缺乏逻辑，除非我们很用心的帮档案想名称，但即使如此，档案总管也无法动态的呈现出「我们最近需要的」档案，因为这个需求是一直在变的。

所以在工作上一个相对好的档案排序方法（在Windows与Mac上也一样），我认为是依据档案的开启时间、修改时间来排序，把最近打开过、编辑过的档案排在前面，那么不就等于一进入档案总管，就会在最前面看到最近需要的档案。

换个角度说，这就是把「需要处理的任务」排列到前方，也就是将档案管理任务化的第一步。

在Google云端硬盘中，有三种这类排序可以使用，他们分别代表的意义是：

●上次修改日期：从计算机端或在线端，任何人修改过的档案，就排序在最前面。

●我上次编辑的日期：从计算机端或在线端，我修改过的档案，就排序在最前面。

●我上次开启的日期：从在线端，我在云端硬盘在线开启过的档案，就排序在最前面。

2.「打破文件夹」限制，直接看所有近期工作档案

我自己的习惯是优先把「GoogleDrive」当档案总管来使用，也就是在线优先，所有字处理尽可能使用GoogleDocs原生格式，而其他像是微软的Office文件、PDF或各种图档，也利用Google云端硬盘直接在线开启浏览，或是利用GoogleDrive内建WebApp在线编辑。

所以我自己习惯的档案排序方式是「我上次开启的日期」，上次我在云端硬盘上使用过的档案就会排列在最上方，而这就代表了基本的「最近需要处理」的意义。然后再依据需求，弹性切换另外两种排序方式。

不过，一般档案我们一定会用文件夹分类，各自档案还是隐藏在各自的文件夹里面，那即使重新排序了，不也还是看不到自己需要的真正档案吗？

所以Google云端硬盘里有一个好功能，在左方功能列可以找到「近期」与「所有档案」这两个页面。

打开「近期」或「所有档案」，就能打破文件夹的限制，直接显示所有Google云端硬盘里面的单一档案文件，辅以上面提到的时间轴排序方法，这样一来，就真的让「最近进行中的档案」可以在一个页面上一目了然的处理了。

3.实时追踪「处理中」的工作

Google云端硬盘的右上方可以打开「活动动态」列表，这里可以实时的看到有哪些人当下在你的GoogleDrive中编辑修改了档案。详细的操作可以参考：「聪明的文件管理方法！GoogleDrive实时文件编辑活动动态」。

前面提到的档案时间轴排序，结合这个动态的活动列表，那么我们几乎不会在Google云端硬盘里「错过」需要处理的档案，「遗漏」他人交办的任务（当他人进行了档案编辑时获得提醒），而这就是时间管理的任务追踪了。

4.星号标记：重要任务

前面的时间轴排序，只是让我们知道「哪些任务可能需要处理？」但是，在待办清单管理中，我们都知道更关键的是要标注出列表里的重要任务，不可以所有琐事都是一样的重要性，而是应该挑出里面必须优先执行的项目。

在GoogleDrive中，这件事情就是帮档案打上「星号」，打上星号的档案、文件夹，就会单独出现在「星号标记」这个分类中。

而从时间管理上来看，这就是「优先应该执行的任务」。

5.颜色：特殊常用文件夹

之前我在「Google日历优化：在忙碌琐事中有效率掌握最重要行程」一文中提到，我会用行事历的颜色来区分每天行程里的重要会议。

在GoogleDrive中也可以利用类似的方法，来突显出「重要文件夹」的地位，你可以重要的文件夹都改成红色，或是帮少数特殊文件夹加上你自己觉得最容易辨识的色彩，只要在文件夹'上点击右键选择「变更颜色」即可。

这样一来，当我进行档案处理时，就能一眼认出最特殊的常用文件夹在哪里，例如储存常用行政文件的文件夹？等等。

6.标示出「未完成」的工作

在时间管理中之所以要建立待办清单，就是要提醒自己「哪些工作尚未完成」，这样的需求，有没有可能在一般的档案管理里面实现呢？

在Google云端硬盘中，如果有其他合作者编辑了某个档案，而我尚未开启检视过这份文件的话，那么这份档案就是用「黑色粗体」凸显出来，显示为未检视的状态。

利用这个特性，我就可以「自己手动」标示出那些「未完成」的工作。

如果我今天的工作时间到一个段落，但是还有一些文件需要留到明天处理，这时候我可以在这些重要档案上点击右键，选择「标示为未检视」，这样一来，第二天我打开云端硬盘时，就能从「黑色粗体」文件中，快速知道自己需要「接续」处理哪些数据。

7.任务的笔记功能

档案只有名称，有时候一份档案我需要加上一些「备忘录」，就好像任务待办列表里有时候会帮任务写上批注一样，这个需求一样可以在Google云端硬盘中达成。

如果有一份文件你要注记以后怎么使用，或者一个档案你要注记还需要完成哪些补充，可以直接在Google云端硬盘中打开单一档案右方的「详细资料」，找到「说明」字段，就可以帮每一个档案加上自己需要的笔记。

以后在使用这些档案时，就可以查看这样档案的使用备忘录。

8.最少的整理分类，「搜寻」找出所有档案

当然，永远不要忘了数字时代最好的整理方法就是「用搜寻找出你的需要」。「最好的整理就是最少的整理，不需要整理的整理术」，与其花很多时间分类，又怎么都无法做到完美分类，那么不如尽可能把分类减少，然后用搜寻的方式找出你需要的项目。

在Google云端硬盘里，可以找出「各种档案」的「内文」，也就是不只是查询文件名而已，只要上传到云端硬盘里的档案，就可以被Google找出内容文字，让我们更准确深入的搜寻出需要的档案。

9.互相交办、追踪任务：活用编辑里的批注提醒

最后，有一个大家用得不多，但其实对于把档案任务化方法来说非常实用的功能，就是GoogleDrive里面的「批注」。无论是GoogleDrive里原生格式的文件简报，或是任何一个上传到云端硬盘的各式各样档案，都可以加上「批注」。

例如我上传一份申请文件到云端硬盘，和另外一位合作伙伴共享，我透过「批注」功能提醒对方要「记得填单子」，对方可以在批注上响应我「已经完成」，我检查后可以进一步交待新任务：「必须检附发票」，而对方可以在完成后同样在批注答复我。

这些「批注」都会透过电子邮件直接提醒对方，也就是一个简单、明确的任务交接流程，并且可以从交互方式里，非常清楚简单地针对任何一个档案进行互动处理，而这也就是将你的档案任务化了。