OA协同办公系统 公共事务设置

 

4.3  公共事务设置

 “公共事务设置”位于主菜单“系统管理”下，包括 “公共网址设置”、“日程安排设置”、“工作日志设置”、“公共通讯簿设置”、“公告通知设置”和“模板管理”六部分。

4.3.1  公共网址设置

   “公共网址设置”模块用来管理公共网址，可在此模块添加、编辑和删除公共网址。也可以增加RSS资讯中的网站，增加时在需要引入的页面上寻找“RSS”标记，并把其地址设为公共网址。

 

4.3.2  日程安排设置

   A、日程安排设置，可以设置锁定时间范围内的日程安排，锁定期间内不能修改日程安排。可以选择是否显示24小时的日程事务。

 

  B、日程安排管理员可以查询管理范围内的全部的日程安排记录，方便管理。

可以设置任务的颜色分类。

 

4.3.3  工作日志设置

　A、“工作日志设置”可以设置锁定的范围，在锁定的范围内，OA人员的工作日志都不能编辑。

 比如:时间范围设定2016.07.01-2016.07.09，锁定天数范围是：2天

      那么2016.07.01-2016.07.07之间的日志都不能编辑和新建了，已经被

      锁定了。       

    可以设置普通员工可否对共享的日志给予点评，锁定日志后是否允许共享，是否允许设置默认对所有人共享。

 

    B、“日志管理员”选定的人员可以查看管理范围内的全部人员的日志记录。

 

4.3.4  公共通讯簿设置

 “公共通讯簿设置”界面与操作方式同“我的办公桌”下的“通讯簿”。

点击管理分组，可以新建需要的分组，除默认组外，其他的分组都可以删除和编辑，如下图所示。

 

1. 管理分组

可以新建分组，除默认分组外，其他都可以添加“维护权限”。

有维护权限的人员，可以新建该分组的联系人、编辑或者删除联系人。

 

1. 设置列表显示字段

这里设置的字段会在行政办公—公共通讯簿的首页显示在上面。

 

1. 个人通讯簿显示字段

这里设置的字段会在个人事务—通讯簿，点击详情，会显示在上面。

 

1. 1. 1. 公告通知设置

 

   发布公告不需要审批，那么有公告管理菜单的人就可以直接发布公告。

 

置顶条数：可以设置公告最多的置顶条数，默认0，表示不限制公告的置顶条数。

置顶时间：设置每个公告置顶的天数，为空表示不限制置顶时间。

桌面显示时间：设置公告中桌面的显示天数，为空表示不限制显示时间。

公告桌面是否显示：可以设置是否允许用户在“控制面板”中关闭公告桌面显示。如果关闭此功能，那么该用户的桌面通知窗口将不再显示公告通知。

默认排序方式：可以选择用发布日期或者公告类型来选择排序方式。

公告审批：公告通知需要审核发布的话，则在发布公告通知的时候，需要下面选择的主管人员审核该公告后才可以发布，如果不选公告通知需要主管人员审核发布，则有权限的人员可直接发布公告通知，不需要审核人员审核。还可以设置审批人是否默认为本部门主管。

公告类型（需要审批）：勾选上的类型需要审批后才可以发布，不勾选的就可以直接发布。

审批设置：仅有审批人员删除或者编辑已经审批通过的公告，那么公告的发布人员，在公告经过审批人员审核通过后，就不能修改或者删除公告了。只能该公告的审核人员才可以修改或者删除。

仅有审批人员设置公告桌面通知窗口显示，那么审批人员在审批的时候可以决定是否在桌面通知窗口显示。

公告审批时是否允许进行编辑操作，如果允许，则审批人可以对待审批的公告进行编辑，否则的话，只能审批通过或者不通过。

指定可审批公告人员：只有指定的人才可以审批公告。

本部门审批人员：可以把每个部门的审核人员都选择上，员工新建公告的时候，系统自动选择本部门的审核人员。

指定可不经审批直接发布公告的人员：无需审批人员可以直接发布公告，不通过审批人批准。

4.3.6模板管理

   模板管理包含HTML模板和文件套红模板。

   HTML模板设置好以后，在OA里有编辑器的地方，都可以在编辑区点击

调用设置好的模板。

   文件套红模板，实际上采用了微软的书签格式，一般显示为.dot文件，实际上文件套红是用word的功能中，空白页中建立书签和红头文件，然后保存的时候保存为.dot格式。

 

   套红文件做好后，点击“上传模板”，写好名称和授权范围，把套红文件选择上，保存即可。

   授权范围内的人，在线编辑附件的时候，就可以调用套红文件。

4.4  知识管理设置

4.4.1 公共文件柜设置

 “公共文件柜设置”是针对“信息交流”下“公共文件柜”的设置，包括公共文件夹的新建、编辑、删除、指定访问权限、指定管理权限、指定新建权限、指定下载权限。

 

    点击【新建文件夹】进入添加文件夹界面，可以选择记录或者不记录操作日志

   “克隆”就是复制出一个和文件夹的权限一样的文件夹。但是里面的文件和子文件夹都不会复制。

    如果想把公共文件柜里的某一个文件夹作为单独的一个菜单，在添加菜单的时候，可以选择菜单定义指南里的路径。

权限报表，就是将这个文件夹的权限以报表的形式罗列出，可以按照文件夹或者按照用户的方式来显示。

 

点【权限设置】可设置某个文件夹的权限。

 

“访问权限”，指定该文件夹的访问权限，有权限的人可以访问该文件夹、子文件夹和其文件。

“编辑权限”，指定编辑权限，有权限的人员可以编辑该文件夹下的子文件夹和文件，同时也具有Office文档的下载权限。

“删除权限”，指定删除权限，有权限的人员可以删除该文件夹下的子文件夹和文件，同时也具有Office文档的下载权限。

“新建权限”，指定新建权限，有权限的人员可以在该文件夹和子文件夹下新建文件和文件夹。

“下载/打印权限”，指定Office文档的下载权限，有权限的人员可以下载该文件夹和子文件夹下的Office附件文档。

“所有者”，指定该文件夹的所有者，所有者可以设置该文件夹和子文件夹的访问、管理、新建和下载权限。

“文件夹管理权限”，可以对文件夹进行编辑、删除、复制或者转移。

“文件夹新建权限”，可以新建文件夹。

“批量设置”，可以批量的针对文件夹及其子文件夹的权限进行添加或者移除。

注：其他管理、新建、下载打印、所有者等权限，都是在有访问权限的基础上才有的权限。

4.4.2 网络硬盘设置

   网络硬盘是将OA服务器上某个已经存在的文件夹通过设置不同的权限来进行共享。是一种重要的文件共享方式。

 

共享目录名称和排序号填写上，共享目录路径必须是OA服务器的硬盘上真实存在的文件夹路径，可以设置是否限制上传的文件类型。为空为不限制。

网络硬盘上的权限设置和公共文件柜设置中的权限代表意义一样，所以这里就不再依次介绍了。

4.4.3 图片浏览设置

 

图片浏览里的图片目录都是共享的服务器上的路径图片。

 

新建权限:可以新建文件夹。

上传权限：可以上传新的图片。

管理权限：可以删除上传的图片及其文件夹。

4.5  知识管理设置

4.5.1 内部讨论区设置

   内部讨论区设置包括讨论区的新建、编辑和删除。

   点击【新建讨论区】进入添加界面，如图所示，设定好后，点【保存】即可。

 

      权限限制：可以锁定帖子，对于锁定范围内的帖子，将无法编辑和删除。

 “版主” 可以对于讨论的帖子进行锁帖，锁帖后就不能再发表回复了，只能查看，还可以审批帖子是否可以发表。

“过滤词”就是过滤掉不允许发表的言辞。

“发帖灌水预防（秒）”就是可以防止灌水，设置时间以后，同一个人不能连续发帖。

“发帖设置”，可以允许是否可以用匿名发帖，是否禁止使用OA内部用户名作为匿名；是否禁止发帖。

“是否需要审批发帖”，允许的话，就需要版主来审批是否可以发表帖子了。

“删除权限”如果打勾,那么只允许版主和系统管理员来删除帖子,如果不打勾的话,发帖本人也可以删除帖子。

“修改权限”如果打勾,那么只允许版主和系统管理员来编辑帖子，如果不打勾的话，发帖本人也可以编辑帖子。

“是否记录修改痕迹”如果打勾，则有编辑权限的人修改帖子，系统会自动记录最后编辑的时间，否则不记录。

“是否记录删除痕迹”如果打勾，则有删除权限的人删除帖子，系统会自动记录最后删除的时间，否则不记录。

 “提醒”，允许是否使用事物提醒内部讨论区的开放范围内的人。

 

有上传权限的人，可以在内部讨论区发帖的时候选择上传附件。

4.5.2 邮件签名设置

   指定可以使用邮件签名人员，有权限的人可以在个人事务—邮箱管理—签名管理设置自己的签名。

 

4.5.3 短信提醒设置

 “短信提醒设置里”可以选择某些模块允许事务提醒或是手机短信提醒，实现手机短信提醒功能需要是已经购买手机短信组件的用户。

2017版OA新增加是否允许公告通知、电子邮件、日程安排、考勤批示、会议申请、车辆申请等发推送消息到手机客户端，方便快捷到通知到本人。

 

事务提醒选择默认，那么在模块界面中的提醒选项，会自动默认已经选中，如果是允许提醒，那么可以选择允许或者不允许用事务提醒。

4.5.4 手机短信设置

“手机短信设置”在主菜单“系统管理”下，包括“短信接收管理”、“短信发送管理”、“模块权限”、“被提醒权限”、“外发权限”和“提醒权限”五个功能。

1、短信接收管理

“短信接收管理”可以按照限定条件查询、导出或删除接收到的短信。

 查询手机向OA系统发送的短信，这些短信未指定收件人姓名或者发送者手机号未知OA系统中登记。

 

2、短信发送管理

“短信发送管理”可以按照限定条件查询或删除发送的短信，也可以按一定的时间段统计发送的短信。

可以按照人员或者部门统计方式，查看方式可以选择用网页方式或者EXCEL方式。

 

3、模块权限

“模块权限”可以选择允许用手机短信提醒的模块，例如：公告通知，网络会议等用手机短信提醒。

 

4、被提醒权限

    “提醒权限”中，指定的用户可以接收到手机短信提醒，例如来自工作流的手机短信提醒。

 

5、外发权限

    “外发权限”指定允许向OA系统外的人员发手机短信的用户。是否允许发送给自己。

 

6、提醒权限

　　“提醒权限”是指以下指定的用户可以用手机短信提醒其他用户。是否允许发送给自己。

 

4.5.5、词语过滤管理

1、词语过滤

 A、词语过滤的作用就是为了禁止有些人在某些模块中使用不良词语

 

B、新建不良词语

 

如上图所示，不良词语为：a{1}b{2}c，自动替换为：222，那么在发表内部邮件、发微讯或者手机短信的时候，如果出现了abc/axbxc/axbxxc,那么收到的时候，内容就自动显示为：222

 

如上图所示，不良词语为：ab，设为：禁止词语，那么在发表内部邮件、发内部短信或者手机短信的时候，如果出现了ab，那么就发不出去了。

 

   如上图所示，不良词语为：kkk，设为：审核词语，那么在发表内部邮件、内部短信或者手机短信的时候，如果出现了kkk，那么就发不出去了，自动转到审核人那里审核后再决定是否发送。

   还可以批量设置不良词语。

 

C、词语查询，可以查询出不良词语，还可以修改或者删除。

 

D、过滤模块，目前可以过滤的模块只有3个，如果是启用过滤作用，就点击“编辑”，然后启用就可以了。不启用可以禁止。

 

2、信息过滤审核

这里显示的是不良词语需要经过审核才可以发表的词语，审核人可以通过或者拒绝发表。

“通过”，收件人就可以收到此邮件。

“拒绝”，此邮件自动进入发件人的草稿箱，不能发送。

“删除”，和“拒绝”效果相同。