android 访问公共文件夹权限_公共盘的使用经验，管理人员必读

为什么要建立公共盘

公司设计效率提升一方面在于先进的工具，另一方面在于优秀的管理。

公共盘就是集工具和管理于一身，如果能够用好，能非常大的提升设计效率。

在VCAD的说明附录5，良好的推荐中，也优先推荐了公共盘。在长期的使用中，是非常方便的。

公共盘有很多优点，设想有如下几个场景：

场景	常规做法	公共盘做法
加入项目的人员由于一些原因休假，离职，出差，而办公室有问题需要他解决。	员工交出开机密码，其他人进入个人电脑，寻找个人风格的路径，文件放置方式。 员工离职交代不清楚，数据被带走，失联。	其他接手人员可以非常方便的在公共盘找到文件，文件夹路径都是固定的，怎么放置非常熟悉。
领导想要了解某项目中某台设备的具体情况，工作进度。	询问具体设计人员，询问进度，设计人员汇报进度。	领导查看公共盘文件夹，随时查看各种成品进度，了解项目进展，预测可能会遇到的问题。
公司发布新的规定，新的图框，新的国家规范	群发给设计人员，各位自己保存	放置在指定公共盘位置，随时更新，永保最新。
设计人员想参考其他人的设计，结构，图纸节点	找关系好的同事，看他是否已经已经有，然后让同事发给自己共享。	直接在公共盘路径下找类似的文件或者图，避免因为怕打扰人而蒙头做了很多已经做过的活。
工艺焊接人员想得到设计人的图纸	询问图纸，通过邮件等方式传递，响应时间看设计人员是否有空	直接到文件下察看
图纸版本管理混乱，相互交错，时间一久弄不清楚哪个是最新版。	靠个人感悟，自觉处理	公共盘制定了详细的管理计划，每个人的最新版都在其根目录下，永远只有一份。
个人电脑出故障	修电脑，数据恢复，恢复不了一键清空，多年的内容丢失。	公共盘服务器定时/循环备份，即使出问题，丢失的数据有限。服务器稳定性远大于个人电脑。
VCAD图库1/图库2，图库4/技术要求，以及做了节点想大家一起用	复制别人的tk1,2,4的图库到自己电脑上，然后调用。	公司公共盘指定路径放置，一个人维护，大家都能即时看到，想用时永远都是最新的节点，样图，技术要求，excel

公共盘的管理规则可以在使用过程中，迭代更新，怎么方便怎么规定，最后经过一段时间的使用，肯定会越来越好用。

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公共盘管理建议

一个公司建立了公共盘，那么将可以非常方便的共享和协作。沟通成本低，文件资源共享，进度易于掌控。

个人建议，有实力的公司都应该有自己的公共盘，其项目都应该到公共盘上建立良好的文件管理。

设计人员将一个项目分成若干个位号，每个位号下都建立“0客户资料”“1 计算”“2图纸”“3工艺”“4焊接”等等一些文件。寻找文件将会非常方便，对于标准化的管理将会大有好处。

对于制造单位来说，假设按照如下导图建立文件夹：

当然实际建立文件夹时，应根据需求修改，符合公司实际业务需要，然后作为模板固定下来。以后都按照这种方式执行。

注意一些目录尽可能短，避免文件目录过长，造成打开比较困难的情况。也可以将目录都用简短英文表示，这样一些国外的软件打开目录，不容易出错。

举个例子比如

文件夹名称	解释
00 MDS	放置机械数据表，设计依据，管口方位依据
01 DWG	图纸，内部根目录下的dwg都是最新的，老版本按照版本号放置好。
02 CAL	计算书及其源文件目录
03 TC	与业主澄清往来邮件目录
04 PROCESS	制造工艺目录
05 WELD	焊接工艺目录
06 AB	As built文件

做好模板后，以后每个人分到一台设计任务，先将模板文件夹复制，然后修改文件名称就可以开始设计任务了。

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公共盘的技术问答

1、贵公司建立的公共盘是以何种形式建立？是以某个人电脑设置共享文件夹？还是外置移动硬盘？或者专门设一块硬盘共享？

答：公共盘是建立在服务器上的。通过服务器地址，每个人都能访问。具体的设置需要和IT沟通，基本没有难度。

2、公共盘以何种方式运作？各个系统每完成一项工作将电子版文件传到相应文件夹？还是每隔固定期限整理一次文件上传公共盘储存？

答：最好的方式是，每个人都在公共盘上办公，所有的过程文件，中间文件，成品文件都在公共盘上。如果只是当作成品文件发布的地方，不能完全发挥公共盘的作用。

3、每个操作者对公共盘各个文件夹之间是否设定权限？(仅可以上传、只读、查看，不可以修改、删除或者编辑内容；盘内内容仅由最高权限者可以查看，其他权限者仅可看到自己编辑的东西，若需要由最高权限者进行文件下发？)

答：可以设置权限，我们一般只是关于销售的部分是对设计人员是限制的，其余都是放开的。每个人都可以读写删除编辑。如果权限设置太多，就不能尽可能的发挥公共盘的作用。如果涉及到比较机密的文件，可以设置相应权限。

4、对于历史版本如何处理？(是否按照修改时间保存每次修改的历史文件，还是仅保存最终文件)

答：可以设置权限，我们一般只是关于销售的部分是对设计人员是限制的，其余都是放开的。每个人都可以读写删除编辑。如果权限设置太多，就不能尽可能的发挥公共盘的作用。如果涉及到比较机密的文件，可以设置相应权限。

5、对于上传文件的名称是否有统一格式要求？(请举例，以便于参考)

答：格式一定要统一，根据项目特点，做成统一格式。可以先做一个文件夹建立的模板A，A用来针对单台设备的设计。里面放置文件夹如“单台设备的文件模板”所示。

比如一个项目内有30台设备。先建立“XX项目”文件夹，再将“单台设备的文件模板”复制到文件夹下面，将名称改为设备工作令号，或者“位号+设计人员”。原则上不允许设计人员在自己电脑上画图，必须在此文件夹下设计，此台设备的所有文件都必须整齐的放置在这个文件夹下。

如果这个设计人员请假，其他人可以迅速的找到他的文件，并继续他的工作。

6、公共盘是否设专人管理？(是部门负责人具有最高权限 负责整理？还是由其他人负责监督、催促保证进度、整理？)

答：不需要专人管理，大家习惯了就好了。习惯以后，会大大减少沟通的误会，会形成统一的共识，文件都放的整齐，不会每个人都弄成一套自己的。关键在于执行，千万不要把它当作一个放成品文件的地方。

7、对于公共盘内容是否每年整理一次？(刻成光盘进行保存)

答：我们的IT会每天对公共盘进行自动备份，备份七天，然后删除第8天的，这样即使被人误操作，顶多也就损失一天的劳动。

8、制造企业工作的时候是否也适合用公共盘？还是设计院才使用？如果专门针对制造企业的话 设计文件是否与制造文件 一同储存？

答：制造单位就一直使用公共盘，建立文件夹一定要贴近公司实际，符合项目的需求。有了合适的文件夹名称，使用者才会放在正确的地方，否则会放乱的。设计和制造可以一起放，文件可追溯。

9、对于公共盘使用中的具体经验及注意事项。

答：公共盘的路径一般比较长，所以可以使用磁盘驱动器，将所要的公共盘映射成Y盘之类，方便直接进入到这个部门的文件夹。其它的需要在使用过程中不断总结，使用半年后，会发现再也不想看到设计人员各自为战的情况。

公共盘和云盘

目前公共盘和云盘都能实现上述功能，公共盘是公司自己搭建的服务器，云盘是购买外面的云服务，比如https://www.gokuai.com/。

将所有项目都搬到云上，然后云上建立如上文所述的管理方法，能够实现和公共盘一样的功能，并且将云同步到本地，和使用本地文件夹一模一样。

由于文件都在云上，用户在家里也可以访问云上的内容，只要有台电脑就可以查看项目相关资料，方便于远程办公。

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