时间管理

 

时间管理

 

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时间管理是人生成功的关键

时间管理（Time Management）就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作，实现目标。时间管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间。时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外，另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做；时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性。时间管理最重要的功能是透过事先的规划，做为一种提醒与指引。

 

 

编辑本段基本介绍

　　
英文名:Time Management

 

　　请问，如果每天都有86400元进入你的银行户头，而你必须当天用光，你会如何运用这笔钱？

 

　　天下真有这样的好事吗？

 

　　是的，你真的有这样一个户头，那就是“ 时间 ”。每天每一个人都会有新的86400元进帐。那么面对这样一笔财富，你打算怎样利用它们呢？

 

　　首先，让我们来做一个关于时间管理的测试。

 

　　下面的每个问题，请你根据自己的实际情况，如实地给自己评分。计分方式为：选择“从不”为0分，选择“有时”记1分，选择“经常”记2分，选择“总是”记3分。

 

　　1、我在每个工作日之前，都能为计划中的工作做些准备。

 

　　2、凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。

 

　　3、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。

 

　　4、我尽量一次性处理完毕每份文件。

 

　　5、我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序来排列，依次办理这些事情。

 

　　6、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访，以及突然的约会。

 

　　7、我试着按照生理节奏变动规律 曲线 来安排我的工作。

 

　　8、我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。

 

　　9、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情时，我会说“不”。

 

　　结论： 0~12分：你自己没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。

 

　　13~17分：你试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。

 

　　18~22分：你的时间管理状况良好。

 

　　23~27分：你是值得学习的时间管理典范。

 

　　知道了你自己的时间管理方面的总体水平，接下来，让我们分析一下时间是如何被浪费掉的。

 

　　浪费时间的原因有主观和客观两大方面。这里，我们来分析一下浪费时间的主观原因，因为，这是一切的根源。

 

　　1、做事目标不明确。

 

　　2、作风拖拉。

 

　　3、缺乏优先顺序，抓不住重点。

 

　　4、过于注重细节。

 

　　5、做事有头无尾。

 

　　6、没有条理，不简洁，简单的事情复杂化。

 

　　7、事必躬亲，不懂得授权。

 

　　8、不会拒绝别人的请求。

 

　　9、消极思考。

 

　　一项国际调查表明：一个效率糟糕的人与一个高效的人 工作效率 相差可达10倍以上。

 

　　看来，人人都需要掌握时间管理的方法和理念。

 

　　那么，什么是时间管理？

 

　　所谓时间管理，是指用最短的时间或在预定的时间内，把事情做好。

 

　　接下来，我们来看一组数据，虽然这些数据来自美国，但对我们还是有一定参考价值的。

 

　　人们一般每8分钟就会受到1次打扰，每小时大约7次，每天50次~60次。平均每次打扰用时大约是5分钟，总共大约4小时。大约50%~80%的打扰是没有意义或者极少有价值的。

 

　　每天自学1小时，7小时一周，365小时一年，一个人可以像全日制学生一样学习，3~5年就可以成为专家。

 

　　一个人如果 办公桌 上乱七八糟，他平均每天会为找东西花1个半小时，每周要花10个半小时。

 

　　善于利用时间的人不会把时间花在需要的事情上，而会花在值得的事情上。

 

　　时间管理当中最有用的词是“不”。

 

　　做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间多一倍。

 

　　如果你让自己一天做一件事情，你会花一整天去做；如果你让自己一天做两件事情，你也会完成它们；如果你让自己一天做12件事情，则会完成7~8件……

 

　　数字往往会揭示一些人们意想不到的真相。这些数据是否令你感到吃惊？我们不妨留意一下，找出一些和自己有关的时间数字，使自己始终保持危机感，警惕时间的流逝，抓紧利用好每一分、每一秒。

 

编辑本段时间管理理论

　　有关时间管理的研究已有相当历史。犹如人类社会从农业革命演进到工业革命，再到资讯革命，时间管理理论也可分为四代。

 

　　●第一代的理论着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。

 

　　●第二代强调行事历与日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要。

 

　　●第三代是目前正流行、讲求优先顺序的观念。也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订定实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。

 

　　这种做法有它可取的地方。但也有人发现，过分强调效率，把时间崩得死死的，反而会产生反效果，使人失去增进感情、满足个人需要以及享受意外之喜的机会。于是许多人放弃这种过于死板拘束的时间管理法，回复到前两代的做法，以维护生活的品质。

 

　　现在，又有第四代的理论出现。与以往截然不同之处在于，它根本否定“时间管理”这个名词，主张关键不在于时间管理，而在于 个人管理 。与其着重于时间与事务的安排，不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。

 

编辑本段6点优先工作制

　　该方法是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的，它使这家公司用了5年的时间，从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业，艾维利因此获得了2.5万美元咨询费，故管理界将该方法喻为“价值2.5万美元的时间管理方法”。

 

　　这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依此类推……

 

　　艾维利认为，一般情况下，如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事，那么，他一定是一位高效率人士。

 

编辑本段时间管理-华为成功之宝

界定“时间管理”的两大误区

　　“华为”时间管理培训的第一部份，就是让员工们清楚了解时间管理的2大误区：

 

　　误区一：工作缺乏计划

 

　　大量的时间浪费来源于工作缺乏计划，比如：没有考虑工作的可并行性，结果使并行的工作以串行的形式进行；没有考虑工作的后续性，结果工作做了一半，就发现有外部因素限制只能搁置；没有考虑对工作方法的选择，结果长期用低效率高耗时的方法工作。

 

　　误区二：不会适时说“不”

 

　　“时间管理当中最有用的词是‘不’”。华为人认为，人们 组织工作 不当中最常见的一种情况就是不会拒绝，这特别容易发生在热情洋溢的新人身上。新人为了表现自已，往往把把来自于各方的请托都——不暇思索地接受下来，但这不是一种明智的行为。

 

　　量力而行地说“不”，对己对人都是一种负责。首先，自己不能胜任委托的工作，不仅徒费时间，还会对自己其它工作造成障碍。同时，无论是工作延误还是效果都无法达标，都会打乱 委托人 的时间安排，结果是“双输”。

 

　　所以“华为”一向强调，接到别人的委托，不要急于说“是”而是分析一下自己能不能如期按质地完成工作。如果不能，那要具体与委托人协调，在必要时刻，要敢于说“不”。

 

　　 掌握“时间管理”的四大法宝

 

　　“成功地界定问题就已经解决了问题的一半”，但如果没有切实可行的解决方案，困境还是不会改变。“华为”对于时间管理有4大法宝。

 

　　法宝一：以 SMART 为导向的“华为”目标原则

 

　　“华为”的时间管理培训指出，目标原则不单单是有目标，而且是要让目标达到SMART标准，这里SMART标准是指：

 

　　具体性（Specific）。这是指目标必须是清晰的，可产生行为导向的。比如，目标“我要成为一个优秀的‘华为人’”不是一个具体的目标，但目标“我要获得今年的华为最佳员工奖”就算得上是一个具体的目标了。

 

　　可衡量性（Measurable）。是指目标必须用指标量化表达。比如上面这个“我要获得今年的华为最佳员工奖”目标，它就对应着许多量化的指标——出勤、业务量等。

 

　　可行性（Attainable）。这里可行性有两层意思：一是目标应该有能力范围内；二是目标应该有一定难度。一般人在这点上往往只注意前者，其实后者也相当重要。如果目标经常达不到，的确会让人沮丧，但同时也应注意：太容易达到的目标会让人失去激情。

 

　　相关性（Relevant）。这里的“相关性”是指与现实生活相关，而不是简单的“白日梦”。

 

　　及时性（Time-based）.及时性比较容易理解，是指目标必须确定完成的日期。在这一点上，华为的时间管理培训指出，不但要确定最终目标的完成时间，还要设立多个小时间段上的“时间里程碑”，以便进行工作进度的监控。

 

　　法宝二：关注第二象限的华为四象限原则

 

　　根据重要性和紧迫性，我们可以将所有的事件分成4类（即建立一个二维四象限的指标体系），见表：

 

　　

类别 特征 相关事宜
第一象限	“重要紧迫”的事件	处理危机、完成有期限压力的工作等。
第二象限	“重要但不紧迫”的事件	防患于未然的改善、建立人际关系网络、发展新机会、长期工作规划、有效的休闲。
第三象限	“不重要但紧迫”的事件	不速之客、某些电话、会议、信件。
第四象限	“不重要且不紧迫”的事件  或者是“浪费时间”的事件	阅读令人上瘾的无聊小说、收看毫无价值的电视节目等。

　第三象限的收缩和第四象限的舍弃是众所周知的时间管理方式，但在第一象限与第二象限的处理上，人们却往往不那么明智——很多人更关注于第一象限的事件，这将会使人长期处于高压力的工作状态下，经常忙于收拾残局和处理危机，这很容易使人精疲力竭，长此以往，既不利于个人也不利于工作。新员工来华为的初期，比较关注于第一象限的事件。天天加班，而且 工作质量 也不尽如人意，感觉很糟糕。经过培训后，转换了关注的方向，发现整个感觉都改变了。这主要是因为第一象限与第二象限的事本来就是互通的，第二象限的扩大会使第一象限的事件减少。而且处理时由于时间比较充足，效果都会比较好。因此，增强了新员工的 自信 。

 

　　法宝三：赶跑时间第一大盗的华为韵律原则

 

　　日本专业的 统计数据 指出：“人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，或者说每天50-60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是约50%的工作时间（按每日工作8小时计），其中80%（约3小时）的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾起原来的思路平均需要3分钟，总共每天大约就是2.5小时。根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的 68.7%。”

 

　　华为培训也认识到：“打扰是第一时间大盗”。为了解决这个问题，华为提出了自己的时间管理法则——韵律原则，它包括两个方面的内容：一是保持自己的韵律，具体的方法包括：对于无意义的打扰电话要学会礼貌的挂断，要多用干扰性不强的沟通方式（如：Email），要适当的与上司 沟通 减少来自上司地打扰等；二是要与别人的韵律相协调，具体的方法包括：不要唐突地拜访对方，了解对方的行为习惯等。

 

　　法宝四：执着于 流程优化 的华为精简原则

 

　　著名的时间管理理论—— 崔西定律 ，指出：“任何工作的因难度与其执行步骤的数目平方成正比：例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个步骤，由此工作的困难度是25，所以必须要简化 工作流程 。”

 

　　无论对于1部门的工作流量，还是7部门的工作流量，华为要求员工们做到“能省就省”，并编制“分析工作流程的 网络图 ”，每一次去掉一个多余的环节，就少了一个工作延误的可能，这意味着大量时间被节省了。

 

　　综上所述，通过研究和剖析华为的时间管理，华为给我们一个重要的启示：时间管理是企业提高员工整体素质的最有效法宝。

 

编辑本段帕累托原则

　　这是由19世纪 意大利 经济学家 帕累托 提出的。其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。比如，是那20%的客户给你带来了80%的业绩，可能创造了80%的利润，世界上80%的财富是被20%的人掌握着，世界上80%的人只分享了20%的财富。因此，要把注意力放在20%的关键事情上

 

　　根据这一原则，我们应当对要做的事情分清轻重缓急，进行如下的排序：

 

　　A 重要且紧急（比如救火、抢险等）——必须立刻做。

 

　　

 

B 紧急但不重要（比如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你、有人突然打电话请你吃饭等）——只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则。其实，许多看似很紧急的事，拖一拖，甚至不办，也无关大局。

 

　　C 重要但不紧急（比如学习、做计划、与人谈心、体检等）——只要是没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。
　　D 既不紧急也不重要（比如娱乐、消遣等事情）——有闲工夫再说。

 

金律一:要和你的价值观相吻合

　　你一定要确立个人的价值观，假如价值观不明确，你就很难知道什么对你最重要，当你价值观不明确，时间分配一定不好。时间管理的重点不在于管理时间，而在于如何分配时间。你永远没有时间做每件事，但你永远有时间做对你来说最重要的事。

金律二:设立明确的目标

　　成功等于目标，时间管理的目的是让你在最短时间内实现更多你想要实现的目标;你必须把今年度4到10个目标写出来，找出一个核心目标，并依次排列重要性，然后依照你的目标设定一些详细的计划，你的关键就是依照计划进行。

金律三:改变你的想法

　　美国 心理学 之父 威廉·詹姆士 对时间行为学的研究发现这样两种对待时间的态度:“这件工作必须完成它实在讨厌，所以我能拖便尽量拖”和“这不是件令人愉快的工作，但它必须完成，所以我得马上动手，好让自己能早些摆脱它”。当你有了 动机 ，迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整个习惯，只需强迫自己现在就去做你所拖延的某件率。然后，从明早开始，每天都从你的time list中选出最不想做的事情先做。“

金律四:遵循20比80定律

　　生活中肯定会有一些突发困扰和迫不及待要解决的问题，如果你发现自己天天都在处理这些事情，那表示你的时间管理并不理想。成功者花最多时间在做最重要，而不是最紧急的事情上，然而一般人都是做紧急但不重要的事。

金律五:安排“不被干扰”时间

　　每天至少要有半小时到一小时的“不被干扰”时间。假如你能有一个小时完全不受任何人干扰，把自己关在自己的空间里面思考或者工作，这一个小时可以抵过你一天单位时间的工作量，甚至有时候这一小时比你3天工作的效率还要好。

金律六:严格规定完成期限

　　巴金森(c-NoarthcoteParkinson)在其所著的《巴金森法则》(Parkinsons Law)中，.写下这段话:“你有多少时间完成工作,工作就会自动变成需要那么多时间。”如果你有一整天的时间可以做某项工作，你就会花一天的时间去做它。而如果你只有一小时的时间可以做这项工作，你就会更迅速有效地在一小时内做完它。

金律七:做好时间日志

　　你花了多少时间在做哪些事情，把它详细地记录下来，早上出门(包括洗漱、换衣、早餐等)花了多少时间，搭车花了多少时间，出去 拜访 客户 花了多少时间……把每天花的时间一一记录下来，你会清晰地发现浪费了哪些时间。这和 记账 是一个道理。当你找到浪费时间的根源，你才有办法改变。

金律八:理解时间大于金钱

　　用你的金钱去换取别人的成功经验，一定要抓住一切机会向顶尖人士学习。仔细选择你接触的对象，因为这会节省你很多时间。假设与一个成功者在一起，他花了40年时间成功，你跟10个这样的人交往，你不是就浓缩了400年的经验?

金律九:学会列清单

　　把自己要做的每一件事情都写下来，这样做首先能让你随时都明确自己手头上的任务。不要轻信自己可以用脑子把每件事情都记住，而当你看到自己长长的list时，也会产生紧迫感。

金律十:同一类的事情最好一次把它做完

　　假如你在做纸上作业，那段时间都做纸上作业；假如你是在思考，用一段时间只作思考；打电话的话，最好把电话累积到某一时间一次把它打完。当你重复做一件事情时，你会熟能生巧，效率一定会提高。

金律十一:每1分钟每1秒做最有效率的事情

　　你必须思考一下要做好一份工作，到底哪几件事情是对你最有效率的，列下来，分配时间把它做好。(始终直瞄靶心一绩效(司晋升)

 

 

编辑本段13种时间管理方法

　　13种时间管理的方法

 

　　1、有计划地使用时间。不会计划时间的人，等于计划失败。

 

　　2、目标明确。目标要具体、具有可实现性。

 

　　3、将要做的事情根据优先程度分先后顺序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，应当享有优先权。因此要善于区分这20%的有价值的事情，然后根据价值大小，分配时间。

 

　　4、将一天从早到晚要做的事情进行罗列。

 

　　5、要具有灵活性。一般来说，只将时间的50%计划好，其余的50%应当属于灵活时间，用来应对各种打扰和无法预期的事情。

 

　　6、遵循你的生物钟。你办事效率最佳的时间是什么时候？将优先办的事情放在最佳时间里。

 

　　7、做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果；把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果，然后才考虑效率。

 

　　Focus first on effectiveness (identifying what is the right thing to do), then concentrate on efficiency (doing it right).

 

　　8、区分紧急事务与重要事务。紧急事往往是短期性的，重要事往往是长期性的。给所有罗列出来的事情定一个完成期限。

 

　　9、对所有没有意义的事情采用有意忽略的技巧。将罗列的事情中没有任何意义的事情删除掉。

 

　　10、不要想成为完美主义者。不要追求完美，而要追求办事效果。

 

　　11、 巧妙地拖延。如果一件事情，你不想做，可以将这件事情细分为很小的部分，只做其中一个小的部分就可以了，或者对其中最主要的部分最多花费15分钟时间去做。

 

　　12、学会说"不"。一旦确定了哪些事情是重要的，对那些不重要的事情就应当说"不"。

 

　　13、奖赏自己。即使一个小小的成功，也应该庆祝一下。可以事先给自己许下一个奖赏诺言，事情成功之后一定要履行诺言。

^{时间管理的原则}
　　一.设立明确的目标

 

　　时间管理的目的是让你在最短时间内实现更多你想要实现的目标。把今年度的4到10个目标写出来，找出一个核心目标，并依次排列重要性，然后依照你的目标设定详细的计划，并依照计划进行。

 

　　二.学会列清单

 

　　把自己所要做的每一件事情都写下来，列一张总清单，这样做能让你随时都明确自己手头上的任务。在列好清单的基础上进行目标切割。

 

　　1.将年度目标切割成季度目标，列出清单，每一季度要做哪一些事情；

 

　　2.将季度目标切割成月目标，并在每月初重新再列一遍，遇到有突发事件而更改目标的情形时及时调整过来；

 

　　3.每一个星期天，把下周要完成的每件事列出来；

 

　　4.每天晚上把第二天要做的事情列出来。

 

　　三.做好“时间日志”

 

　　你花了多少时间在哪些事情，把它详细地，记录下来，每天从刷牙开始，洗澡，早上穿衣花了多少时间，早上搭车的时间，平上出去拜访客户的时间，把每天花的时间一一记录下来，做了哪些事，你会发现浪费了哪些时间。当你找到浪费时间的根源，你才有办法改变。

 

　　四.制订有效的计划。

 

　　绝大多数难题都是由未经认真思考虑的行动引起的。在制订有效的计划中每花费1小时，在实施计划中就可能节省3-4小时，并会得到更好的结果。如果你没有认真作计划，那么实际上你正计划着失败。

 

　　五.遵循20:80定律

 

　　用你80%的时间来做20%最重要的事情。生活中肯定会有一些突发困扰和迫不及待要解决的问题，如果你发现自己天天都在处理这些事情，那表示你的时间管理并不理想。一定要了解，对你来说，哪些事情是最重要的，是最有生产力的。成功者往往花最多时间在做最重要但不是最紧急的事情，而一般人往往将紧急但不重要的事放在第一位。因此，必须学会如何把重要的事情变得紧急。

 

　　六.安排“不被干扰”时间

 

　　假如你每天能有一个小时完全不受任何人干扰地思考一些事情，或是做一些你认为最重要的事情，这一个小时可以抵过你一天的工作效率，甚至可能比三天的工作效率还要好。

 

　　七.确立个人的价值观

 

　　假如价值观不明确，就很难知道什么对你是最重要的，当你的价值观不明确时，就无法做到合理地分配时间。时间管理的重点不在管理时间，而在于如何分配时间。你永远没有时间做每件事，但永远有时间做对你来说最重要的事。

 

　　八.严格规定完成期限

 

　　巴金森(C.Noarthcote Parkinson)在其所著的《巴金森法则》中写下这段话“你有多少时间完成工作，工作就会自动变成需要那么多时间。”如果你有一整天的时间可以做某项工作，你就会花一天的时间去做它。而如果你只有一小时的时间可以做这项工作，你就会更迅速有效地在一小时内做完它。

 

　　九.学会充分授权

 

　　列出你目前生活中所有觉得可以授权的事情，把它们写下来，找适当的人来授权。

 

　　十.同-类的事情最好一次做完

 

　　假如你在做纸上作业，那段时间都做纸上作业；假如你是在思考，用一段时间只作思考；打电话的话，最好把电话累积到某一时间一次把它打完。

 

　　当你重复做一件事情时，你会熟能生巧，效率一定会提高。

 

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