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在使用 POP3 （POP3:用来从 Internet 电子邮件服务器检索电子邮件的常用协议。） 电子邮件帐户 （电子邮件帐户:Outlook 用来连接电子邮件服务的服务器名称、用户名、密码和电子邮件地址。用户在 Outlook 中利用管理员或 Internet 服务提供商 (ISP) 提供的信息创建电子邮件帐户。）时，可以选择下载 邮件头 （邮件头:下载到您计算机上的摘要信息，以决定是否从服务器下载、复制或删除完整的邮件。邮件头包括以下字段:“主题”、“发件人”、“接收时间”、“重要性”、“附件”和“大小”。）或整个邮件（包括附件）。邮件一经从电子邮件服务器上下载，默认设置就将从电子邮件服务器上删除该邮件，以释放 Internet 服务提供商 (ISP) （ISP:一种以提供 Internet 接入，使用诸如电子邮件、聊天室或万维网为业的企业。有些 ISP 是跨国的，在许多地方提供接入服务，而其他服务商则局限在一个特定地区内。） 所分配的电子邮件帐户的空间。
如果收到大的电子邮件，则首先只从 POP3 邮件服务器下载邮件头非常有用。可以根据邮件头中的信息有选择地只下载所需的项目。例如，当在旅途中使用便携电脑时，您可能使用低速连接并且不希望下载大的邮件或附件。因此，只下载邮件头是有用的。
本文假设您已经将您的 POP3 电子邮件帐户添加到 Microsoft Outlook 中。有关添加电子邮件帐户的详细信息，请在 “请参阅”部分中查找相关链接。
您要做什么？

下载邮件头

电子邮件头不包含邮件正文。您可以选择只下载所有邮件的邮件头，然后选择一些邮件以立即下载。通过下载邮件头以及只下载所需的邮件，可以减少连接时间。在下载邮件头之后，您可以选择要从电子邮件服务器中下载或删除哪些邮件（如果有）。
  • 手动下载邮件头
    • 在“工具”菜单上，指向“发送和接收”，再指向该帐户，然后单击“下载此文件夹中的邮件头”。
  • 自动下载邮件头
  1. 在“工具”菜单上，指向“发送和接收”，再指向“发送/接收设置”，然后单击“定义发送/接收组”。
  2. 在“组名称”下，选择包含您的 POP3 帐户的组。
注释 如果尚未创建任何自定义的发送/接收组，请选择 “所有帐户”组。
  1. 单击“编辑”。
  2. 在“文件夹选项”下，选择“仅下载邮件头”。
注释 如果在一个发送/接收组中有多个帐户，并且对于某些帐户，您希望完整下载项目，而对于其他一些帐户，您希望只下载邮件头，则请另外创建一个发送/接收组。在其中一个发送/接收组中，包含您只希望下载邮件头的所有帐户。在另一个发送/接收组中，包含您希望完整下载所有项目的帐户。
当您下载邮件头时， 邮件头指示器 将出现在邮件列表的旁边。
邮件头

标记要下载或删除的邮件

下载邮件头以后，可以对各邮件头执行下列操作之一：
  • 标记要从电子邮件服务器中下载和删除的邮件。
  • 标记要复制（并且在服务器上保留副本）的邮件。
  • 从服务器中删除邮件，而不下载它。
当您下载邮件时，默认情况下会从电子邮件服务器中删除它们。当您复制邮件时，邮件副本将下载到您的计算机中，并且邮件还保留在服务器上，这样您还可以从另一台计算机下载邮件。当您在 Outlook 中删除邮件时，这些副本会同时从您的计算机和服务器中删除。
  • 标记要在邮件服务器上下载和删除的邮件的邮件头
    • 在“收件箱”中，右键单击邮件头，然后单击快捷菜单上的“标记为拟下载”。
在标记了邮件头以下载邮件之后，将显示一个图标。该图标指示，下次发生发送/接收操作时，将从邮件服务器中下载和删除邮件。
  • 标记要从服务器中复制的邮件的邮件头
    • 在“收件箱”中，右键单击邮件头，然后单击快捷菜单上的“标记为拟下载邮件副本”。
下载邮件副本
在标记邮件头以下载邮件副本之后，将显示 标记为拟下载邮件副本 图标。
该图标指示，下次发生发送/接收操作时，将向您的计算机下载该电子邮件的副本。
要下载的邮件
  • 标记要在邮件服务器上删除的邮件的邮件头
    • 在“收件箱”中，单击要删除的项目，然后按 Delete。将显示一个红色 X，并且邮件头的第一行显示为带删除线的文本。
注释 可以在单击邮件的同时按住 Ctrl 来选择多个要删除的项目，然后单击“删除”。
注释 如果将某个邮件头移至其他文件夹（例如，手动或者使用规则移动它），然后标记该邮件头，则在单击 “处理已标记的邮件头”时，不会处理该邮件头，而只处理 “收件箱”中的邮件头。

下载邮件

请执行下列操作之一：
  • 手动收取新邮件
    • 在“工具”菜单上，指向“发送和接收”，再指向该帐户，然后单击“收件箱”。
  • 自动收取新邮件
  1. 在“工具”菜单上，指向“发送和接收”，再指向“发送/接收设置”，然后单击“定义发送/接收组”。
  2. 在“组名称”下，选择包含您的 POP3 电子邮件帐户的组，再在“组名称 的设置”下选中“安排自动发送/接收的时间间隔为 n 分钟”复选框，然后键入一个 1 到 1440 之间的数字。
注释 如果尚未创建任何自定义的发送/接收组，请选择 “所有帐户”组。
将根据您选择的安排检查您的 POP3 电子邮件服务器并下载新邮件。
默认情况下，当添加 POP3 电子邮件帐户时，Outlook 将下载整个项目（包括附件），然后从服务器中删除该项目。如果将此设置更改为仅下载邮件头，则可以重新切换为下载整个项目。
  1. 在“工具”菜单上，指向“发送和接收”，再指向“发送/接收设置”，然后单击“定义发送/接收组”。
  2. 在“组名称”下，选择包含您的 POP3 电子邮件帐户的组。
注释 如果还未创建任何自定义的发送/接收组，请选择 “所有帐户”组。
  1. 单击“编辑”。
  2. 在“文件夹选项”下，选择“下载包含附件在内的整个邮件”。

在电子邮件服务器上删除邮件

默认情况下，在从 POP3 电子邮件服务器中下载邮件之后，将从服务器中删除该邮件。但如果您只下载邮件头，或者如果您已经启用了 “在服务器上保留邮件的副本”选项，则将在邮件服务器上保留该邮件。
有关 “在服务器上保留邮件的副本”选项的详细信息，请参阅 “请参阅”部分中的链接。
无需下载邮件，即可将其从服务器中删除。您可以标记要从电子邮件服务器中删除的邮件的邮件头。当您意识到系统只需根据您对邮件头的审阅即可删除电子邮件时，这一点很有用。本文中的 标记要下载或删除的邮件部分说明了如何将邮件头标记为删除。
在将邮件头标记为删除后，请执行以下操作：
  1. 从本地计算机和服务器上删除邮件
  • 在“收件箱”中，单击要删除的项目，然后按 Delete。将显示一个红色 X，并且邮件头的第一行显示为带删除线的文本。
注释 可以在单击项目的同时按住 Ctrl 来选择多个要删除的项目，然后单击“删除”。
  1. 在“工具”菜单上，指向“发送和接收”，再指向该帐户，然后单击“处理已标记的邮件头”。
在删除邮件头后，该邮件头会从本地计算机中删除，并且会从邮件服务器中删除整个邮件。因此，您所使用的任何其他计算机或配置文件将无法从电子邮件服务器上检索到它们。
注释 如果将某个邮件头移至其他文件夹（手动或者使用规则移动它），然后标记该邮件头，则在单击 “处理已标记的邮件头”时，不会处理该邮件头，而只处理 “收件箱”中的邮件头。