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日常中做外贸的小伙伴经常会被问到这样的问题,是否有文件随机!随机,难道是概率论中的随机事件?
随机文件是什么意思?
这里所说的“机”是指飞机,随机可以简单解释为“随飞机一起……”,随机文件就是“随飞机一起带走的文件”。
什么文件呢?
即某票空运货物的、国外收货人或其他相关方所需要的、随货物一起飞到国外的文件。
人话就是当一票货物空运出口时,国外清关或其他用途所需要的、随同货物一起装上飞机运走的文件 Documents With Air Shipment。
随机文件通常有哪些?
最常见的是发票Invoice及装箱单Packing List。中东会需要有原产地证CO即Certificate of Origin、其他的比如质量证书Certificate of Quality、卫生证书Hygiene Certificate等看情况而定,当然主要看客户的清关需求!
当然,主航空运单MAWB,Master Airway Bill肯定要随机。货物出分单时还有HAWB,House Airway Bill,以及载货清单Manifest随货一起等,航空主运单是每一票空运货都必随机的文件,因为航空运单是承运人与托运人之间签订的运输契约,也是承运人或其代理人签发的货物收据。
随机文件的用途有哪些?
第一、目的港清关用,通常发票、箱单、CO等都是用于目的机场的清关。而CO主要是用于申请关税减免或优惠。
南美洲国家通常都必须要有正本的发票箱单随机,非洲也是最好正本随货,欧洲部分国家有需要随机以方便卡车中转,亚洲北美洲以及大洋洲则相对宽松。
如果随机发票箱单在运输途中丢失,通常需要重新快递寄送,或提供电子档让客人自行打印彩打。
二、便于机场货站分货
比如分单、分舱单等,因为起运港consolidation货物,到了目的港必须根据分单/分舱单,把不同批、不同票、不同收货人的货物分开,再分别通知收货人或分别清关、分别提货送货等。
第三、避免耽误客户清关
因为航空运输速度很快,尤其是直达航班,如果通过国际快递邮寄清关文件的话,容易出现“货等单”——货物到了,可是清关文件(发票、箱单、CO等)还没到,从而耽误客户清关。
随机文件用英语怎么说?
通常是Documents with air shipment或Paperwork with air shipment。
也有Documents with air flight或Paperwork with air flight或attached file with air shipment等其他说法
其实Documents with air shipment或Paperwork with air shipment就OK.不必拘泥于形式。
注意事项
(1)随机文件主要用于目的港清关。目的地进口清关跟国内起运地出口报关没有关系,不能把客户要的清关文件和我们的出口报关文件混淆。有时候报关的箱单发票和随机的箱单发票不一样,尤其是金额,这时候更要留心。
(2)如果有随机文件,一般是货主shipper把报关文件和随机文件一起用快递寄给货代,或者司机去提货时让司机顺便带给货代。此时一定要跟司机交代清楚报关文件和清关文件,以免造成后续的麻烦。
(3)货代用报关文件进行出口报关,随机文件跟航空运单、舱单等一起随到目的港,目的地客人或清关代理拿到随机文件就可以清关了。由于文件和货物同时到达,所以不会出现“货等单”的问题。
(4)随机的箱单和发票等文件,有的目的地只需要复印件,不要求一定正本。但有的国家如南美的一些国家必须要正本,复印件或扫描件不行。请务必提前和客人确认清楚所需要的清关资料形式。
(5)货主shipper提供的目的港清关文件,可以让航空公司携带,但这不在航空公司的承运范围之内,如果弄丢失了,航空公司是不负责的。因此,如果有CO等比较重要的文件,可选择通过国际快递寄给客人。