项目管理系列之沟通的艺术(续下)

  接上文

    想出尽可能多的主意。努力追求数量有助于产生好的、高质量的主意。想出的主意越多，就越有可能从这些粗泛的想法中找到真正想要的东西。

    建立和完善所提出的思想。当参与者倾听别人的想法时，会发现自己的思路也在拓展，从而更容易想出新的主意，也有助于完善已经提出的主意。这样讨论小组可以避免在一味追求全新主意的过程中所可能产生的思想僵化。

    头脑风暴法是一种运用广泛的创造性思维开发工具，因而在项目管理的环境、问题理解和项目方案设计的过程中能够发挥很大的作用。

    当然，使用任何方法都需要灵活运用，头脑风暴法也不是万能的。

    举一个例子, 我组里增加了几个新同事，都是来公司不久的新员工，他们是将来编码开发阶段的主要力量，需要尽快熟悉项目规范和开发技术。我自己的工作比较紧，带不过来，于是让一个有一定经验、信的过的组员A带他们边学边做。一个星期下来，到该汇报进度的时候，我看了看他们的工作成果，基本还不错，就是有几个地方概念不清，思路不明确。于是叫他们来讨论了一下，果然对一些需求认识上有误解。我觉得可能是A传达的有差异，于是只肯定了他们的工作，当时并没表示异议。事后跟A确认了一下，果然是A对此问题理解不够。最终我还是给A详细解释清楚，让他重新跟其他几人去讲明白。同时，另一个组的一个新员工，因为负责的工作与本组有交叉，却经常到我们组来讨论问题。仔细一看，原来他的“师傅”在组里不够权威，他按照“师傅”的思路设计，却经常被“师傅的师傅”即组长否定掉。弄到最后他不知该听谁的好，最后反而从我们组得到的结果更加确切。于是他看上去几乎成了我们组的成员。自己分析，问题就出现在讨论沟通的方式。头脑风暴式的讨论虽然能够加深印象，但在业务比较复杂，周期较长，人员素质不均的项目组内部未必来得合适。从某种意义上说，无论使用那种方式沟通，建立有效的沟通机制比问题的解决更加有助于发展的持续性。没有规矩，不成方圆，这个道理同样适用于分析和设计过程中的内部沟通。

    保证团队有效沟通的6点措施：

    1.有效的沟通者：项目经理必须意识到沟通是双向的，鼓励反馈和达成一致；

    2.联络员：项目经理必须将人们结合起来，建立关系，建立正式和非正式沟通渠道；

    3.避免沟通阻断器：项目经理尽量不要说，“绝对没用”、“老板不喜欢”、“现实一点”；

    4.紧密矩阵结构：尽量采用集中办公，减少干扰，增加沟通；

    5.作战室：让项目团队成员可以看到项目的最新状态；

    6.有效的会议：对于会议必须进行计划、准备和贯彻。

    沟通管理不单单是针对项目组内部成员的，与客户之间恰当的沟通也是有效避免“意外”产生的重要手段。在项目启动之前要通过沟通弄清楚客户的真正需求是什么，在项目过程中，通过沟通让程序员直接倾听用户对自己工作的意见。

    在理解项目外部客观环境的基础上，项目团队应该对项目产生的原因和存在的价值进行深入地分析和探讨：产生项目最主要的原因和驱动因素是什么？项目的价值在哪里？这些都需要在与客户以及相关人员的沟通过程中慢慢体会和挖掘出来。需求是产生项目最主要的原因和驱动因素。在项目客户关系管理中的重点就是管理客户的需求。随着科学技术的日新月异，客户需求日益呈现出多样性、不确定性和个性化的特点。和过去订单-交付的模式明显不同，在现在的项目管理过程中客户和项目团队之间具有很强的互动性，项目团队在进行管理的过程中更加依靠客户的支持和帮助。对客户沟通管理的好坏，常常导致项目最终的成败。

    客户的要求往往是多方面、不确定的，需要项目团队通过沟通去分析和引导。由于项目往往涉及的都是缺乏先例的新产品或新服务，所以常常会碰到这种情况：具有某种需求的客户很少能对自己需要的新产品形成非常精确的描述。具体地说，项目团队在收集客户需求时会发现，当客户站在项目团队面前时，他们往往已经对项目产品有了极大的兴趣，能够对自己所期待项目产品的功能有一些描述。但由于客户不熟悉技术，并且对自己的需求认识模糊，因此仍然不知道他们需要的项目产品在项目交付后应该具有什么样的特征。在这种情况下，管理客户需求要注意的重点不是如何去无条件地满足客户的需求，而是通过讨论和与客户沟通对客户的需求做出最精确的定义，根据定义出来的需求然后再制定项目的目标和项目产品的功能特性。

    项目团队要想准确地把握客户需求，就需要增强与客户的沟通，首先要做的就是对客户的需求做出定义。项目中定义客户的需求就是通过项目双方在项目的设计阶段进行沟通，对客户所期望的项目产品希望具备的用途、功能、或潜在的需求进行逐渐发掘，将客户心里的模糊需求认识以精确的方式描述并展示出来的过程。

    合理地定义客户需求，明确项目范围，是实施项目管理面临的首要问题。一般情况下，项目产品能否为客户接受取决于客户的需求和产品特性的结合程度，所以对于项目经理和项目团队来说，项目设计中关键的一个部分就是调查和掌握客户的真实需求，按照客户的需求来对产品的功能进行组合设计，提供给客户一件最适合他们的产品。在启动一个新的项目的时候，项目经理必须牢记的一点是，在项目管理的环境中，项目质量的概念是围绕满足客户的需求而产生的，而客户的需求是在项目经理与客户不断的沟通当中达成的一个共识。

    做项目就需要与客户接触，就会出现一些正式和非正式的谈判。双方都会为自己方的利益而进行讨价还价。与客户之间搞好沟通，是项目进展是否顺利的一个条件。沟通中有许多的策略在平时的实际工作中可以使用，目的不是坑害别人，而是为了更好地完成项目，达到双方事先确定的目标，而采用的一些艺术手段而已。

    良好沟通是项目顺利进行的关键。沟通在何时何地都是非常重要的。保证沟通的顺畅，在项目管理中是非常关键的一环。在项目初期，没有相关经验的客户通常是随着项目的深入在逐渐成长，他对自己需求的描述也在由模糊而逐渐清晰。和客户保持随时随地的沟通，帮助他或者促进他对项目形成合理的预期，可以确保双方是在沿同一个方向前进。就象在网上流行的一句话：理想中的项目是存在的，我们要做的只是帮助客户找到他。

本文转自Aicken(李鸣)博客园博客，原文链接：http://www.cnblogs.com/isline/archive/2009/12/30/1635922.html，如需转载请自行联系原作者