随着电脑的应用和普及,电脑化办公已经成为了我们日常工作的常态。然而,当我们不能合理处理好电脑办公中的一些事宜,那么只会让我们陷入无尽的忙碌中。总是觉得工作做不完,常常需要加班;经常弄得自己手忙脚乱,急得似热锅上的蚂蚁一般。那就让我们长话短说,废话少说,直奔主题吧!
相信大家在职场中混迹多年,应该还记得培训中提到的5S吧!整理、整顿、清扫、清洁和素养,这是日本企业推行的生产管理手法,其实对于提高我们的办公室的办公效率也还是有一定的借鉴意义的。
整理篇
办公桌,一个每天花费比我们和床打交道的时间还要多的地方,一个每天我们一到公司就会见到的地方。她不仅仅是我们自己的私人领地,神圣不容他人侵犯;更是我们的脸面,使我们向同事、领导展示我们工作状态和精神风貌的地方。因此,各位同事们,你们怎么能容忍您的办公桌一片狼藉,上面堆放着各式书籍,各类文件、各种零食、各样装饰。还望各位美女和帅哥们能抽出打理自己形象时间的10%来打理下您的办公桌,从而告别每天到处找东西,四处寻物的尴尬。
文件夹,这里为了避免出现歧义,特在此说明下。我们用来存放各种办公流程单,各类票据的文件夹定义为实体文件夹;用来存放在电脑的文件、图像、表格、数据等称为电脑文件夹。对于实体文件夹,我们需要坚持分类、保管、取出、还原、丢弃这几个原则。对于电脑文件夹,我们需要做到合理分类(根据自己的使用习惯、工作需要、使用频率等对各类数据合理分开存储)、合理命名(通过文件夹就能让自己明白该处放的是什么)、合理存储(重要的文件一定不要放在系统盘,即C盘)、实时整理(对于那些经常需要数据变动的文件夹经常整理,剔除多余数据)、定期清除(每隔一段时间删除一些不必要的文件,保证硬盘容量)。
电脑,不管各位是用的台式机还是笔记本,请不要当屏幕已经糊了厚厚的一层灰尘,每次都要瞪大眼睛去看,费力去猜屏幕污点下面的字是什么的时候;鼠标点起来已经非常费力了,反应也迟钝得像八十岁的老汉的时候;都还不愿意去清理。这些都间接地影响了工作效率。
心态篇
不要一个都不少。当大家每天开启电脑后,不要立刻就启动QQ、MSN、Skype等聊天工具。由于聊天对象与聊天内容的不可控制性,使用即时通讯软件是降低工作效率的罪魁祸首。有调查显示,使用即时通讯软件,工作效率会降低20%。因此请离开他们一段时间,试着专门做你手头上的工作。
记住上网的目的。本想查找工作资料,结果在网页上发现某部新电影出来了;再点进去,又在网页底端看到自己喜欢的明星跟某某又传出了绯闻……点着点着,就忘记自己要上网做什么了。因此,千万别把工作和娱乐放在一起,工作就好好工作,娱乐才能尽情地挥洒,控制对互联网新奇的诱惑吧。
充分利用等待时间。打开一个软件,电脑迟迟没有反应,于是坐在电脑旁干等;打开一个网页,迟迟显示不出来,又打开新的网页,又是一阵干等;要打印文件,发现打印机里排着队的文件有好多,只好继续等待……一天的工作中,光是耗在电脑上的等待时间就很可观,如果不充分利用这些等待间隙的话,那自己的工作时间只好额外延长了。因此,等不能解决问题,因为程序卡在那里了,动手检查一下吧,或者利用这段时间去处理下其他事情也不错。
磨刀不误砍柴工。工作之前,不做充分的计划、准备。行动之后,才发现要么是工具准备得不充分,只得停下工作再去找文件、资料;要么工作做到一半,才发现偏离了预定的方向,只得重新开始,前功尽弃。因此,说到底这还是习惯问题,请各位该看病的看病该抓药的抓药!
管理篇
电脑桌面要干净。请大家不要把各类文件和快捷方式摆满桌面,建议不要桌面超过十个图标,否则您又得满世界的找孩子了,所以请参照前面的整理篇处理。切记千万不要把重要的文件放在桌面上,否则一旦电脑当机文件丢失,您就只好奔流到海不复回!
适时保存文件。养成良好的使用办公软件的保存,否则一段电脑出现死机或则突然断电等异常情况,那请您到墙角去唱大不了一切从头再来吧!
电脑没有三头六臂。在同一时间,一个网页打不开,一个程序在等待,为了节约时间,就只好再打开其他网页。结果同一时间,十几个窗口同时打开着,电脑就变得“老态龙钟”,一动不动。什么都干不成。因此,做重要事情的时候,只做一件,不然过多的程序会让你分心,我理解你的心境,PC都已经双核了,不榨干真是浪费!可是这心态真是不好,受过伤的孩子,你懂的!
管理好邮箱和通讯录。想给客户或同事发个邮件,却记不得E-mail地址,于是在电子邮箱中一通乱找,却发现自己的邮箱早已被垃圾邮件搞得×××一片。想搜什么都变得很困难。再返回一堆堆名片中去找,这样就又陷入了恶性循环。因此,请平时花些时间把电子邮件分类,设置好邮件的过滤功能,维护好自己的通讯录。
清理系统垃圾。随着时间的推移,您会发现自己的电脑反应变得越来越慢,真是老牛推出越来越不给力啦。其实,当您在无尽的抱怨的时候,不如动手去清理下系统的垃圾,往往很多时候都是由于系统内残留了太多的垃圾拥塞了马路,导致交通拥挤的。所以大家可以定期使用360安全卫士、腾讯管家、金山卫士、鲁大师等软件清理下,立刻会让您重新体会到久违了的电脑如飞的感觉。
不要过分崇拜科技。想想无数先人,在握着毛笔,操着算盘的时代,照样能有条不紊的开展大量的工作,而且还能运筹帷幄,决胜千里。无数的案例告诉我们,成功的本质在于管理好人,而不是一味的依靠所谓的科技手段。请相信,人定胜天!最后处理事情的是人,而不是任何物品!
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