“我们为全校师生开通了 Office 365 邮件服务，并借助云平台，使学校在教学、科研、管理等方面有了显著提高，深受学生和老师的欢迎。我们计划进一步推进 Office 365 的应用，一方面把学校已经开发的平台更好地融入 Office 365，另一方面将 Office 365 的一些扩展应用深入到学校的各个领域，更好地发挥作用。”
——林丹明，副校长，汕头大学
汕头大学是 1981 年经国务院批准成立的广东省属“211 工程”重点建设综合性大学，是教育部、广东省、李嘉诚基金会三方共建的高等院校，也是全球唯一一所由私人基金会——李嘉诚基金会持续资助的公立大学。学校座落在海滨城市汕头的西北区，学校占地面积 1888.70 亩，建筑面积 43.52 万平方米。
学校秉承“建立自我、追求无我”的育人思想，坚持以学生为本，进行大学管理体制的改革和人才培养模式的创新。学校全面启动以国际化为导向的改革工程，聘请外籍人才担任执行校长、副校长、院长等职务，在课程、教学、资源管理及人事制度进行具典范意义的全方位教育改革探索，诸多改革经验已得到国家的肯定、支持和推广。汕头大学经过近三十年的努力，营造了一个培养跨世纪人才的良好环境，奠定了持续发展的良好基础。
汕头大学为了全面推进学校教育、教学及管理的信息化建设，提高学校教育信息化的应用水平，加强对现代教育技术手段进行教育教学的研究，在充分调研的基础上，结合最新发展趋势，采用了微软 Office 365 建立教育云服务，获得了学校师生的广泛好评。
应用背景
汕头大学很早就希望采用云服务来提高学校的协同办公、教务、教学等方面的应用，并解决现有的邮件系统存在的一些问题。
原有邮件系统功能和安全方面存在问题
汕头大学原先采用的是第三方邮件系统，在应用中存在以下几方面问题：
- 1. 系统功能落后，稳定性不好。
- 2. 安全性一般，垃圾邮件较多。
- 3. 邮箱容量受限，每人只有 100MB 或 500M 空间。
- 4. 与国外交流沟通的邮件经常被识别为垃圾邮件。
因此，汕头大学希望采用更先进、安全和稳定的邮件系统，并打通孤立系统间的障碍，实现统一的用户管理。
希望提高协同办公和资源分享的能力
随着国际化交流的日益增多和教学手段的多样化，汕头大学希望为教职员工提供完善一致的协作平台，使他们在日常工作中更容易共同工作和分享，改变单打独斗的个人工作方式。以下是几种常见的工作场景：
- 1. 行政部门安排会议，通过电话通知或邮件形式，通知与会者，缺乏时效性。
- 2. 招生办公室的老师在外出宣传和招生时，希望为潜在生源提供最新的学校资料，通常只能用U盘拷贝或放在网盘上共享，资料缺乏统一管理和及时更新。
- 3. 老师希望将教学资源分享给学生，采用五花八门的方法，不利于学生统一访问。
希望降低 IT 成本，减少运维压力
汕头大学在信息化建设中，升级和维护邮件系统，建立自己的协作共享平台，需要大量的投资，投入大量的人力物力。
- 1. 高昂的硬件、设备、软件和建立机房的基础设施成本。
- 2. 随着硬件更新和技术创新，不断需要对硬件和软件进行升级换代。
- 3. 需要庞大的运维管理团队，管理和维护各种应用系统，支撑学校上万教职员工和学生的应用。
因此，汕头大学希望在合理的预算控制范围内，采用先进的一体化应用平台，满足全方位的沟通、协作和共享需求，长期有效地降低IT投入，减少运维压力，提升全校师生的用户满意度。
解决方案
汕头大学网络与信息中心在经过大量市场调研的基础上，了解到微软 Office 365 的优势。在与微软进行沟通后，举行了多次研讨和培训，认为微软 Office 365 可以多方面满足学校的需求。
迁移到 Office 365 安全、稳健的邮件系统，与原有用户管理系统集成
Office 365 的 Exchange Online 可提供专业级的邮件、日历和联系人服务。用日历安排会议，可有效解决会议安排的沟通和时效性问题。
DLP 数据防泄漏、邮件策略和垃圾邮件过滤等功能，确保邮件系统的高度安全和稳定。此外，Office 365 运营环境强大的安全屏障，可有效阻止外部侵袭和盗用 IP 发送垃圾邮件，避免用户邮箱被误判为垃圾邮件地址。
超大的邮箱（每用户 50GB）和超大附件（150MB），结合 OneDrive 或 OneDrive for Business 提供的云附件，很好地解决了用户邮箱大小和附件大小受限的问题。
Office 365 良好的集成性，可将原有用户管理系统与 Office 365 的用户管理进行集成，帮助用户实现统一的账户管理和单点登录。
利用 OneDrive for Business 实现共享和协作
Office 365 提供 OneDrive for Business 网盘协作空间，每用户 1TB 的个人空间，以及团队协作的文档库共享，支持跨设备访问，可随时随地用 PC、MAC、智能手机、平板访问和编辑文档，并支持多人同时编辑和文档版本记录。
文档的共享极为简单方便，可轻松设置文档的只读或允许编辑权限，共享给内部人员。此外，也可支持外部人员匿名访问。
提供易于上手的日常应用和简单的管理运维方式
Office 365 开箱即用的特点，使用户能够迅速开始使用各种应用。只需要一个账号登录，就能在电脑或手机上访问邮箱、同步联系人和日历。将文档拖动到 OneDrive for Business 中，立即实现云端存储和共享。
Office 365 集中的管理界面，将日常维护所需的功能整合在一起，可以快速批量创建用户、停用或删除用户、指定授权、设置安全性，一个普通的 IT 人员就能完成各种复杂的管理工作。
此外，Office 365 提供 24x7 的客服支持，学校管理员可将运行中的问题提交，获得全方位的专业支持，极大地减少了运维的工作量。
优势与收益
随着 Office 365 邮件服务率先在汕头大学推广应用，以及师生逐渐对 OneDrive for Business 的了解，目前约有 1 万多用户开始使用 Office 365 邮件，约有 1500 教职员工和 8000 多学生下载安装了最新的 Office，取得了较好的反馈和经验，为汕头大学进一步挖掘和探索 Office 365 在教育行业的深入应用打下了良好的基础。
全员邮箱，充分满足国际化沟通和移动办公需求
汕头大学为全校师生以及已毕业的校友开通 Office 365 邮箱，在以下几方面获得较好的反馈：
- 1. 学生和外教最先认可了 Office 365 的邮件应用，因为它能够很好地满足移动沟通和国际化沟通的需要。学生还可以建立群组邮箱，了解班级或系里组织的活动。
- 2. 教学管理部门和老师逐步熟悉和掌握新的邮件系统后，发现它大大减少了垃圾邮件，并且提供了更大的邮箱和附件，支持各种移动设备。
- 3. 由于打通了原有的人员信息管理和 Office 365 账号管理，用一个账号即可访问所有应用，无论是从 IT 管理人员还是用户的角度，都获得一致好评。
提升协同办公和教学分享的效率
在协同办公和教学分享方面，汕头大学的老师们逐步体验到 Office 365 带来的好处：
- 1. 行政部门可通过日历安排会议并自动同步到与会者的手机，随时随地了解工作安排。改变会议日程，只需拖动日历中的时间，所有与会者在手机上可自动得到通知和日程变化。
- 2. 教务处可以在线发布教学意见调查表，学生在线填写，自动收集汇总，极大地提高了效率。
- 3. 招生办公室的老师在出差时，可以通过学校 SharePoint Online 文档库或 OneDrive for Business 中的文档、图片、视频，宣传本校的教学、生活、文化。这些资源可由学校统一管理，及时更新，并共享给学生和家长，以便更好地了解学校。
- 4. 老师们可以将教学资源上传到 OneDrive for Business 中，共享给学生，帮助学生课下学习。学生只需登录 Office 365，就能查看到不同任课老师共享的资源，还可以关注老师提供的内容更新，第一时间获得学习资料。强大的搜索能力，可以让学生或老师在 SharePoint Online 中搜索到所有学习资源。
降低硬件成本，减少运维压力
汕头大学采用 Office 365 后，在每年的 IT 投入上有了明显降低，并且运维压力也大幅降低。
- 1. 无需采购硬件、网络，无需建立机房。
- 2. 无需为服务器等硬件的更新换代再次投入。
- 3. 减少了IT运维团队的工作量，系统故障率大幅降低，用户投诉降低，用户满意度上升。
汕头大学对于 Office 365 的应用还在不断探索和深入，希望将 Office 365 扩展到学校的各个领域，更好地发挥作用。
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