复制表结构_EXCEL矩阵结构快速转PROJECT WBS结构之神操作

 前言

数据在EXCEL和PROJECT中的表现形式是不一样的,从专业的角度,EXCEL更善于分析数据,对数据进行运算处理,PROJECT更注重层次结构和逻辑分析,但是在进行计划管理时,经常会在两个软件之间进行切换,以充分利用各自的优点或长处.

如下表所示,我以一个最简单的事列,告诉大家EXCEL的矩阵结构如何轻松转到PROJECT中

这是一个标准的矩阵结构,非常方便进行统计,汇总,分析,并且占用较少的行数,但唯一的缺点就是层次不清晰,如果在PROJECT中应该是这个样子的:从属关系一目了然,每个WBS的时间和周期都非常清楚,并且可以进行展开和隐藏子任务.

但是如何转化呢?

 EXCEL转EXCEL

首先我们要想到数据透视表,这是一个好东西,可以通过字段拖拽快速生成你想要的报表

第一,选择数据区域,插入数据透视表

在弹出的对话框中可以选择数据透视表的位置,我们可以选择新工作表,确定.

然后弹出如下对话框:

我们可以依次勾选,或用鼠标拖动上面的字段到相应的区域

依次将各个WBS和任务拖拽到行区域,将开始和完成拖拽到值区域,如下图所示:

然后将开始和完成的计算方式改为

开始日期为最小值

结束日期为最大值

鼠标点击开始或完成右边的下列三角,在弹出的面板中选择值字段设置,如下图所示:

结果

选中数值,将格式改为日期格式:

最后的结果就是我们熟悉的格式了

结构已经搭建完毕,但是如何导入的PROJECT中呢,拷贝是个不错的方法

 EXCEL转Project

我们先复制数据到一个新表中,使之脱离数据透视表,不要复制表头和汇总

我们将任务和日期依次复制到PROJECT中,如下图所示:

但是,我们的层次结构怎么没了呢?不要着急,因为层次是不能直接导过来的,我们先回到EXCEL中研究一下刚才的结构,每一级都比上一级缩进了一个字符,根据这个我们就能知道每个任务的级别,再把这个级别复制到PROJECT中的大纲级别中就可以了.

 获得大纲级别

在EXCEL中获得每条任务的级别

Alt+f11打开VBA编辑器,输入以下代码,保证活动的窗口为刚才的数据表,并运行

Sub 缩进级别()

i = 1

Do While Cells(i, 1) <> ""

Cells(i, 4) = Cells(i, 1).IndentLevel + 1

i = i + 1

Loop

End Sub

在第四列生成了每个任务的级别代码

 导入大纲级别

在PROJECT中插入数字1字段,并把EXCEL中的级别复制过去,如下图所示:

在PROJECT中打开VBA

双击Thisproject(项目1),并写入下列代码:

Sub level()

Dim t As Task

For Each t In Tasks

t.OutlineLevel = t.Number1

Next

End Sub

运行结果如下:

内容有点长,其实操作的步骤非常简单,不妨试一下。

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