准备一些示例数据
本文中的操作方法部分提供了示例数据的表。 操作步骤使用示例表, 以帮助你了解聚合函数的工作原理。 如果愿意, 您可以选择将示例表添加到新的或现有的数据库中。
Access 提供了几种将这些示例表添加到数据库的方法。 你可以手动输入数据, 可以将每个表复制到一个电子表格程序 (如 Excel), 然后将工作表导入 Access, 也可以将数据粘贴到文本编辑器 (如记事本) 中, 然后从生成的文本文件中导入数据。
本部分中的步骤介绍如何在空白数据表中手动输入数据, 以及如何将示例表复制到电子表格程序, 然后将这些表导入 Access。 有关创建和导入文本数据的详细信息, 请参阅导入或链接文本文件中的数据一文。
本文中的操作步骤使用下表。 使用这些表创建示例数据:
"类别" 表:
类别
Dolls
游戏和测验题
艺术和组帧
视频游戏
dvd 和电影
模型和业余爱好
支
Products表:
产品名称价格类别
程序员操作图
$12.95
Dolls
使用 c # (适用于整个家人的棋盘游戏) 的乐趣
$15.85
游戏和测验题
关系数据库图表
$22.50
艺术和组帧
神奇计算机芯片 (500 件)
$32.65
游戏和测验题
访问! 游戏!
$22.95
游戏和测验题
计算机 Geeks 和 Mythical Creatures
$78.50
视频游戏
适用于计算机 Geeks 的练习 DVD!
$14.88
dvd 和电影
终极的飞行比萨饼
$36.75
支
外部5.25 英寸软盘驱动器 (1/4 扩展)
$65.00
模型和业余爱好
Bureaucrat 非操作图
$78.88
Dolls
Gloom
$53.33
视频游戏
构建自己的键盘
$77.95
模型和业余爱好
"订单" 表:
订单日期送货日期发货城市货运费用
11/14/2005
11/15/2005
Jakarta(雅加达)
$55.00
11/14/2005
11/15/2005
悉尼
$76.00
11/16/2005
11/17/2005
悉尼
$87.00
11/17/2005
11/18/2005
Jakarta(雅加达)
$43.00
11/17/2005
11/18/2005
巴黎
$105.00
11/17/2005
11/18/2005
Stuttgart
$112.00
11/18/2005
11/19/2005
维也纳
$215.00
11/19/2005
11/20/2005
迈阿密
$525.00
11/20/2005
11/21/2005
维也纳
$198.00
11/20/2005
11/21/2005
巴黎
$187.00
11/21/2005
11/22/2005
悉尼
$81.00
11/23/2005
11/24/2005
Jakarta(雅加达)
$92.00
"订单明细" 表:
订单 ID产品名称产品 ID单价数量Discount
1
构建自己的键盘
至
$77.95
9
5%
1
Bureaucrat 非操作图
2
$78.88
4
7.5%
2
适用于计算机 Geeks 的练习 DVD!
7
$14.88
6
第
2
神奇计算机芯片
4
$32.65
8
0
2
计算机 Geeks 和 Mythical Creatures
6
$78.50
4
0
3
访问! 游戏!
5
$22.95
5
15%
4
程序员操作图
1
$12.95
2
6%
4
终极的飞行比萨饼
8
$36.75
8
第
5
外部5.25 英寸软盘驱动器 (1/4 扩展)
9
$65.00
4
10%
6
关系数据库图表
3
$22.50
至
6.5%
7
Gloom
11
$53.33
6
8%
7
关系数据库图表
3
$22.50
4
9%
注意: 请记住, 在典型数据库中, "订单明细" 表仅包含产品 ID 字段, 而不包含 "产品名称" 字段。 示例表使用 "产品名称" 字段以使数据更易于阅读。
手动输入示例数据
在“创建”选项卡上的“表”组中，单击“表”。
Access 将新的空白表添加到数据库。
注意: 如果打开新的空白数据库，无需执行此步骤，但每次需将表添加到数据库时均需此步骤。
双击标题行中的第一个单元格, 然后在示例表中输入字段的名称。
默认情况下, Access 使用文本 "添加新字段" 表示标题行中的空白字段, 如下所示:
使用箭头键移动到下一个空白标题单元格, 然后键入第二个字段名称 (也可以按 tab 或双击新的单元格)。 重复此步骤, 直到输入所有字段名称。
在示例表中输入数据。
输入数据时，Access 会推断每个字段的数据类型。 如果您不熟悉关系数据库, 则应该为表中的每个字段设置特定的数据类型, 如数字、文本或日期/时间。 设置数据类型有助于确保输入准确的数据, 还有助于防止错误, 例如在计算中使用电话号码。 对于这些示例表, 应让 Access 推断数据类型。
输入完数据后, 单击 "保存"。
键盘快捷方式按 CTRL + S。
将显示“另存为”对话框。
在 "表名称" 框中, 输入示例表的名称, 然后单击"确定"。
使用每个示例表的名称, 因为 "操作方法" 部分中的查询使用这些名称。
重复这些步骤, 直到创建本部分开头列出的每个示例表。
如果不想手动输入数据, 请按照后续步骤将数据复制到电子表格文件, 然后将数据从电子表格文件导入到 Access 中。
创建示例工作表
启动电子表格程序并创建新的空白文件。 如果使用 Excel, 则默认情况下会创建一个新的空白工作簿。
复制上面提供的第一个示例表并将其粘贴到第一个工作表中, 从第一个单元格开始。
使用电子表格程序提供的方法重命名工作表。 为工作表指定与示例表相同的名称。 例如, 如果示例表的命名为 "类别", 请为工作表指定相同的名称。
重复步骤2和步骤 3, 将每个示例表复制到一个空白工作表, 然后重命名工作表。
注意: 您可能需要将工作表添加到电子表格文件。 有关执行该任务的信息, 请参阅电子表格程序的帮助。
将工作簿保存到计算机或网络上的方便位置，然后执行后续步骤。
基于工作表创建数据库表
在“外部数据”选项卡的“导入”组中，单击“Excel”。
-或-
单击“更多”，然后从列表中选择电子表格程序。
随即出现“获取外部数据-项目名称电子表格”对话框。
单击 "浏览", 打开您在前面的步骤中创建的电子表格文件, 然后单击"确定"。
将启动导入电子表格向导。
默认情况下, 向导将选择工作簿中的第一个工作表 ("客户" 工作表, 如果按照上一节中的步骤操作), 则工作表中的数据将显示在向导页的下半部分中。 单击“下一步”。
在向导的下一页上, 单击 "第一行包含列标题", 然后单击 "下一步"。
(可选) 在下一页上, 使用 "字段选项" 下的文本框和列表更改字段名称和数据类型, 或者从导入操作中省略字段。 否则，请单击“下一步”。
选中 "允许访问添加主键" 选项, 然后单击 "下一步"。
默认情况下，Access 向新表应用工作表的名称。 接受名称或输入其他名称, 然后单击 "完成"。
重复步骤1到步骤 7, 直到从工作簿中的每个工作表创建了一个表。
重命名主关键字字段
注意: 导入工作表后, access 会自动向每个表中添加一个主键列, 并且默认情况下, 名为 "ID" 的访问权限, 并将其设置为 "自动编号" 数据类型。 此项中的步骤介绍了如何重命名每个主键字段。 这样做有助于清楚地标识查询中的所有字段。
在导航窗格中, 右键单击您在前面的步骤中创建的每个表, 然后单击 "设计视图"。
对于每个表, 找到主关键字字段。 默认情况下, Access 将为每个字段ID命名。
在每个主关键字字段的 "字段名称" 列中, 添加表的名称。
例如, 您可以将 "类别" 表的 "ID" 字段重命名为 "类别 id", 将 "订单" 表的字段重命名为 "订单 id"。 对于 "订单明细" 表, 请将该字段重命名为 "详细信息 ID"。 对于 Products 表, 将字段重命名为 "产品 ID"。
保存所做的更改。
只要本文中显示了示例表, 这些表将包含主键字段, 并按照前面的步骤对字段进行了重命名。
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