word文档基本编辑功能_多人协同编辑一份Word文档用修订功能就对了

最新推荐文章于 2024-09-21 15:20:59 发布

羊小虞

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文章标签： word文档基本编辑功能

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在职场中我们难免会遇到需要与同事协同编辑一份文档的情况。那么如何清晰不混乱地协同编辑呢？

如下图所示，相信不少人在协同编辑文档时都是这样做的，用各种颜色的字和括号，写明自己想编辑的内容及要修改的点。一旦编辑的内容过多，整篇文档就像学生被老师画满大红叉的试卷，实在辣眼睛。

当需要一起编辑文档时，请使用【修订】功能，此功能能清楚地显示你对文档进行的内容删减等操作。下面给大家介绍文档的修订方法。

修订调查报告

审阅者在审阅文档时，如果需要对文档内容进行修改，建议先打开修订功能。打开修订功能后，文档中将会显示所有修改痕迹，以便文档作者查看审阅者对文档所做的修改。修订文档的具体操作步骤如下。 Step1：进入修订状态。打开“市场调查报告 .docx”文档，切换到【审阅】选项卡，在【修订】组中单击【修订】按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【修订】选项，如图所示。

Step2：在修订状态下编辑文档。系统自动进入修订状态，对文档中进行各:种编辑后，系统会在被编辑区域的边缘附近显示一条红线，该红线用于指示修订的位置，如图所示。

设置调查报告的修订显示状态

Word 2019 为修订提供了 4 种显示状态，分别是简单标记、所有标记、无标记、原始状态，在不同的状态下，修订以不同的形式进行显示。 • 简单标记：文档中显示为修改后的状态，会在编辑过的区域左边显示一条红线，这条红线表示附近区域有修订。 • 所有标记：在文档中显示所有修改痕迹。 • 无标记：文档中将隐藏所有修订标记，并显示为修改后的状态。 • 原始状态：文档中没有任何修订标记，并显示为修改前的状态，即以原始形式显示文档。默认情况下，Word 以简单标记显示修订内容，根据操作需要，用户可以随时更改修订的显示状态。为了便于查看文档中的修改情况，一般建议将修订的显示状态设置为所有标记，具体操作步骤如下。 Step1：选择【所有标记】选项。在“市场调查报告.docx”文档中的【修订】组的下拉列表中选择【所有标记】选项，如图所示。

Step2：查看对文档进行的修改。此时，用户可以非常清楚地看到对文档所做的所有修改，如图所示。

设置修订格式

文档处于修订状态时，对文档所做的编辑将以不同的标记或颜色进行区分显示。根据操作需要，用户还可以自定义设置这些标记或颜色，具体操作步骤如下。 Step1：打开【修订选项】对话框。打开任意文档，切换到【审阅】选项卡，在【修订】组中单击【功能扩展】按钮

，如图所示。

Step2：打开【高级修订选项】对话框。在打开的【修订选项】对话框中单击【高级选项】按钮，如图所示。

Step3：设置修改选项。在打开的【高级修订选项】对话框中，在各个选项区域中进行相应的设置，完成设置后单击【确定】按钮即可，如图所示。

在【高级修订选项】对话框中，其中【跟踪移动】复选框是针对段落的移动。当移动段落时，Word 会进行跟踪显示；【跟踪格式化】复选框是针对文字或段落格式的更改。当格式发生变化时，会在窗口右侧的标记区中显示格式变化的参数。

接受与拒绝修订

对文档进行修订后，文档作者可对修订做出接受或拒绝操作。若接受修订，则文档会保存为审阅者修改后的状态；若拒绝修订，则文档会保存为修改前的状态。根据个人操作需要，可以逐条接受或拒绝修订，也可以直接一次性接受或拒绝所有修订。 1. 逐条接受或拒绝修订如果要逐条接受或拒绝修订，可按下面的操作步骤实现。 Step1：拒绝修订。打开“旅游景区项目策划书 .docx”文档，将文本插入点定位在某条修订中，切换到【审阅】选项卡，若要拒绝，则单击【拒绝】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【拒绝更改】选项，如图所示。

Step2：查看下一条修订。当前修订即可被拒绝，同时修订标记消失，在【更改】组中单击【下一条】按钮，如图所示。

Step3：接受修订。 Word 将查找并选中下一条修订，若接受，则在【更改】组中单击【接受】按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【接受此修订】选项，如图所示。

Step4：查看接受修订后的效果。当前修订即可被接受，同时修订标记消失，如图所示。

Step5：完成文档中其他修订的处理。参照上述操作方法，对文档中的修订进行接受或拒绝操作即可，完成所有修订的接受 / 拒绝操作后，会弹出提示框进行提示，单击【确定】按钮即可，如图所示。

2. 接受或拒绝全部修订有时文档作者可能不需要逐一接受或拒绝修订，那么可以一次性接受或拒绝文档中的所有修订。 (1)接受所有修订。如果需要接受审阅者的全部修订，单击【接受】按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【接受所有修订】选项即可，如图所示。

(2)拒绝所有修订。如果需要拒绝审阅者的全部修订，单击【拒绝】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【拒绝所有修订】选项即可，如图所示。

以上这些图文内容摘自于恒图教育策划，北京大学出版社出版《Word/Excel/PPT 2019三合一完全自学教程》，在当当网、京东网等计算机类畅销书中名列前茅，受到众多读者的好评。

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