无论是在学校还是在企业,部分班干部或者员工都会需要收集信息,一般都是发一张统一的表格给大家填
这个时候就会出现一些小可爱搞事情了,数据的格式,五花八门
这对后期进行数据整理的人来说,非常麻烦,数据格式不统一,不便于进行统计,增加了不少工作量
不过!莫慌!Excel 数据验证功能,就能帮你解决这个令人头大的问题啦
我们根据下面这张表格来演示数据验证功能吧
注意:Excel这个功能在2013版之前是叫做 数据有效性 哦,
对于性别或者部门名称等需要固定内容的单元格,可以使用数据验证的【序列】条件
选中单元格,点击【数据】-【数据验证】-【设置】打开数据验证的窗口
将 验证条件 的 【允许】设置为【序列】,将【提供下拉箭头】打勾
在来源中写入允许填写的内容,不容选项之间要用英文的逗号隔开,比如【男,女】
设置完成之后,如果输入了其他内容,就会提示出错,无法输入啦
当需要填写身份证号的时候,经常会有人填差位数或者不小心多输入的
选中单元格,点击【数据】-【数据验证】-【设置】打开数据验证的窗口
将验证条件的【允许】设置为【文本长度】,【数据】设置为【等于】,【长度】设置为【18】
这样设置之后就如果输入的身份证号长度不是18位就会报错啦
每次出现数据格式样式最多的就是日期的格式了
由于Excel 只能识别 XXXX/XX/XX 和 XXXX-XX-XX 这两种日期格式,所以最好统一为这两种格式,方便数据统计
选中单元格,点击【数据】-【数据验证】-【设置】打开数据验证的窗口
验证条件的【允许】设置为【日期】,然后再添加允许输入的日期的范围
这样日期的格式就得到统一啦
在给单元格设置一系列规范的时候,可能填表的小伙伴不知道填写的规范
其实是可以通过给单元格添加提示信息来提示填写规范的
比如提示日期的格式,设置好日期的格式规范后,可以在【数据验证】窗口的【输入信息】输入提示信息
设置完成后,只要选中单元格,就会有提示信息啦
还能设置数据出错信息,比如身份证号输入错误的时候,给出提示
设置好单元格的文本长度之后,在【数据验证】窗口的【出错警告】输入错误信息
设置后,如果身份证号位数不对,就会给出错误提示啦
怎么样,数据验证功能是不是非常实用呢