在日常工作中,每到学期末或年末,学校或者单位都需要打印大批量的奖状、荣誉证书等,这些奖状中的文字内容主体大致相同,仅仅是其中的部分内容,比如姓名、奖项名称等不同,这时如果我们对每张奖状进行逐一修改再打印,会很耗时耗力且容易出错,其实我们可以通过word模板调用excel数据对奖状进行批量打印,这样做既快捷又不易出错,今天我们就来分享如何在word中批量打印奖状。
操作步骤:
第1步:创建获奖数据的excel表格文件
新建一个excel表格文件,工作表命名为“获奖名单”,在表格中输入奖状中需要变化的文字内容,比如姓名、奖项名称等等,如下图所示:
![2b5a3751926811c0b9530b95d8bb0ea3.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/1c78a441b6446dbfe3bf8898290aa288.jpeg)
创建获奖数据的excel表格
将新创建的电子表格命名为“获奖名单.xlsx”
![ad030f04d32898c5abbebefe73b28b46.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/dcf06215366bfccd21c9a05b56848585.jpeg)
获奖名单.xlsx
注意:这个电子表格主要用于存储奖状文字内容中,获奖者姓名和奖项名称等需要变化部分的具体内容,可以随时增加、删除、修改相关内容,每年都可以编辑后继续使用。
第2步:创建奖状模板word文档
在word中设计一张空白奖状,可以下载一张奖状图片,图片版式设置为“衬于文字下方”(注意,这里也可以在空白文档上直接编辑文字内容,然后打印到空白奖状上),在图片上插入文本框,输入需要打印的奖状文字内容,其中可以把姓名和奖项部分设置成不同的字体字号,如下图所示:
![9e9520a786f1154d142dc2f302663c9d.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/2935d5e41c805129ff4003b3c53d211e.jpeg)
创建奖状模板
将新创建的奖状模板命名为“奖状.docx”。
![3b2f74246cdc0fb21331fbefe7dda659.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/1c0d78121e4af901f4092a0e32831cf1.jpeg)
奖状.docx
第3步:将EXEL数据文件内容调入到 word文档
1、在 word 奖状模板文档中,单击“邮件”菜单——>选择开始邮件合并工具组中的“选择收件人”选项——>在下拉列表中选择“使用现有列表”选项,如下图所示。
![ff73d9ac02e76c856179651ca0c9772a.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/f2493d7488155639f20e153c56a901f4.jpeg)
选择邮件收件人
2、在打开的选择数据源对话框中,找到我们第一步创建的电子表格文件“奖状名单.xlsx作为数据源——>选择“打开”;
![2c3e955fa16a4912a1b252aa2e640340.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/d77ab66798bc5dcf509f3f9c3ccf205d.jpeg)
选择数据源表格文件
在弹出的“选择表格”对话框中,单击“获奖名单”工作表——>单击确定。
![ec2589e6335832a1dba1544d871fd16e.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/8f0a5020b4ff6aa63f70015afe15eae9.jpeg)
选择工作表
3、分别选择word中模板中的“姓名”和“奖项”区域——>然后单击“邮件”菜单——>选择编写和插入域工具组中的“插入合并域”选项,如下图;
![f9bb1bab3db00af4f085bcd348b55b28.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/83d413d7c70f007e87b8c40dd8f1807d.jpeg)
插入合并域
在弹出的“插入合并域”对话框中选择excel电子表格中相应的姓名和奖项字段——>单击“插入”,如下图所示;
![8077d933b65ed656db621533a76b1ca2.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/9c42e5d05d2ae95834d7fee296cb7175.jpeg)
插入姓名域
![90350aee78bce090913dfb28542e7133.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/d4e968484e98443d724224bde2dfdf31.jpeg)
插入奖项名称域
4、这时word文档奖状模板中的“姓名”位置变成了“《姓名》”,“奖项”位置变成了“《奖项》”,如下图所示(注意这里的姓名和奖项文字已经设置了不同的字体字号):
![2491bb5750c812e53c3eef5ee6dc57ed.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/8101a241dcae85a82716a8cde63f2d27.jpeg)
插入域后
5、单击“邮件”菜单——>单击“完成并合并”选项——>在下拉列表中选择“编辑单个文档”选项;
![d83cba1f64e3b6c195722c10395bc2b3.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/4711f04db6dbba3b46ae1ea1dc311611.jpeg)
完成并合并
在弹出的合并到新文档对话框中,合并记录选择“全部”——>单击“确定”,即可完成合并;
![33b8244d4b4f02b006507a5fce5b5c6f.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/85453b9dc625dc34fea2dade6410fe36.jpeg)
合并到新文档
第4步:批量打印
这时候word 将会打开一个新文档,文档中所有人的奖状都自动生成,奖状内容根据excel文档中的记录依次填入了不同的数据,如下图所示。
![2b2557b56dfc48af147b93849b8fa4d2.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/d26b4b59bb2051b6de32d1963e7d6d5c.jpeg)
自动生成新文档
现在就可以实现批量打印奖状了,如下图预览所示。
![4ce25497e16ae8f3504f23317603c2f9.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/9f746e0160bdf461df15aee1334b5f9d.jpeg)
批量打印全部奖状