修改分页靠回车、对齐靠换行的文档总是让人头大。
以下是正确的 Word 使用姿势。
一、封面
首先打开 word,新建一份空白文档后在首页插入1x4 的表格:
调整表格高度、对齐方式后输入文字,隐藏表格框线即可完成封面。不需要用回车空格,只需要修改表格高度即可完成位置调整。
隐藏框线:
可以插入图片:
二、自动多级列表
编辑文字要做到格式与内容分离,即所有的文字都应该有自己的样式,一种格式在文中不同位置的显示也需要一致(反面:全部正文样式,手打编号加粗设置大纲级别假装是标题)。
首先在编写正文之前根据要求定义好全文的样式如一、二、三级标题,正文等。有关样式可以参阅之前的文章:Word 排版基础 - 样式
需要注意,直接在样式中设置好正确的大纲级别:
定义好样式后输入大致的文档结构如下,此时勾选视图-导航窗格就能看到结构化的文章框架。
好处显而易见,甚至可以通过拖动改变文章结构:
下面是如何定义多级列表:
在列表中选择新建多级列表,对不同的级链接对应的样式,即将列表的级别和样式的级别绑定在一起了。
如果你的操作是正确的,此时样式预览的地方已经显示了列表的编号:
多级列表与样式绑定后,在导航处拖动修改文档结构,所有的编号都会自动更新,如果是手动输入的就需要一个个手动去修改,变一次改一次。注意下图中编号的自动更改:
三、为图和表设置题注
插入图片,设置对齐为居中+无缩进:
在图上右键,插入题注,选择标签为图(如果没有新建一个即可),在题注中输入图片标题:
一个图可以有多个题注,对于中英文题注可以再插入一个figure标签:
为了避免图和题注分在两页,图的段落设置为与下段同页:
多个图使用表格来对齐,完成后隐藏表格框线:
在编号中设置包含章节号可以实现"图1-1 xxx"类型的题注:
四、交叉引用
正文中“如图1-1所示”、“见表2”、“根据3.2.2章节方法”等中的图、表、章节号如果是手输的,一旦删了一张图或新添加了一张图,所有的引用部分也需要手动修改匹配(很多人怕麻烦都写的是见下图,不敢写见图1-1)。
插入-交叉引用,引用类型选择为要插入的类型比如图,右侧会自动列出所有的题注,设置好引用内容如只有标签和编号,点击插入即可:
如果在图1-1之前再插入一张图或增加一个章节,更新一下域代码(选中之后F9)图的题注和其引用都会自动更新:
五、目录
引用-目录-自定义目录,通过选项选择需要在目录中显示的标题级别:
通过修改更改每一级目录的样式,样式的设置与前面一样。
插入目录:
六、页眉、页脚、页码
Word 中的内部结构是按照节来分,每一节的页眉、页脚、页码和分栏是针对列而言。
首页和目录页插入分节符:
插入页码:选择从1开始,不链接到上一节:
一般而言,分节的时候封面单独一节,如果目录需要和正文的页码区分开(比如目录页码用罗马数字,正文阿拉伯数字)则目录单独一节,正文若干节,附录视情况单列或和正文一节。
七、表格 hack
封面和多图对齐的地方都是利用了表格,实际上表格可以实现一些比较麻烦的排版,多个图(实际是4x3的表格):
页眉也可以插入表格用于对齐:
公式的对齐:
公式的对齐主要在于公式自身居中而编号右对齐(需要用制表符),一般自己设置的话比较麻烦,可以用表格来实现。插入1x2的表格,调整大小,调整表格的对齐方式,输入公式,选中公式插入题注,将题注选中用鼠标移动到第二个单元格:
隐藏表格即可,另外这个表格复制到别处,刷新域代码后编号会自动更新。
八、自动化
上面的公式表格复制就可以方便的实现公式输入,但是每次都复制显然太麻烦了,Word 的自动图文集可以实现预定义块,方便多次重复输入。
选中公式所在的表格,插入-文档部件-自动图文集-将所选内容保存到自动图文集库:
下次要输入公式,只需要点一下自动图文集即可:
输入图文集的名称回车即可快速输入,注意编号是自增的:
图片和题注也可以放到表格,定义为自动图文集,这样就可以不用每次都手动插入题注了,设置好样式的表格也可以放进去,一劳永逸。
九、模板
将排版好的格式框架(包括封面、目录)保存为模板:
样式的快捷键可以保存到模板,这样通过快捷键就可以快速的设置样式(个人习惯 alt+x,x表示第x级标题,正文为 alt+0):
双击模板就会基于模板新建一个word,注意文件标题不再是模板标题,而是文档1(实际上每次新建word,word就会使用内建的normal.doxt新建一个文档)。模板的样式都可以直接使用。
使用模板的另一个好处是通过允许自动更新文档样式,实现修改一个模板的样式,更新所有基于该模板的文档样式,也可以将同一份文档链接到不同的模板上,通过切换模板实现文档样式快速切换。
总结而言就是:
定义样式,控制基准样式的作用范围,除非必要,不设置基准样式
定义多级列表,并将多级列表和样式链接起来
用表格将图、公式及其题注装起来,隐藏表格框线
使用自动图文集实现基块的快速插入
使用模板,并在模板中为样式指定快捷键
使用交叉引用而非手动输入
用分节符分割文档以控制页面布局、页眉页脚等属性
一点微小的贡献。