职场人最痛苦的莫过于写汇报材料了,本来就不多的头发还一薅一大把。每每年末或者遇到重大项目的时候,我都能听到我身边社畜的哀嚎。
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身在职场,大家都需要经常要跟领导汇报工作,但是如何汇报,汇报些什么内容,怎么下笔,相信很多人都只是凭着自己的感觉做的。
但最终还是换来了领导的不满意,「工作汇报」到底有没有套路可循呢?
今天跟大家分享「书面汇报」应该怎么写以及需要注意的问题。
01 抓住书面汇报准确和逻辑自洽楚的特点
「书面」作何意?
「书面」即用文字表达,例如「书面汇报」「书面意见」「书面记录」,与口头相对。
因此,书面汇报较于口头汇报更加正式。
所以在写书面汇报的时候,首先要追求准确和逻辑自洽。
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书面汇报一定要加快「进入正题」的节奏,会采取例如「PREP」「5W2H」等汇报形式。
我们来一起康康「PREP」:
PREP
P(position)
阐述观点-你的所思所想,中心观点
R(reason)
解释原因-说明你这样做的原因
E(evidence)
举例说明-罗列可以支撑观点的证据
P(position)
强化观点-重复观点,强化主题
当然不是只有PREP这一个思维框架可用,也不是通过它我们就可以得到答案。只是说,我们可以借用这些框架带领我们抵达更宽阔的地方,看得更远。
那么如何使用呢?
PREP
P(position)
作为一个数量超过500人的企业,企业内训、团体合作非常重要
R(reason)
我们的内训课程可以帮贵公司解决很多人际沟通和团体合作的问题
E(evidence)
我们服务于很多500强的企业,都有XXX的好评,并签署了长期合作协议
P(position)
如果你想进一步提升团队的合作效率,建议采用我们的内训课程
以上说到的是汇报方案的主体内容,此外,书面汇报都会有一个「帽子话」,一般作为项目汇报的背景存在,这一部分可能是文件精神,也可能是公司的战略规划。
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比如说我们最常写的就是这样:
2020 年是“十三五”规划收官之年和“十四五”规划谋划之年,粤港澳大湾区建设等重大机遇,为该区实现高质量跨越发展提供了历史性机遇。
不过无论是什么,这段话一定要短,要简明扼要地说清楚,能多短就多短,用上合适的汇报框架尽快地进入这个汇报的中心意图。
02 书面汇报不是写作文,更不是文学创作
书面汇报的目的是什么?
目的是说清楚工作事项、进展情况、需求帮助等,重要的点在于「事」而不是「情」。
所以书面汇报没有“妙语连珠”“感情丰沛”“措辞优雅”这种要求,不是高考写作文,投个花火或者读者,非得用个排比或者比喻,来抒发自己的情感。
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汇报不是搞文学创作,是一个你面向汇报对象提供的产品,应该用产品思维来对待。
什么叫做「产品思维」?产品思维的核心应该是「以问题为中心」,本质上就是为了解决问题。
首先,我们需要把「书面汇报」当作一个产品,我们就需要分析汇报对象,是给直接上司汇报还是公司大老板汇报。
对象不同,汇报的方式不同,汇报的重点也不同。大老板只需要知道项目的宏观情况,而直属上司需要了解整个项目的细节和进展,对项目细节和结果负责。
但归根结底,我们需要把传递的信息说清楚,以便辅助决策,给自己争取资源和帮助。
其次,问题导向,简明扼要,把问题说清楚道明白。目标很明确,应该以清晰简洁、替对方省时间为目标,在极短的时间内说清楚事情进展和解决方案。
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那么带着这两个目的,我们就知道我们汇报时的重点在哪里,哪些着重说,哪些一笔带过。
比如,书面汇报尽量不要去写生僻字、不要用形容词副词和自以为高明的比喻,领导对下属在汇报当中转文、用典是非常厌恶的,因为它降低了我们的审阅效率。
03 书面汇报用最短的话说清楚事情
还有一条特别需要注意,那就是篇幅问题。有的人写东西就如老太太的裹脚布,明明一页纸可以说完的事情,非要凑到两页。
书面汇报的篇幅根据汇报事项的性质决定,一份汇报就说一件事情。
但是总体上来说,能写短就不写长。
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如果是你觉得某件事特别重要,需要提醒领导注意,在结尾再恳切地再提一次就可以,结尾是个黄金地段,一定要用好。无论你有特别的提醒、敲警钟,或者展示自己功劳,都应该用好结尾。
04 注意书面汇报的细节
有人说,细节是魔鬼,在细节中见真章。
写完报告,最起码的一点,你分清楚「的得地」了吗?错别字检查了吗?文段缩进行间距调整了吗?字号调整了吗?
错别字和语病句的存在是硬伤,好不容易拿到一个可以表现自己的机会,却让自己败在这些错误上是不是有点亏?
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所以,在最后给领导稿子前,请自己反复斟酌语句和文段。
❶ 多默看几遍
主要是检查一些错别字、字词使用,有没有词语误用的情况发生。
❷ 多朗读几遍
有没有过于书面化的语言,毕竟是讲话稿的文体,要避免太文绉绉的情况出现。把自己代入领导这个角色,好好演练几遍。
❸ 多审查几遍
从整体上把握整个文档,布局有没有问题?字号有没有调整,要不要考虑调大字号方便领导看?等等。
到最后,一定要记得发送Word和PDF两份文稿给领导,若有条件可以打印一份直接送给领导。
结语
汇报工作就是让你的领导对你的工作有掌控感,要不然处在一个失控的状态是多么的歇斯底里。一个不说,以为老板知道;一个不问,以为项目进展顺利,最后的结果可想而知。
你的工作的汇报是证明,也是你针对自己的工作做一个总结,也是引起领导对你注意的一种方式。
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