【office精华课】
《一套课程学会Word+Excel+PPT》
课程目录:(总时长合计:28:56:25)
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【Word】
第7课-提高工作效率必备的批量操作 36:40
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01.邮件合并与发布
1.1 批量做奖状
创建word模板 → 创建数据源(可以是word表格,也可以是Excel表格,但是必须符合表的特征,要有表头,要有word模板所需要的对应的信息) → 关闭数据源 → 创建关联 → 点击【邮件】选项卡 → 点击“选择收件人” → 选择“使用现有列表” → 找到数据源 → 确定 → 把数据源插入到模板对应的位置 → 选中需要插入数据源的位置 → 点击“插入合并域” → 找到对应的数据源项目 → 确定 → 点击“预览结果” → 这时候只有1张奖状 → 点击“完成并合并” → 选择“编辑单个文档” → 选择“全部”。
(制作奖状合并一般使用:信函或者普通Word文档,会生成一个新的Word文档,并且每一个Word文档都是以1页的方式进行显示)
1.2 邀请函
创建邀请函的word模板 → 创建数据源 → 关闭源数据 → 点击【邮件】选项卡 → 点击“选择收件人” → 选择“使用现有列表” → 找到数据源 → 选择需要插入数据的地方 → 点击“插入合并域” → 插入对应的数据 → 点击“预览结果” → 点击“完成并合并” → 选择“发送电子邮件” → 收件人:邮箱 → 主题行:邮件的主题 → 邮件格式:HTML → 确定
(注意:①该功能只能搭配outlook来使用;将outlook设置为默认电子邮件程序;②HTML邮件格式,就是我们在Word文档中设置的格式,纯文本没有格式,附件就是把文本作为附件发送邮件)
(制作邀请函合并一般使用:电子邮件)
如何将outlook设置为默认电子邮件?
1.3 制作不干胶
无论是制作标签、不干胶还是文件夹标记,都可以通过邮件合并标签的功能来实现。
打开数据源 → 复制标题行 → 利用Excel的转置功能,把标题行转置粘贴出来 → 关闭数据源 → 新建word → 创建word模板 → 点击[邮件】选项卡 → 点击“开始邮件合并” → 选择“标签” → 标签供应商:Tower → 产品编号:根据自己需要的尺寸进行选择 → 确定 → 快速生成了一个表格(标签的网格线默认是隐藏的)→ 选中表格 → 点击【开始】选项卡 → 点击“边框” → 选择“查看网格线” → 把刚才转置粘贴的标题行的内容复制过来 → 转换成表格 → 点击【插入】选项卡 → 点击“表格” → 选择“文本转换成表格” → 插入列数为1的表格 → 调整表格的宽度,在右侧插入一列,并适当调整表格 → 先不设置其他的标签 → 先将源数据链接到模板 → 点击【邮件】选项卡 → 点击“选择收件人” → 选择“使用现有列表” → 找到数据源 → 确定 → 此时文档中每一个标签上面都出现了“下一记录”字样 → 分别“插入合并域” → 全部插入完成后,点击“更新标签” → 其他标签也快速地更新了内容 → 点击“预览结果” → 快速形成了不干胶的效果 → 点击“完成并合并” → 选择“编辑单个文档” → 确定。
(制作不干胶合并一般使用:标签)
1.4 制作工作条
准备好工资条的Excel表格数据 → 新建一个Word文档 → 把纸张方向设置成:横向 → 把工资条的标题行复制过来 → 粘贴时右键,选择“合并格式” → 新增一行 → 点击【邮件】选项卡 → 点击“开始邮件合并” → 选择“目录” → 然后链接数据 → 点击“选择收件人” → 选择“使用现有列表” → 找到数据源 → 确定 → 分别“插入合并域” → 全部插入完之后 → 点击“预览结果” → 发现”应扣薪金、实发工资、实发金额“的数据发生了变化 → 取消”预览结果“ → 选中整个表格,修改域代码 → 按住Shift+F9,切换域代码 → 分别在这3处插入一个域\ → 输入:#0.00 → 选中整个表格 → 点击“预览结果” → 先生成至少2个段落标记 → 再点击“完成并合并” → 选择“编辑单个文档” → 确定
(注意:当我们在“目录”的状态下进行合并时,至少要生成2个段落标记,如果不生成段落标记的话,生成的工资条就会没有任何的缝隙,不方便裁剪)
关于导入的数据源的数据小数位数错乱,对数据源的数据进行修改,还有第二种方法。
打开工资表的源数据 → 工资表里的数据,应用了大量的公式及特定的格式,为了不出现数据的错乱,可以把数值转换成文本 → 保存格式为“文本”的数据源 → 关闭数据源 → 打开Word模板(之前导入了数据源的模板) → 选中表格 → 点击【邮件】选项卡 → 点击“选择收件人” → 选择“使用现有列表” → 找到新的数据源 → 确定 → 预览结果 → 把光标定在至少2个段落标记的位置 → 点击“完成并合并” → 选择“编辑单个文件” → 点击“全部” → 确定。
怎么把数值转换成文本?
选中需要转换的单列 → 点击【数据】选项卡 → 点击“分列” → 请选择最合适的文件类型:分隔符号 → 点击“下一步” → 取消勾选分隔符号:Tab键(因为我们不是真的需要对这组数据进行分列) → 点击“下一步” → 选择列数据格式为:文本 → 点击“完成”。
(如果使用“分列”的话,只能单列单列地设置)
如何对多列数值转换成文本?
选中有数据的区域 → 点击“单元格格式”里面的“文本” → 此时我们看到的数据区域显示的数字还是数值格式(因为这些数字都是在单元格格式设置成文本之前就已经输入了) → 接下来把他们真正转换成文本 → 即在“文本”格式状态下,重新输入这些数据 → 再次选中有数据的区域 → Ctrl+C复制 → 打开剪贴板 → 刚才复制的内容就粘贴在了剪贴板上 → 点击“全部粘贴” → 此时表格的右下角有一个粘贴选项 → 选择:匹配目标格式(即匹配我们刚才设置好的“文本”格式) → 关闭剪切板。
在我们使用邮件合并进行工资条的制作时,如果遇到小数点位数增多的话,可以:①修改域;②在源数据上,直接把数值转换成文本再进行邮件合并。
1.5 带照片的工作证
需要具备一个工作证Word模板、一份数据源、照片,而且数据源里面必须包含照片的名字。而且这3个文件必须放在同一个文件夹里。
打开工作证模板 → 点击【邮件】→ 点击“选择收件人” → 使用现有列表 → 找到数据源,进行链接 → 分别“插入合并域” → 注意,插入图片时,不能直接插入“图片名”,需要先插入一个域 → 点击【插入】选项卡 → 点击“文档部件” → 选择“域” → 类别:全部 → 域名:IncludePicture → 输入文件名(文件名并不重要,随便填,只起占位作用) → 确定 → 点击“无法显示图像”的logo → 按住Ctrl+Shift+F9,切换成:域代码 → 选中域中刚才我们输入的文件名 → 点击【邮件】选项卡 → 点击“插入合并域” → 选择“照片名” → 此时依然“无法显示链接的图像” → 拉伸调整一下照片的高度,调整到和我们的照片框相近的位置 → 点击“完成并合并” → 选择“编辑单个文档” → 点击“全部” → 确定 → 生成后的文档还是没有办法显示照片 → 得先把新生成的这个文档保存到跟图片一个文件夹中 → 按住F12,另存为,保存到跟照片同样的文件夹里 → 关闭Word文档 → Ctrl+O,再次打开刚才另存为的文档 → 此时文档就能正常显示图片啦。
【带照片的邮件合并的注意事项】
①Excel数据源中,一定要包含照片的文件名;
②如果想让照片正常显示,需要插入一个IncludePicture的域;
③新生成的文档,一定要跟照片放在同一个文件夹里面。
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02.PDF与word协同使用
2.1 Word导出PDF
如果直接F12另存为PDF的话,目录可以直接跳转到对应的页面,但是在页面上却不能显示目录,不能直接跳转到目录,需要手动放到目录页。
怎么让导出的PDF也带有Word文档中带有的目录及标题样式呢?
方式一:打开Word文档 → 按住Ctrl+F12,另存为 → 保存类型:PDF → 点击“选项” → 勾选“创建书签时使用” → 选择“标题” → 点击“确定” → 点击“保存”。
方式二:打开Word文档 → 点击【文件】选项卡 → 点击“导出” → 点击“创建PDF/XPS文档 → 点击“选项” → 勾选“创建书签时使用” → 选择“标题” → 点击“确定” → 点击“保存”。
2.2 PDF转化
推荐2个PDF转化的在线网站:
Smallpdf:可以对常见的Excel、Word、PPT进行互相转换,也可以对PDF进行拆分或合并。
ILOVEPDF:可以使PDF转换成图片。
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上一堂课的笔记:
笔记5 -【office精华课】《一套课程学会Word+Excel+PPT》(一)-【Word】-(2020年第37周)
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今天来温书客自习啦,确实比在家效率要高一点儿,毕竟这儿比较安静,就是不能一边学习一边吃东西啦,还花了54大洋哈哈哈,但是也算物有所值啦~
今天投了2份简历,最想投的岗位还是不敢投出去,我也不知道我在害怕什么...投了2个试水的...另外有一个没有投的公司的HR给我打电话,互相大概聊了一下情况,工作内容和地点都可以接受,就看用人部门的反馈啦,随缘~
天气预报说明天有雨,估计还是在家学习吧,要是不下的话,争取还是来温书客哈哈哈
现在是18:14,如果今天能把下一节课也学完,就补充内容,如果不行,就在十点前发送啦(浏览了一下下节课的内容,今天应是学不完了...)
flag:明天至少学完【Word】的课程~
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注1:正文图片来自《一套课程学会Word+Excel+PPT》视频截图。