quicklook不能预览office_笔记6 【office精华课】一套课程学会Word+Excel+PPT（一）【Word】（2020年第37周周四）...

【office精华课】

《一套课程学会Word+Excel+PPT》

课程目录：(总时长合计：28:56:25)

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【Word】

第7课-提高工作效率必备的批量操作  36:40

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01.邮件合并与发布

1.1 批量做奖状

创建word模板 → 创建数据源(可以是word表格，也可以是Excel表格，但是必须符合表的特征，要有表头，要有word模板所需要的对应的信息) → 关闭数据源 → 创建关联 → 点击【邮件】选项卡 → 点击“选择收件人” → 选择“使用现有列表” → 找到数据源 → 确定 → 把数据源插入到模板对应的位置 → 选中需要插入数据源的位置 → 点击“插入合并域” → 找到对应的数据源项目 → 确定 → 点击“预览结果” →  这时候只有1张奖状 → 点击“完成并合并” → 选择“编辑单个文档”  → 选择“全部”。 

(制作奖状合并一般使用：信函或者普通Word文档，会生成一个新的Word文档，并且每一个Word文档都是以1页的方式进行显示)

1.2 邀请函

创建邀请函的word模板 → 创建数据源 →  关闭源数据 → 点击【邮件】选项卡 → 点击“选择收件人” → 选择“使用现有列表” → 找到数据源 → 选择需要插入数据的地方 → 点击“插入合并域” → 插入对应的数据 → 点击“预览结果” → 点击“完成并合并” → 选择“发送电子邮件” → 收件人：邮箱 → 主题行：邮件的主题 → 邮件格式：HTML → 确定

(注意：①该功能只能搭配outlook来使用；将outlook设置为默认电子邮件程序；②HTML邮件格式，就是我们在Word文档中设置的格式，纯文本没有格式，附件就是把文本作为附件发送邮件)

(制作邀请函合并一般使用：电子邮件)

如何将outlook设置为默认电子邮件？

1.3 制作不干胶

无论是制作标签、不干胶还是文件夹标记，都可以通过邮件合并标签的功能来实现。

打开数据源 → 复制标题行 → 利用Excel的转置功能，把标题行转置粘贴出来 → 关闭数据源 → 新建word → 创建word模板 → 点击[邮件】选项卡 → 点击“开始邮件合并” → 选择“标签” → 标签供应商：Tower → 产品编号：根据自己需要的尺寸进行选择 → 确定 → 快速生成了一个表格(标签的网格线默认是隐藏的)→ 选中表格 → 点击【开始】选项卡 → 点击“边框” → 选择“查看网格线” → 把刚才转置粘贴的标题行的内容复制过来 → 转换成表格 → 点击【插入】选项卡 → 点击“表格” → 选择“文本转换成表格” → 插入列数为1的表格 → 调整表格的宽度，在右侧插入一列，并适当调整表格 → 先不设置其他的标签 → 先将源数据链接到模板 → 点击【邮件】选项卡 → 点击“选择收件人” → 选择“使用现有列表” → 找到数据源 → 确定 → 此时文档中每一个标签上面都出现了“下一记录”字样 → 分别“插入合并域” → 全部插入完成后，点击“更新标签” → 其他标签也快速地更新了内容 → 点击“预览结果” → 快速形成了不干胶的效果 → 点击“完成并合并” → 选择“编辑单个文档” → 确定。

(制作不干胶合并一般使用：标签)  

1.4 制作工作条

准备好工资条的Excel表格数据 → 新建一个Word文档 → 把纸张方向设置成：横向 → 把工资条的标题行复制过来 → 粘贴时右键，选择“合并格式” → 新增一行 → 点击【邮件】选项卡 → 点击“开始邮件合并” → 选择“目录” → 然后链接数据 → 点击“选择收件人” → 选择“使用现有列表” → 找到数据源 → 确定 → 分别“插入合并域” → 全部插入完之后 → 点击“预览结果” → 发现”应扣薪金、实发工资、实发金额“的数据发生了变化 → 取消”预览结果“ → 选中整个表格，修改域代码 → 按住Shift+F9，切换域代码 → 分别在这3处插入一个域\ → 输入：#0.00 → 选中整个表格 → 点击“预览结果” → 先生成至少2个段落标记 → 再点击“完成并合并” → 选择“编辑单个文档” → 确定  

(注意：当我们在“目录”的状态下进行合并时，至少要生成2个段落标记，如果不生成段落标记的话，生成的工资条就会没有任何的缝隙，不方便裁剪)

关于导入的数据源的数据小数位数错乱，对数据源的数据进行修改，还有第二种方法。

打开工资表的源数据 → 工资表里的数据，应用了大量的公式及特定的格式，为了不出现数据的错乱，可以把数值转换成文本 → 保存格式为“文本”的数据源 → 关闭数据源 → 打开Word模板(之前导入了数据源的模板) → 选中表格 → 点击【邮件】选项卡 → 点击“选择收件人” → 选择“使用现有列表” → 找到新的数据源 → 确定 → 预览结果 → 把光标定在至少2个段落标记的位置 → 点击“完成并合并” → 选择“编辑单个文件” → 点击“全部” → 确定。

怎么把数值转换成文本？

选中需要转换的单列 → 点击【数据】选项卡 → 点击“分列” → 请选择最合适的文件类型：分隔符号 → 点击“下一步” → 取消勾选分隔符号：Tab键(因为我们不是真的需要对这组数据进行分列) → 点击“下一步” → 选择列数据格式为：文本 → 点击“完成”。

(如果使用“分列”的话，只能单列单列地设置)

如何对多列数值转换成文本？

选中有数据的区域 → 点击“单元格格式”里面的“文本” → 此时我们看到的数据区域显示的数字还是数值格式(因为这些数字都是在单元格格式设置成文本之前就已经输入了) → 接下来把他们真正转换成文本 → 即在“文本”格式状态下，重新输入这些数据 → 再次选中有数据的区域 → Ctrl+C复制 → 打开剪贴板 → 刚才复制的内容就粘贴在了剪贴板上 → 点击“全部粘贴” → 此时表格的右下角有一个粘贴选项 → 选择：匹配目标格式(即匹配我们刚才设置好的“文本”格式) → 关闭剪切板。

在我们使用邮件合并进行工资条的制作时，如果遇到小数点位数增多的话，可以：①修改域；②在源数据上，直接把数值转换成文本再进行邮件合并。

1.5 带照片的工作证

需要具备一个工作证Word模板、一份数据源、照片，而且数据源里面必须包含照片的名字。而且这3个文件必须放在同一个文件夹里。

打开工作证模板 → 点击【邮件】→ 点击“选择收件人” → 使用现有列表 → 找到数据源，进行链接 → 分别“插入合并域” → 注意，插入图片时，不能直接插入“图片名”，需要先插入一个域 → 点击【插入】选项卡 → 点击“文档部件” → 选择“域” → 类别：全部 → 域名：IncludePicture → 输入文件名(文件名并不重要，随便填，只起占位作用) → 确定 → 点击“无法显示图像”的logo → 按住Ctrl+Shift+F9，切换成：域代码 → 选中域中刚才我们输入的文件名 → 点击【邮件】选项卡 → 点击“插入合并域” → 选择“照片名” → 此时依然“无法显示链接的图像” → 拉伸调整一下照片的高度，调整到和我们的照片框相近的位置 → 点击“完成并合并” → 选择“编辑单个文档” → 点击“全部” → 确定 → 生成后的文档还是没有办法显示照片 → 得先把新生成的这个文档保存到跟图片一个文件夹中 → 按住F12，另存为，保存到跟照片同样的文件夹里 →  关闭Word文档 → Ctrl+O，再次打开刚才另存为的文档 → 此时文档就能正常显示图片啦。

【带照片的邮件合并的注意事项】

①Excel数据源中，一定要包含照片的文件名；

②如果想让照片正常显示，需要插入一个IncludePicture的域；

③新生成的文档，一定要跟照片放在同一个文件夹里面。

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02.PDF与word协同使用

2.1 Word导出PDF

如果直接F12另存为PDF的话，目录可以直接跳转到对应的页面，但是在页面上却不能显示目录，不能直接跳转到目录，需要手动放到目录页。

怎么让导出的PDF也带有Word文档中带有的目录及标题样式呢？

方式一：打开Word文档 → 按住Ctrl+F12，另存为 → 保存类型：PDF → 点击“选项” → 勾选“创建书签时使用” → 选择“标题” → 点击“确定” → 点击“保存”。

方式二：打开Word文档 → 点击【文件】选项卡 → 点击“导出” → 点击“创建PDF/XPS文档 → 点击“选项” → 勾选“创建书签时使用” → 选择“标题” → 点击“确定” → 点击“保存”。

2.2 PDF转化

推荐2个PDF转化的在线网站：

Smallpdf：可以对常见的Excel、Word、PPT进行互相转换，也可以对PDF进行拆分或合并。

ILOVEPDF：可以使PDF转换成图片。

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上一堂课的笔记：

笔记5 -【office精华课】《一套课程学会Word+Excel+PPT》(一)-【Word】-(2020年第37周)

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今天来温书客自习啦，确实比在家效率要高一点儿，毕竟这儿比较安静，就是不能一边学习一边吃东西啦，还花了54大洋哈哈哈，但是也算物有所值啦~

今天投了2份简历，最想投的岗位还是不敢投出去，我也不知道我在害怕什么...投了2个试水的...另外有一个没有投的公司的HR给我打电话，互相大概聊了一下情况，工作内容和地点都可以接受，就看用人部门的反馈啦，随缘~

天气预报说明天有雨，估计还是在家学习吧，要是不下的话，争取还是来温书客哈哈哈

现在是18:14，如果今天能把下一节课也学完，就补充内容，如果不行，就在十点前发送啦(浏览了一下下节课的内容，今天应是学不完了...)

flag：明天至少学完【Word】的课程~

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注1：正文图片来自《一套课程学会Word+Excel+PPT》视频截图。