项目日报模板_告别加班，制作日报原来这么简单（下）

昨天我们讲到了制作定制日报的第一步：设置数据源。

还没看的小伙伴给你们一分钟的时间回顾一下！

今天我们继续来讲第二步：邮件合并操作。

02

邮件合并操作

◆ 建立日报正文模板 ◆

新建一个 Word 文档，然后编辑文本如下:

以下涂蓝色的文字就是我们需要定制的邮件内容，此处只是为了突出说明，大家在实际的操作中可以不必设置颜色高亮。

和之前的纯文本邮件不同：

在称呼的后面我们追加了 「
」；
在正文的前面追加了「  」。

这两个是 html 代码，分别代表换行和缩进。

这么做是为了在后面发送邮件的时候，让正文的格式看起来更符合一般的商务习惯。

如果没有这几个符号，以 html 格式发送的邮件就是一句长长长长长的句子，很不严谨。

◆设置动态调用邮箱及附件的宏代码◆

编写完邮件正文后，大家先别忙着关闭邮件。

按下【ALT+F11】(笔记本记得加上 Fn)，调出宏代码窗口。

点击 Project(邮件正文)插入模块，将一大段代码拷入。

鉴于这一大段代码放在这里并不直观，小 E 把它放进了模板中，只把关键的几句贴出来：

'如果excel数据结构发生改变，那么请修改此次发送email地址所在列数，默认为7 .To = wb.Sheets("Sheet1").Cells(rowCount, 7)'如果excel数据结构发生改变，那么请修改此次抄送email地址所在列数，默认为8~9 .CC = wb.Sheets("Sheet1").Cells(rowCount, 8) & ";" & b.Sheets("Sheet1").Cells(rowCount, 9)'如果excel数据结构发生改变，那么请修改此次附件地址所在列数，默认为10 For colCount = 10 To endColNo .Attachments.Add Trim(wb.Sheets("Sheet1").Cells(rowCount, colCount))Next colCount

只要小伙伴们用的是 Excel 2007 以上的版本，代码的其他部分大家基本都不需要关注。

我们只需要按第一步设置的数据源，把发送、抄送、附件路径的列对应起来就可以了~

我们在数据源设置中要注意：

发送的邮箱地址位于 G 列，因此代码中设置为 7；
每封邮件抄送给总裁和销售经理两位，分别位于 H 列和 I 列，因此代码中设置为 8 和 9；
附件是从 J 到 K 两列，但我们只需要设置从 10 开始，代码从第 10 列一直调用到数据的最末列。

如果小伙伴的数据源有差别，只需要在这三个地方小小的改动一下就行啦。

◆ 设置动态数据源 ◆

❶ 点击【邮件】→【开始邮件合并】→【邮件合并分步向导】。

❷ 设置向导：

在右边弹出邮件合并向导的菜单，选择【电子邮件】，点击【下一步：开始文档】。

默认选择【使用当前文档】，点击【下一步：选择收件人】：

❸ 选择数据源：

点击【使用现有列表】后，点击【浏览】(注意此处可不是点击下一步哦)。

然后选择我们刚才建立的 Excel 数据源文件。

此处我们选择【Sheet1$】即可。

然后回到邮件合并主菜单，选择【下一步：撰写电子邮件】。

❹ 设置动态数据源：

将光标选中【夔】字，然后选择【其他项目】，插入【姓氏】域。

如下图所示，然后关闭【插入合并域】菜单。

用同样的方法，设置分公司、项目数、金额(万元)，设置完毕后如下图所示：

然后在右侧邮件合并菜单点击【下一步：预览电子邮件】—【下一步：完成合并】。

◆ 发送邮件 ◆

点击邮件合并下的【电子邮件】→收件人一栏选择「发送」

然后设置一下邮件的主题【请关注在手项目情况】，点击【确定】。

邮件就一次全部发出了！

只是这一次，是带私人订制的附件的哈！

不信？那自己动手试试吧~

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