简述电子邮件系统的工作流程_流程管理主流软件介绍

最新推荐文章于 2023-07-12 09:58:30 发布

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文章标签：简述电子邮件系统的工作流程

随着企业规模、运营情况、发展阶段的变化，不仅需要制定符合实际的战略目标，更需要借用有效的工具来实现这些目标，在各类工具之中，越来越多的企业利用流程管理软件、平台来整合企业业务。

流程管理软件层出不穷，虽然较为主流的流程管理软件基本上都具备流程管理相关的功能，但各类型软件功能的侧重点各不相同。下文将对流程管理软件的主要类型、功能及其各类型中的典型软件进行介绍。

类型一：逻辑流程管理软件

(一)简述

逻辑流程管理软件主要是具备流程绘图功能的工具，此类软件通过绘制静态的流程图来表达执行流程的逻辑，操作简单、形象直观，但不具备流程管理平台功能。

(二)典型软件介绍——Microsoft Office Visio

逻辑流程管理软件中，以Microsoft Office Visio为代表的流程绘图工具可以便于用户就复杂信息和流程设计进行可视化处理，可以促进执行者对系统和流程的了解。Visio具有如下功能及特点：

①创建可视化图表：在常用浏览器中，通过模板、新式UI和熟悉的Office Online体验，可以快速绘制流程图、日程表、规范和说明语言(SDL)图等图表；

②专业、便捷：使用 Visio 内容生态系统中符合行业标准(例如 BPMN 2.0、UML 2.5 和 IEEE)的现成模板和25万种形状，创建专业图表；

③协作：通过基于 Web 的安全链接、附件、图像或 PDF 等形式共享你的图表，并在线回复评论，也可以使用共同创作、评论、注释和Skype for Business集成与他人协作；

④图表生动：借助数据重叠、颜色和图形让图表更加生动，纳入一步到位的Excel数据可视化功能，使数据易于理解。

下图为用Visio软件绘制的流程图：

图1 施工图审查流程

类型二：全息流程管理软件

(一)简述

全息流程管理软件具有兼具绘图和流程协同管理功能，能够在一个界面上呈现流程中的各种基本要素，也能够实现流程分层呈现及端到端流程的贯通。在信息化时代，越来越多的企业借用此类软件来帮助企业自身进行信息化建设。而企业在信息化建设的过程中，最大争议在于OA和BPM之间的抉择。从某种意义上来讲，OA和BPM并不具备可比性，但在信息化时代的背景下，两者在企业使用的价值所得方面来看却造成了一定的争议，两者的关系是什么、异同点的是什么、分别适合怎样的企业、管理范畴分别是什么等等，这些问题的不明确，以及随着OA和BPM软件的不断发展、完善和创新，界线变得更加模糊。

市面上的OA、BPM软件众多，但究其本质我们可以发现大多数OA产品的功能主要集中在信息共享、行政办公领域，一些主流的OA系统虽然引入了工作流，但相对来说较为封闭，开放性和扩展性均不足；而BPM则是一个开放性平台，不仅能实现OA的功能，还能满足企业内部系统之间集成的需求，在BPM的驱动下，企业的流程能够形成一个闭环。两者之间的区别对比如下表所示。

表1 OA与BPM软件基本特性对比表

1、OA软件——泛微

本文对OA类软件的介绍选取泛微流程引擎(Weaver e-workflow)为对象，从以下四个方面展开：

(1)工作流引擎平台技术架构

该软件的工作流引擎平台技术可以高度协同的系统各应用模块，是整个协同办公平台的血脉，它是连接并打通其它各个应用模块之间协同的关键所在。通过工作流引擎平台，既可以帮助用户基于企业业务模式和管理模式，自行定义所需要的各种流程应用，快速构建企业自身的流程管控体系，同时也为建设企业整体协同平台夯实基础。

其次，该技术是基于国际标准化的流程引擎架构，泛微工作流引擎平台参照工作流管理联盟(WfMC)所提出的工作流模型和五大接口标准，基于SOA架构，融合了近20000家客户的流程实践案例应用经验，自主研发而成。这种流程引擎架构可以让用户方便、快捷的构建符合自己企业规则的各类流程，以支撑企业的规范化、流程化管理。

此外，泛微工作流引擎平台具有灵活的表单自定义功能，可以快速自由配置各类工作流程，提高流程实施效率，降低开发成本。

(2)工作流引擎平台逻辑框架

泛微软件工作流引擎平台逻辑框架图如下所示：

图2 泛微工作流引擎平台逻辑框架图

(3)工作流引擎平台技术特点

泛微工作流引擎平台技术具有如下特点：

①采用JAVA技术：跨平台设计，安全性高，运行性能卓越；

②基于B/S架构：纯浏览器应用，零客户端，维护成本低；

③部署架构灵活：支持集中式或分布式部署，提升系统整体使用体验和性能；

④支持关系型数据库：支持SQL或ORACLE主流数据库，加强了数据处理的规范度和再加工能力；

⑤可视化表单设计：类EXCEL操作的表单构建模式，提升表单设计效率，降低项目实施成本；

⑥多中间件支持：支持RESIN、WEBLOGIC、WEBSPHERE等WEB服务器，快速适应企业现有部署；

⑦支持图形化流程建模：图形化、拖拉式、可视化的流程建模工具，快速模拟流程路径，提升流程实施效率；

⑧拥有报表自定义工具：可定义基于流程和业务的各类数据报表，有效监控流程效率，辅助企业管理决策。

(4)工作流引擎平台应用领域

泛微工作流引擎平台广泛应用于企业内部员工(决策层/管理层/执行层)及外部用户(客户/供应商/经销商)的各类工作场景，如：人事管理、行政管理、财务管理、营销管理、信息管理、采购管理、质量管理、客户服务等。

2、BPM软件——K2

本文对OA类软件的介绍选取泛微流程引擎(Weaver e-workflow)为对象，从以下四个方面展开：

(1)流程引擎

K2 blackpearl是基于微软。NET技术平台研发的BPM产品，是全球第一款基于微软WWF技术构建并遵循WFMC标准的NET平台BPM产品。此外，K2 blackpearl也是一个强大的引擎，它贯穿业务流程管理生命周期中设计、建模、执行、监控和优化各个阶段，能提供丰富的流程接口，具备足够的稳定性、开放性和可扩展性，还尽可能依靠配置开发流程，具有良好的集成性和易于使用等特点。

(2)逻辑引擎

K2 blackpearl工作流引擎能够提供可复用的逻辑组件，灵活的逻辑组合和开放的逻辑架构，五种逻辑规则：

①前置规则：当满足某些条件时，流程节点才可以被激活，如当金额大于500时才能启动该流程节点；

②启动规则：代表一个流程节点什么时候可以开始，如特定的某个时间或每个节点激活后设定的某个时间，可以设置时间为今天12点，或者接到任务后的5小时后；

③审批人规则：指定谁来执行任务，如某个流程任务是5个人同时处理，还是按照队列顺序依次处理；

④超时处理规则：一个代办收到后，有一段时间没有处理，设定一种规则去催办，如某个流程任务2天没处理，可以发个邮件通知或者把任务转派给别人或者默认通过等，也可以设定工作时间，配合超时处理规则一起使用，主要用来计算超时；

⑤成功规则：对应一个代办项同时可查看的人数规则，可以设置少数服从多数、一票否决、或者按权重等，一旦规则成立，节点就结束。

(3)Inline Function

K2在流程设计器内嵌入了Inline Function，以便流程设计人员在设计流程时在规则内嵌入运算式，而这并不需要编写代码，甚至它还可以整合操作Word，Excel，Sharepoint等其他元数据。

图3 Inline Function界面预览图

(4)Event Bus

Event Bus是K2平台上一个重要的组件，它使得运行的流程对外开放了事件触发器，从而可以在流程运行中事件触发的时候发送邮件通知或者调用自定义的应用程序集内的方法去完成一些特定的事情。

图4~5 K2平台组件界面预览图

图6 Event Bus运行机理图

(5)管理工具

K2提供的流程管理工具——K2 Workspace是流程系统管理员管理K2服务器环境、流程解决方案及流程的组件，它完全基于浏览器。主要能实现以下功能：

①管理Worklist：能够通过流程实例，流程节点，流程事件查找、筛选所有的流程任务项，也可以将一个已分配的任务重定向给另一个用户；

②管理流程错误记录：创建错误捕获规则，以确定哪些运行时错误会被捕获，还能察看并修复运行时得错误；

③管理服务器环境安全及权限：可以设定服务器的管理人员和开发人员流程发布权限、流程运行时用户权限、SmartObject发布权限、K2 Workspace访问权限；

④管理K2的流程：通过管理工具可以管理已发布流程的版本，还可以管理运行中流程的实例。

图7 管理工具界面预览图

类型三：仿真流程管理软件

(一)简述

仿真流程管理软件除了具有基本的流程绘制功能以外，最突出的是具有多维度系统建模功能，能够将多个管理体系整合应用，具有流程模拟分析功能。

(二)典型软件介绍

ARIS(Architecture Itegrated information System)是德国Scheer教授提出的一种面向过程的、集成化的信息系统模型框架。ARIS有一套标准的、可相互集成的软件工具集来支持ARIS建模及仿真分析，并可与SAP R/3(由德国SAP公司所研创)等企业资源计划系统(ERP)商业套件集成在一起，提供BPR(Business Process Reengineering，业务流程再造)、ERP系统实施、企业流程监控及持续改进等一体化的解决方案。

图8 ARIS架构模型图

ARIS流程管理平台(ARIS Platform)分为战略、设计、实施和控制四大部分，针对整个业务流程生命周期的持续变化，为公司提供适应不同需求阶段的解决方案。

1、ARIS战略平台(ARIS Strategy Platform)

企业只有制定并不断调整目标才能推动业务发展，在市场中取得成功。IDS Scheer 推出了ARIS平衡计分卡、ARIS 业务流程优化器、ARIS 业务流程模拟器、ARIS 六西格玛等一系列的工具来支持不同阶段的企业战略实施。

2、ARIS设计平台(ARIS Design Platform)

ARIS 设计平台包含了ARIS业务流程架构器、ARIS业务流程设计器、ARIS业务流程发布器、ARIS IT 架构器(ARIS IT Architect)、ARIS IT资产管理器、ARIS ArchiMate模型设计器、ARIS国防解决方案等BPM设计工具，为企业所要的流程设计需求提供了必要的工具。

3、ARIS实施平台(ARIS Implementation Platform)

ARIS 建立了通过计算机加以支持的桥梁，将数据由业务设计全面转换为面向技术系统的设计，提供了成套产品、接口和解决方案，可通过执行软件全面实施业务逻辑。ARIS实施平台包含了ARIS业务流程架构器SAP版、ARIS BI 模型设计器、ARIS SOA 架构器、ARIS 业务规则设计器、ARIS UML设计器等内容。

4、ARIS控制平台(ARIS Controlling Platform)

业务流程控制可以全面检查流程质量和质量目标，从而识别各种流程中潜在的改进环节，提高生产效率。ARIS控制平台包含了ARIS业务流程绩效管理器、ARIS绩效驾驶舱、ARIS 流程事件动态监控器、ARIS 风险与法规管理器等内容。

图9 ARIS界面预览图

图10 ARIS表达模型图

四、总结

随着市场竞争的日益剧烈，企业在实际运行过程中必须整顿内部流程，如业务流程、财务流程等等，因为只有不断提高企业对流程价值的认识、重视流程，规范流程管理，才能让企业更好的适应外部环境，同时消除企业内部的“部门墙”，降低各部门进行沟通、协作的成本，提高沟通效率，明确责、权、利的分配，消除职权空白地带，促使执行者更加高效的执行企业的战略规划，在执行的过程中通过为客户创造更高的价值，增强企业的综合竞争力。

因此，在信息化管理的时代，流程管理软件在企业中则显得尤为重要，企业需要更好借助于流程管理软件来帮助企业规范流程管理，推进业务流程的有效执行。