一、SAP物料分类账理解
物料分类账,简称ML(material ledger),其基本用途是可以用八个字概括“还原成本”、“还原库存”。即通过月底运行物料分类账,将库存差异(原材料-材料成本差异、库存商品-自制半成本差异、库存商品-自制产成品差异)自动按当期库存出库数和库存结存数的比例分摊至成本和库存中。为了理解其概念,可以简单举一个例子:
开一工单,生产A产品,数量为3个,当月全部生产完工入库,其中,A产品的标准价格为1000(A物料的主数据的财务视图中计价方式为“S”,即标准价计价,符合平高实际,材料移动平均价计价,产品以标准价计价),工单发生的实际成本为3500(包括材料费用和作业类型费用),同时,生产出的A产品当月通过销售订单交货1个,还剩2个库存。
说明如下:
(1)、工单完工入库产生的凭证如下(默认评估类为自制产成品):以标准价入库
借:库存商品-自制产成品 3*1000=3000
贷:生产成本-自制产成品-成本转出 3*1000=3000
(2)、工单结算:
借:库存商品-自制产成品-差异 3500-3000=500
贷:生产成本-自制产成品-差异转出 3500-3000=500
(3)销售订单交货1个:
借:主营业务成本 1*1000=1000
贷:库存商品—自制产成品 1*1000=1000
从上面的凭证可以看出,由于主营业务成本也按标准价核算,导致主营业务成本失真(未将差异还原至主营业务成本中),同时,也未将差异还原至剩余库存中。月底通过物料分类账功能(事务码:ckmlcp)就能还原成本和库存。物料分类账功能执行后,对于产品A产生的还原成本凭证如下:
借:主营业务成本 500*1/3=166.67
贷:库存商品-单层结算差异 500*1/3=166.67
上述金额怎么来的呢?因为生产的3个产品的总差异为500,卖出1个,剩余库存2个,所以按当月出库数和剩余库存的比例进行分摊。
对于产品B产生的还原库存的凭证如下:
借:库存商品-自制产成品 500*2/3=333.33
贷:库存商品-单层结算差异 500*2/3=333.33
所以经过物料分类账之后,其主营业务成本为:1000+166.67=1166.67,其剩余库存商品科目的余额为:2000+333.33=2333.33,其成本和库存都达了还原实际的目的,这就是物料分类账的精髓。从上面也可以看出,其库存商品差异,经过物料分类账之后,其余额也为0:
库存商品-自制产成本-差异 + 库存商品-自制产成本-单层结算差异=0
对于还原库存的那笔凭证:
借:库存商品-自制产成品 500*2/3=333.33
贷:库存商品-单层结算差异 500*2/3=333.33
其在滚完物料分类账后,自动进行冲回(冲回至下月一号),产生凭证如下:
借:库存商品-单层结算差异 5002/3=333.33
贷:库存商品-自制产成品 5002/3=333.33
下月又存在差异333.33,加入下个月又卖出一个,剩余库存一个,下个月滚完物料分类账后,产生凭证如下:
借:主营业务成本 333.331/2=166.67
贷:库存商品-单层结算差异 333.331/2=166.67
借:库存商品-自制产成品 5001/2=166.66
贷:库存商品-单层结算差异 5001/2=166.66
这个月的下个月初又进行冲回:
借:库存商品-单层结算差异 5001/2=166.66
贷:库存商品-自制产成品 5001/2=166.66
如果再将最后剩余一台A产品卖出,其滚物料分类账凭证为:
借:主营业务成本 166.66
贷:库存商品-单层结算差异 166.66
所有的差异都分摊至主营业务成本中(已不存在库存)
二、物料分类账产生会计凭证的几种业务**
经过上面的解释,对物料分类账的基本功能有了一定的理解,现结合平高电气的实际业务分析物料分类账产生的不同会计凭证:
1、产品当月全部完工入库(与上面举的例子一致)
详见第一部分的例子,这里不在举例。
2、 产品当月部分入库
对于产品部分入库的情况,现举个例子如下:开一工单,生产B产品,数量为3个,当月完工入库2个(部分入库),其中,B产品的标准价格为2000(A物料的主数据的财务视图中计价方式为“S”,即标准价计价,符合平高实际,材料移动平均价计价,产品以标准价计价),工单发生的实际成本为7500(包括材料费用和作业类型费用),同时,生产出的A产品当月通过销售订单交货1个,还剩1个库存,1个还在产。
说明如下:
(1)、工单完工入库2个产生的凭证如下(默认评估类为自制产成品):以标准价入库
借:库存商品-自制产成品 22000=4000
贷:生产成本-自制产成品-成本转出 22000=4000
(2)、工单结算:
借:库存商品-在制品 7500-4000=3500(实际成本-计划转出)
贷:生产成本-自制产成品-在制品(WIP) 7500-4000=3500
(3)销售订单交货2个:
借:主营业务成本 22000=4000
贷:库存商品—自制产成品 22000=4000
在上述情况下,由于“实际成本-计划成本”都转至在制品中,所以无差异,滚物料分类账是无法还原上面中的主营业务成本的,其成本还是失真的,所以物料分类账不是很适用于在制品特别多的企业。继续往下看,假如,上面还剩下的一个在制品下个月生产完工入库,下个还发生了实际成本1200,同时,1个该产品进行卖出:
这时候凭证如下:
工单入库:
借:库存商品-自制产成品 22000=4000
贷:生产成本-自制产成品-成本转出 22000=4000
工单结算:(结算差异及冲回在制品)
借:库存商品-自制产成品-差异 7500+1200-32000=2700
贷:生产成本-自制产成品-差异转出 7500+1200-32000=2700
借:生产成本-自制产成品-成本转出 22000=4000
贷:库存商品-自制产成品 22000=4000
产品销售后:
借:主营业务成本 12000=2000
贷:库存商品—自制产成品 12000=2000
物料分类账后,将差异全部分摊至成本中(不存在库存,全部已卖出)
借:主营业务成本 2700
贷:库存商品-单层结算差异 2700
从上面可以看出,2700的差异全部由一个数量的产品的进行了承担,导致当月的主营业务成本偏大。
3、产品未入库
与2类似,当月实际成本全部进在制品,无差异。
4、针对无物料工单
在无物料工单当月成本未转为0的情况下,滚物料分类账,有可能存在产生“生产成本”的会计凭证,举例如下:一无物料工单,其投原材料A5个,A为移动平均价计价,实际发生成本1500,A总共库存为10个,投完之后,还剩5个,A材料的总共差异(材料成本差异)100,由于为无物料工单,即无产出,导致差异只能还原至成本中,而无法还原至库存商品中,物料分类账功能执行后,产生的凭证如下:
借:生产成本材料费 100/2(在库存和发出之间进行分摊)
贷:原材料-单层结算差异
5、针对单层结算差异和多层结算差异
按照物料分类账的差异来源,可以将差异分为单层结算差异和多层结算差异,单层结算
差异是由于本身差异引起的,多层差异是下层物料(其他物料)引起自己物料的差异。现进行详细解释:
(1)单层结算差异
上述举的例子中,其都为单层差异,工单结算,其都是自身的实际投入和计划差异不一致引起的差异,库存差异科目辅助核算的物料号都是本身。
(2)多层结算差异
现举一列,有一工单,生产C产品,在生产C产品时,根据C产品的bom进行投料,假设为材料m,材料m的总投料数为10个,材料m的总库存为100个,移动平均价位200,其材料成本差异250,工单投料产生的凭证为:
借:生产成本-材料费 10200=2000
贷:原材料-主要材料 10200=2000
月底,生产成本-材料费用通过工单结算,结算至库存商品-差异中(假设完工入库,不存在在制品,产品C也未销售出库),假如差异为1200,工单结算后,产生凭证如下:
借:库存商品-自制产成品-差异 1200
贷:生产成本-自制产成品-差异转出 1200
月底滚物料分类账,产生凭证如下:
借:库存商品 1200 物料C
贷:库存商品-单层结算差异 1200 物料C
借:库存商品-多层结算差异 25010/100(材料成本差异的分摊比例) 物料C
贷:原材料—单层结算差异 25010/100 材料M
上面中,库存商品-差异中的由材料M引起的差异(25010/100)即为多层结算差异。下月初:
借:库存商品-多层结算差异 25010/100(材料成本差异的分摊比例) 物料C
贷:原材料—单层结算差异 250*10/100 材料M
上述凭证不进行冲回,下面这笔凭证进行冲回:
借:库存商品 1200 物料C
贷:库存商品-单层结算差异 1200 物料C
接下来,再针对在制品的情况说明下多层结算差异(平高也存在此种业务)
还是以上面例子,假如上面的生产的C产品总共5个,完工入库了3个,在制品2个,这时候按照上面的情况滚物料分类账,则,针对25010/100的材料成本差异,其会分摊至在制品中,产生的凭证为:
借:在制品—在制品差异 25010/100 材料M
贷:原材料—单层结算差异 250*10/100 材料M
当2个正制品完工后,其会将上述凭证冲回:
贷:在制品—在制品差异 25010/100 材料M
借:原材料—单层结算差异 25010/100 材料M
但是平高目前系统中的凭证是有错误的,产生的是
贷:在制品—在制品差异 25010/100 材料M
借:在制品—在制品差异 25010/100 材料M
6、 关于转储差异的处理
下面以加价转储为例进行说明:1个A物料从工厂3070加价转储给3010工厂,A物料在工厂3070下的标准价格为100,在工厂3010下的物料价格为80,事业部间的协议价格为120,同时,1个A物料在3070下的总差异为25,则,加价产生的凭证为:
借:库存商品-自制产成品 80 3010利润中心
库存商品-差异 20 3010利润中心
贷:库存商品 100 3070利润中心
贷:内部往来 20 3070利润中心
由于A物料在工厂3070下还有差异25,所以在滚物料分类账后,产生的凭证:
借:库存商品-自制产成品 25 3010利润中心
贷:库存商品-单层结算差异25 3070利润中心
借:内部往来 3070利润中心
贷:内部往来 3010利润中心
三、库存差异来源
通过上面的分析,应该对物料分类账有了更深一步的了解,我们也知道了,物料分类账其实就是分摊差异,但是有没有想过差异是如何产生的呢,其差异来源有哪些呢,针对平高。现在就简单说明一下:
1、 材料成本差异
其原材料(评估类为3100、3200、3300)的计价方式为“V”(移动平均价),所以正常情况下是不应该产生差异,但是下面两种情况会出现差异,一种情况是正常的差异,一种情况是由于错误原因引起的
(1)发票校验产生的差异
由于入库的净价与发票价格不一致引起的小数点差异,举例如下:材料m入库3个,采购订单价格为100,收货入库后,产生凭证为:
借:原材料 3100=300
贷:GR/IR 3100=300
对原材料m进行投料,投料2个,库存还剩余1个,产生的凭证如下:
借:生产成本-材料费 2100=200
贷:原材料 2100=200
采购发票到后,由于税的原因,实际价格只有99.10,这时候,其实有0.9的差异,但是由于库存还有一个,所以差异只有:0.9*2/3=0.6,产生的凭证如下:
借:GR/IR 300
借:进项税
贷:应付账款
贷:原材料 0.3
贷:材料成本差异 0.6
(2)采购订单建错误引起的差异
采购订单的单价远远小于或者大于发票金额,导致差异比较大,这种情况应该尽量避免,同时,平高的发票校验的容差存在问题,应该是设定容差,当差异大于某个值后,不允许进行发票校验,目前只是警告。
2、 产品成本差异
产成本和半成品(评估类为7900、7920、7930)计价方式为”S”(标准价),即计划价格,其差异主要有:(下面几类差异大家比较熟悉,不举例子了,简单做个说明)
(1)工单结算差异
这种差异是最常见差异,工单结算后产生的差异,差异凭证为:
借:库存商品-自制产成品-差异
贷:生产成本-差异转出
(2)加价转储差异
这种差异是有转储引起的差异,移动类型为351,产生的差异凭证为:
借:库存商品-自制产成品
借:库存商品-自制产成品-差异
借:内部往来
贷:库存商品-自制产成品
(3)产品移库差异
这种差异是有转储引起的差异,移动类型为301或303或305,产生的差异凭证为:
借:库存商品-自制产成品
借:库存商品-自制产成品-差异
贷:库存商品-自制产成品
(4)标准价格发布或修改(mr21)差异
如物料A(标准价核算),月初将价格从100改到250,库存为10个,这时候产生的凭证如下:
借:库存商品 (250-100)*10=1500
贷:库存商品-自制产成品-差异 (250-100)*10=1500
(5)采购入库差异
这是由于采购订单的净价与标准价不一致引起,这种业务相对较少,存在比较少的产品采购业务,一般是由于评估类错误,将材料当作产品。
(6)物料转物料的差异
这种主要由于物料的评估类错误或者利润中心错误,需要新建物料,将原物料的库存转移至新物料的情况下,可能出现。
四、物料分类账的缺点
1、不适用于在制品特别多的企业;
2、会出现无法分摊的情况,主要集在如下几点:
(1)一笔差异导致物料的价格负,如发票校验的差异导致库存价格为负;
(2)无接收方,即存在差异,但是无库存产出;
(3)309移动类型,无法发送方的多级差异
(4)61 K (因为寄售发货差异是发货产生(标准价格与采购信息记录价格差),无法将差异转到收据下)
(5)STO退货(也是到收据下673移动类型)
(6)跨月退货冲销,标准价格不一致的差异无法分摊。