理想的状态是一直在从事这项工作的人,有亲身经历亲身体会的人来写,有更多的素材和更多的感受,那么就容易形成结论。但在实际工作中往往难以实现,有时候工作是连续的,但人员在变换;有时候是做工作的人,没有时间或者写不出来。
不管什么材料,都会有三个难度
第一个是观点难,也就是对这件事情下一个合适的结论;第二个是论证难,这个结论对你收集素材有很大的要求;第三个是表达难,如何更好的表达?
对干了一些甚至一点的人,或者刚接触的人,怎么样解决上面三个难题?
以我个人的体验,提如下的建议,这也是我从些其他方面得出来的经验,
经过自己的检验,比较有效,希望能够帮助到你们。
一、内部作业
(一)占有、使用和利用现在手上已有的素材
把现在手上已经有的素材,每一个进行分门别类 ,重点在于将每一份材料进行简单的概括,用几句话把这份素材(文件,简报等),包含的主要内容,用自己的话把它说出来,因为用了自己的话,把它说出来,这份素材你就进行了简单的加工,今后可进行分类汇总,也便于想起来在什么地方。
操作细节
1、单份文件(素材)的操作(包括不限于文件,也可以是会议记录等)
对单份文件进行加工处理,使用便利贴,写好贴在上面就行。
其内容要素
01标题,可以采用文件标题,也可以采用自己的话来说,注意关键词
02包含是什么文件,完整写出来,这样便于后来核实时,方便查找和核实这个文件
03这份材料主要讲的什么,用自己的话概括一下
2、多份文件或者素材
当手上有很多文件时,就要进行简单的分类,并且编好目录,这个是便于今后查找。
其实你只要把单份文件简单的概括,一组文件编出目录后,你对整个工作就有了一定感性的认识。
3、按照大类,小类,建立他们的关系
根据你分好的大类(目录),便利贴的小类,
发现寻找每一类别的关系(并列,因果,父子,时间,空间,管理层级等),
有时候可能要打乱重组,主要是求得前后关系理顺,看得出整个工作的逻辑关系。
这样就有了文章的基础骨架,以此为基础,就可以简单的对这项工作进行总结,此为初稿。
只要有了初稿,这份工作就完成了50%,下一步就是如何今年提升精炼补充的工作。
二、外部作业
有了这份初稿,现在需要做的是,向有关领导,具体经办人做沟通,很多观点看法,、
他们有亲身的体会,他们会给你讲整个情况,个人感悟,有印象的地方,好好的记下来。
这些看法观点,需要进一步完善其前因后果。
因为有了领导,经办人的观点,看法。
你的材料,就有了更坚实的立足,而且他们也会提示在什么时间什么时候,做了什么,
这样你就此可以去查找更多的材料,从而丰富并完善材料。
这样你的材料,就包含了,已有文件的权威性(内部作业),具体经办人的描述,领导的观点看法等,这个总结就基本成形。
三、精炼,深化、提高
因为有了前期的工作,解决了总结的鲜明性、准确性两大要求,剩下的问题,就是生动性和深化提高,主要是对于文章的铺排,行文的语气,数据的核实等进一步完善等。其实对于大多数总结来说,有了前期的基础,就已经比较有具体有概括了,更多的在于细部的构成和遣词造句。形成文章后,再通看一遍,改一两次,就行了。