SAP应付模块详解

本文介绍以下内容：

◆应付模块的基础知识；

◆主数据（供应商）；

◆发票处理；

◆付款及清账；

◆预付款；

◆应付票据；

◆其他特别总账业务；

◆供应商余额查询；

◆定期处理（月末及年末年初的操作）；

◆应付模块报表；

◆应付模块设计的流程清单和方案要点。

由于应付模块和应收模块在很多方面存在相似性，因此对于相似度较高的内容，将简略描述。读者可以参考第3章“应收模块”内容。

1 基础知识

本节介绍应付模块的基本功能以及该模块与其他模块的关联关系。

1.1 应付模块的基本功能

应付（AP）模块是“应付会计模块”的中文简称，它是财务会计（FI）模块的一个子模块，是主要处理与供应商相关业务的模块。

它的基本功能有供应商主数据维护、发票处理、付款处理、杂项业务（预付款、应付票据、其他应付款）处理、供应商余额查询、定期事务处理等。这些功能中，供应商主数据维护属于基础数据维护；发票处理、付款处理、杂项业务处理和供应商余额查询属于日常操作；定期事务处理则主要是月末和年末年初的操作。

1.2 应付模块与其他模块的集成

与应付模块集成的模块主要有总账模块和物料管理（MM）模块。

应付模块输入凭证时，使用的科目是在总账模块中设定的；凭证过账后，可以在总账模块查询到，而它对相关科目余额的影响，也体现在总账模块中。月末，对供应商的外币业务进行重估时，重估产生的凭证也直接形成总账凭证。

应付模块与物料管理模块的集成，主要体现在与采购模块的集成。可以从整个采购业务流程来认识这种集成关系。采购业务流程包括决定采购需求（采购申请）、比较采购货源、选择供应商、采购订单处理、采购订单跟踪、收货/库存管理、发票校验，直至最后付款（财务业务），如图4-1所示。

图4-1

应付业务是采购模块业务的延续，它的发票主要来自采购模块的发票校验。采购模块的发票校验完成后，即可在应付模块查询到供应商的未清项和发生额。因此，在应付模块内部，虽然也有发票处理功能，但那不过是针对少量不通过采购模块集成的业务所输入的发票。

除总账模块和采购模块外，凡是牵涉与供应商相关的业务，也都会与应付模块有关联。例如，固定资产的采购，既牵涉采购模块和应付模块，也牵涉资产模块。再如，采购发票的入账，牵涉材料成本的核算，因此，控制模块也和应付模块有一定联系。

2 组织结构

应付模块与总账模块同样作为FI模块的子模块，其组织结构和总账模块的组织结构相同，也要使用公司代码来处理业务。也就是说，一个供应商如果和企业集团中的多个公司代码有交易发生，一定要区分是在哪个公司代码下进行；将来查询供应商余额时，也要明确是在哪个公司代码下发生的余额。

如果有细分事业部的要求，可能还会用到业务范围、利润中心甚至“段”。

除了了解应付模块自身的组织结构外，还有必要了解其关联模块的组织结构。与应付模块关联较密切的采购模块，其组织结构为采购组织。采购组织是采购模块处理业务的基础，每一个采购订单在下达时，都必须明确属于哪个采购组织。采购组织与FI中的公司代码可能存在对应关系（多对一，如图4-2所示），也可能不存在对应关系。例如，集团采购组织，可以为集团下的各个公司代码提供采购服务，为各个公司代码创建采购订单。这一点与销售端的组织结构是不同的：在销售端，销售范围和公司代码只能是多对一的，即特定的销售范围必定与某一个固定的公司代码相关联。

图4-2

采购组织与公司代码可以不对应，这一点可以从后台配置界面看出。如图4-3所示，采购组织0008、1000、2000、2100、2200、2300都隶属于特定的公司代码（SAP界面中错误地翻译为“公司”）；而采购组织1和采购组织2则不与任何公司代码相对应（“公司代码不存在”），意味着它们可以为系统中的任何公司代码下采购订单。

图4-3

路径：IMG>企业结构>分配>物料管理>采购>给公司代码分配采购组织

事务代码：OX01

延思伸考

如果采购组织和公司代码不存在对应关系，如何确保采购组织在创建采购订单时，将账务记入到相应的公司代码中？

在创建采购订单时，在采购订单的头层输入采购组织后，还需要输入公司代码，如图4-4所示，输入了采购组织1后，公司代码仍然留空，有待用户输入。如果输入采购组织1000，公司代码会根据后台的配置自动输入1000。明确了公司代码，采购订单后续的“应付账款”就会记入相应的公司代码。



图4-4

路径：SAP 菜单>后勤>物料管理>采购>采购>采购订单>创建> ME21N - 已知供应商/供应工厂

事务代码：ME21N

而在创建销售订单时，只需要输入销售组织、分销渠道和产品组即可确定对应的公司代码，不需要再手工输入公司代码。

3 主数据维护：供应商

本节首先了解供应商的基本概念，然后介绍增加、冻结和删除供应商的具体操作。

3.1 供应商的概念

供应商是应付业务处理的基础。处理发票和付款时，要明确是针对哪个供应商开出的发票或对哪个供应商的付款。

供应商，有狭义和广义之分。狭义的供应商是指从企业购买物品（材料、备件、劳保用品、办公用品等）的对方单位；广义的供应商是指对企业有债务关系（不管是否因购买物品而形成）的对方单位或个人。在SAP的应付模块，处理的供应商是指广义的供应商。因此，它既包括从企业购买物品的常规供应商，也包括企业对其有欠款的各种单位或个人。例如，企业向供电局应缴纳的电费、向自来水公司应缴纳的水费，如果暂时挂账，则形成了“其他应付款”。因此，供电局、自来水公司也相当于企业的供应商。

在SAP中维护供应商时，供应商的属性分为3个视图，即基本视图、公司代码视图和采购视图。3个视图维护的内容如表4-1所示。

表4-1 供应商主数据的3个视图

这3个视图中，基本视图是必须设定的，公司代码视图和采购视图是按需要设定的。很显然，如果一个供应商是向本企业提供材料的常规供应商，它必须同时设定3个视图的属性；而如果一个供应商仅在财务上有“其他应付款”的记账需求，其业务并不与采购模块集成（通常称为“财务专用供应商”），则只需设定基本视图和公司代码视图；如果一个供应商仅需处理询报价业务，并没有后续的采购订单业务，则可以只设定基本视图和采购视图（在这种情况下，此类供应商一般不输入到系统中，相关的询报价也不输入系统）。

3.2 供应商的创建

供应商的创建有多个路径，取决于需要创建哪个视图。这些路径和视图的对应关系如表4-2所示。

表4-2 供应商主数据创建的路径和事务代码

例如，对于财务专用供应商，只需要基本视图和公司代码视图信息，因此在事务代码FK01中设置即可。

4 供应商发票的处理

应付模块的发票，既有可能来自于MM模块的集成，也有可能是手工输入的。前者是采购业务形成的，后者是零星的非主营业务形成的。本节介绍两种发票操作的方式。

4.1 来自于采购模块的发票

采购业务的主要流程包括采购订单、收货、发票校验（又称“收票”，此时形成应付款）。这可以称为采购业务的“三部曲”。在供应商主数据的采购视图上，有一个选项“基于收货的发票校验”（参见3.3.2小节），如果勾选，则意味着发票校验是建立在收货基础上的，先收货后做发票校验。国内企业的采购业务一般都是如此。

供应商主数据的这一属性，会自动应用到供应商的采购订单上，如供应商9893的采购视图中勾选了“基于收货的发票校验”复选框，在创建对它的采购订单时，采购订单上也就自动勾选了这个选项（GR-Bsd IV，即Goods ReceiptBased Invoice Verification，基于收货的发票校验），如图4-53所示。

图4-53

事实上，也存在“基于采购订单的发票”，即不通过收货而直接开具发票，如对供应商扣款形成的发票（通常称为“贷项通知单”，credit memo）。再比如针对服务类型的采购订单开出的发票。在国内的业务实践中，这两种情况一般都不用“基于采购订单的发票”。对供应商扣款，往往直接体现在下次采购的发票金额中（在发票金额中扣减一部分），而不单独开出一张负发票。服务类的采购，也通常要做一下收货，以示确认，发票必须按照收货的数量来开具。

本书主要介绍“基于收货的发票校验”。

假设某笔采购订单采购原材料RM010，通常情况下，采购订单收货过账时，系统产生的会计凭证如下。

Dr：原材料

Dr/Cr：材料成本差异-采购差异

Cr：GR/IR

这里的GR/IR是一个重要的科目，全称为Goods Receipt/Invoice Receipt（收货/收票），顾名思义，它是收货和收票之间平衡、过渡的科目。它相当于国内会计科目中的“材料采购”。

提示

对于该科目，SAP的要求是：①在科目主数据中必须设置为“未清项管理”；②必须设置“仅限以本位币记的余额”；③必须在MM模块自动过账规则中，将WRX事务设置为该科目。

收货过账产生的会计凭证，过账日期为物料凭证上的过账日期。在金额上，借方原材料金额取决于物料主数据上的价格控制参数——选择S，表示标准价格；选择V，表示移动平均价。两种价格控制对于凭证的金额影响如表4-7所示。

表4-7 价格控制对于收货凭证金额的影响

注：采购订单价格是指不含税价。

收到供应商的发票时，在系统中做发票校验，形成“发票凭证”，发票凭证过账后，自动生成对应的会计凭证。凭证如下。

Dr：GR/IR

Dr/Cr：材料成本差异-采购差异 或 原材料

Dr：应交税金-应交增值税（进项税）

Cr：应付账款（供应商）

过账日期为发票凭证上的过账日期。同样，根据物料主数据上的价格控制，发票产生的会计凭证的借、贷方金额可能不同，如表4-8所示。

表4-8 价格控制对于发票的凭证金额的影响

续表

注：发票价格和采购订单价格都是指不含税价。

综合来说，在物料采用标准价的情况下，物料入库使用标准成本，采购订单价格和标准成本之间的差异（称为PPV，采购价格差异）、发票价格和采购订单价格之间的差异（称为IPV，发票价格差异）都直接记入“材料成本差异”→“采购差异”，分别在收货和收票时入账。而在采用移动平均价的情况下，物料入库使用采购订单价格，如果发票价格和采购订单价格有差异，库存数量可以承担的部分记入原材料价值；库存数量不能承担的部分记入“材料成本差异”→“采购差异”（极端情况：如果发票送达时间较晚，该原材料已经全部用完，则差异全部记入材料成本差异）。

采购订单收货和收票产生的凭证可以从采购订单行项目中“采购订单历史”选项卡中看到，如图4-54所示。收货的凭证是“物料凭证”，收票的凭证是“发票凭证”，二者都是MM模块中的单据。

5 付款及清账

在SAP中，处理付款要达到两个效果：一要实现会计凭证的处理；二要实现清账，即将付款与应付款对应核销。可以在付款的同时清账（俗称“边收边清”），也可以先做付款，事后清账。本节分别介绍这两种方式。

5.1 付款同时清账

企业的付款有现金付款、银行存款付款、承兑汇票（银行承兑或商业承兑）付款等多种方式。付款的会计处理一般为贷记相应科目（现金、银行存款、应付票据等），借记应付账款。

5.2 付款时不清账事后清账

企业在付款时，针对供应商发票的金额，可能并不是一次性百分之百地支付，而是先支付大部分，其后再支付尾款。等到将来，两笔付款要与一张发票进行核销。在这种情况下，付款时可以暂时不做清账处理，只需实现凭证的借、贷记账就行。待两笔款项都支付完毕后，再进行专门的清账（事后清账）。

要实现付款凭证的借贷记账，有多种变通的输入方法，常用的如表4-9所示。

从表4-9中可以看出，不管使用哪种方法，都要使凭证类型为KZ（对供应商付款），而不能是KG（供应商贷项凭单）或SA（总分类账凭证）；否则会引起凭证编号的混乱。同时，要使供应商行项目的记账码为25（供应商的付款），使其符合业务本来面目，而不能是21（供应商的贷项凭证）或40（总账科目的借方项目）。

表4-9 付款不清账凭证的输入方法

使用第1种方法“付款”的操作比较简单，读者可以参考应收模块3.5.2小节“收款时不清账事后清账”中的描述练习操作。

本节介绍第2种方法：应付模块“贷项凭证-一般”的操作。第3种方法和第2种方法类似，不再赘述。

5.3 付款的冲销与清账的重置

如果付款输入错误，在冲销时需要考虑其是否清账。如果清账了，就不能直接使用总账模块介绍的FB08事务码冲销，系统会提示“凭证含有已结算的项目-不可冲销”字样，如图4-119所示。

图4-119

在这种情况下，必须先重置清账，然后再冲销付款，或者在重置清账的时候选择“重置并冲销”。如果没有清账，则可以直接用FB08事务码冲销。图4-120完整地显示了付款凭证冲销的处理过程。



图4-120

6 预付款的处理

本节介绍预付款如何输入。它可以直接输入，也可以基于预付订金请求业务输入。应付模块的预付订金请求基本不使用。因此，本节仅介绍直接输入预付款的处理。

6.1 预付款的输入

企业为了取得供应商的信任或者按照供应商的要求，在收到货物发票前，给供应商预先支付一笔款项，这就形成了预付款。预付款产生的凭证如下。

Dr：预付账款（供应商）

Cr：银行存款

其中，借方要反映到供应商头上。但我们知道，在供应商主数据上，统驭科目已经设成了应付账款（160000），因此这里需要使用特别总账标识A，使其转换出另外一个“统驭科目”：预付账款（180000）。这是在后台配置中定义的。如图4-128所示，针对科目类型K（供应商）、特别总账标识（SGL标识）A（表示“预付款”，即预付订金）这一条目，单击“选择”按钮，可以看到，当统驭科目是160000的时候，转换出的特别总账科目为159000。

6.2 预付款和应付发票的清账

如果供应商存在预付款，事后发票送达并过账后，必须将预付款和应付发票进行清账。清账仍使用F-44进行清账，但必须在“特别总账标志”字段选择A的前提下。

7 应付票据的处理

企业对供应商的付款，除了使用支票等手段外，还可以使用票据，在会计科目上称为“应付票据”。这种票据，既有可能是自己开立的银行承兑汇票或商业承兑汇票，也有可能是来自客户的承兑汇票（应收票据），经过背书，转让给供应商。它一般约定有到期日（如6个月后到期）。票据到期后，企业自己开立的，必须由企业或企业的银行承兑，从企业的银行存款中兑付；来自于客户的，由客户或者客户的银行承兑。

按照应付票据的先后业务，本节分别介绍应付票据的开立与兑付。以应收票据背书转让给供应商的业务在3.7.4小节中已经介绍过，此处不再赘述。

7.1 应付票据的开立

企业开立应付票据时，编制的会计凭证如下。

Dr：应付账款（供应商）

Cr：应付票据（供应商）

借方和贷方都要反映到供应商头上。借方可以取自供应商主数据上的统驭科目，贷方则必须借助“特别总账标志”W（承兑汇票）。

如图4-139所示，供应商统驭科目为160000（应付账款）时，如果输入特别总账标志W的业务，系统会带出特别总账科目180000（应付票据）。

路径：IMG>财务会计（新）>银行会计核算>业务交易>汇票业务>应付汇票>创建应付汇票>定义应付汇票的备选统驭科目

事务代码：OBYM

图4-139

提示

由特别总账标志转换出的特别总账科目也是统驭科目。这在科目主数据设定时必须注意。这种科目称为“备选统驭科目”。

7.2 应付票据的兑付

企业开出的承兑汇票到期时，必须通过银行兑付给供应商。此时，企业编制的会计凭证如下。

Dr：应付票据（供应商）

Cr：银行存款

其中，借方要记到供应商头上，并通过特别总账标志W实现“应付票据”科目的记账。同时，还应对先前开出应付票据时形成的未清项进行清账。

8 定期处理

应付的业务是承接采购末端的，因此，在每个会计期末，业务上要确保当月收到的采购发票（应付发票）都要做完发票校验，形成相应的应付款。此外，应付模块中月末需要操作的是对外币的供应商未清项进行重估。

每年年初，则需要对供应商的余额进行结转，将上年末余额结转到本年初。

8.1 月末操作：外币评估

月末对供应商外币余额的重估，和总账模块的操作在同一个事务（事务代码FAGL_FC_VAL）中。此处不再详述，详见总账模块2.6.3小节。

8.2 年初操作：供应商余额结转

年初对供应商的余额结转，和对客户的余额结转都在相同的事务（事务代码F.07）中。此处也不再详述，详见应收模块3.10.2小节。

9 应付模块报表

SAP应付模块提供了一些标准报表，放在“信息系统”中，用户可根据自己需求使用。

路径：SAP菜单>会计核算>财务会计>应付账款>信息系统>应付科目会计核算报表

按照数据形成的逻辑顺序，标准财务报表可以依次分为几种类型，即主数据、供应商行项目、供应商余额、付款事务等.