项目管理工具在项目中起的作用

 

    包括我自己在内的许多分析师都表示，项目管理工具可以提高团队的工作效率，并使组织更加敏捷和更具竞争力。但这是否意味采用项目管理工具能否保证项目的成功？可能不是。项目工作有几个方面，包括工具、流程和人员。

    项目经理仍然争论哪一个是最重要的。专家表示，个人和团队的积极性是影响项目团队生产力的主要因素。事实上，PMBOK指南将激励员工的能力列为项目经理应具备的关键技能之一。许多具有实践经验的项目经理都证实了这一点。其中一位，帕维尔·布罗津斯克说项目的成功主要取决于人，即项目团队。很难不同意他的观点，即使是最好的项目管理方法也无法预测某些情况。在这种情况下，您只能依靠人。依靠他们的奉献精神、承诺、灵活性、创造力、沟通能力、意志、经验和知识。

    然而，即使将项目团队视为最重要资产的组织也经常抱怨员工的生产力，并承认即使是最好的团队有时也无法成功完成项目。也许原因在于项目流程的选择和执行？TrevorL.Young，在他的著作《成功的项目管理》中,”指出，为了项目成功，参与的每个人都必须承诺使用一套通用的流程和程序。定义项目阶段、开发项目范围、规划、创建WBS、定义活动、控制和其他流程在多年前就已标准化，许多组织将它们视为项目成功的关键。

    但在现实生活中，在项目管理流程需求方面，并没有两个完全相同的组织。由于这种组织的独特性，项目经理经常发现适应新的项目环境和领导风格是一项艰巨的任务。产品性能是临时的，并且随着每个新项目的变化而变化。许多组织已经开发或采用了他们认为是权威的项目管理方法，并且在许多情况下，这些方法本质上是好的。但是，通常情况下，开箱即用的方法，无论经过多么深思熟虑，都会为基于特定组织和项目团队动态的程序差距留出空间。项目过程应得到有效的项目沟通和信息共享的支持。只有这样他们才能正确执行。组织良好的信息共享和清晰的沟通有助于组织内的多个级别接受和支持项目团队行动的好处。这就是工具发挥重要作用的地方。

    根据安德鲁迈克菲，我们今天所看到的是，在大多数组织中，绝大多数可咨询的数字信息要么是高度结构化的（存储在数据库中的客户订单记录），要么反映了正式层次结构（通讯）的观点和优先级，要么静态（文档存储库）。结果这些可查阅的信息并没有显示其成员所感知的组织的当前状态，也不能准确地代表他们的观点、技能、判断、经验、活动等。事实上，机会如此之少似乎几乎令人难以置信。人们必须在组织内部自由和广泛地生成、修改、共享和交流信息，特别是与他们在消费者网络上做同样事情的能力相比。

    由于如此多的组织将人员描述为他们最重要的资产，这些机会为何如此受限令人困惑。共享和交流项目信息可能更加重要，因为项目计划必须快速调整以适应项目外发生的任何变化。信息共享和沟通方面的差距会导致行动迟缓、冗余、决策失误和错失良机。借助正确的工具可以解决此问题。项目管理软件通过简化项目沟通和改进项目信息的共享和收集，为协作开辟了新的机会。团队成员将相关项目数据贡献到一个公共项目工作区，让每个人都可以访问、使用和修改它们。通过电子邮件进行的项目通信被集成到整个项目协作过程中，从而防止丢失任何有价值的信息。

    一个项目的所有三个方面都应该完美平衡。人、流程和工具在项目管理中同样重要，其中一个要素的薄弱就会对整个项目产生影响。项目管理软件也是如此，单独的项目管理工具很难完成全部工作，但它们可以赋予人们权力，并且可以催化流程的变化。