OFFICE——Word与Excel交互处理——邮件合并

一、基本概念

 邮件合并：在Office中，先建立两个文档：一个WORD包括所有文件共有内容的主文档（比如未填写的信封等）和一个包括变化信息的数据源EXCEL（填写的收件人、发件人、邮编等），然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为Word文档，可以打印出来，也可以以邮件形式发出去 。

二、用途

1、批量打印信封：按统一的格式，将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。

2、批量打印信件：主要是换从电子表格中调用收件人，换一下称呼，信件内容基本固定不变。

3、批量打印请柬：同上2。

4、批量打印工资条：从电子表格调用数据。

5、批量打印个人简历：从电子表格中调用不同字段数据，每人一页，对应不同信息。

6、批量打印学生成绩单：从电子表格成绩中取出个人信息，并设置评语字段，编写不同评语。 [1] 

7、批量打印各类获奖证书：在电子表格中设置姓名、获奖名称和等资，在WORD中设置打印格式，可以打印众多证书。

8、批量打印准考证、明信片、信封等个人报表。

总之，只要有数据源（电子表格、数据库）等，只要是一个标准的二维数表，就可以很方便的按一个记录一页的方式从WROD中用邮件合并功能打印出来！

三、示例——准考证

（图1）考生图片

 

 （图2）考生信息

 

 （图3）面试准考证

 

对于这种Word和Excel的互交处理，一般采取“邮件合并”的方式进行，但是图片的处理略复杂，需要插入“图片域”来协同处理，具体操作如下：

 

1、打开面试准考证→单击【邮件】选项卡→选择“开始邮件合并”下拉菜单中的“信函”，如图4所示。

 

 （图4）

 

2、单击“选择收件人”下拉菜单中的“使用现有列表”→选择已经制作好的表格（图2的表格）→选择“打开”之后会弹出一个“选择表格”对话框（要选择数据所对应的工作表Sheet）→单击“确定”。如图5所示。

 

（图5）

 

3、选择“插入合并域”→在相应的位置插入相应的“域”，如图6所示。

 

（图6）

 

4、选择【插入】选项卡中的“文档部件”下拉菜单中的“域”→选择“IncludePicture”→在右侧“域属性”的“文件名或URL”中输入“C:\Users\Administrator\Desktop\快速制作带照片的面试准考证\考生图片\123.jpg”（不含引号）。如图7所示。（123是占位用的，输入其他文本都可以。后面要替换调的。）

 

 （图7）

 

5、我们会看到插入域的地方出现一把“红叉”，我们选中插入的域→按“Shift F9”进行域代码切换→在出现的域代码中，将“123”这个部分，用插入合并域中的名字来代替。如图8所示。

 

 （图8）

 

6、将图片下拉至填满整个相片框→单击“完成并合并”→然后选择“编辑单个文档”→“全部”→我们会发现已经将姓名等那些文本信息填入相应的位置，但是图片没有，它还是显示不出来→这时，我们全选（Ctrl A）→按F9刷新域→就出现了考生图片。如图9所示。

 

 （图9）

 

通过这个方法，把同事需要将近3天的工作量在十几分钟就完成了。^-^

备注

解决此类问题关键在于两点：

一是：数据源的Excel表格必须规范，格式要统一，不能出现混乱、错误等责任心错误，否则后面得到准考证是会出的。

二是：照片必须统一格式（如jpg格式），不建议用名字命名，因为名字可能有重名，最好用身份证号码。还有，照片要放在同一个文件夹中。

四、参考文章

http://www.360doc.com/content/17/0816/10/30583536_679576060.shtml

https://baike.baidu.com/item/%E9%82%AE%E4%BB%B6%E5%90%88%E5%B9%B6/7804213?fr=aladdin

https://baijiahao.baidu.com/s?id=1620565048798755687&wfr=spider&for=pc

https://www.cnblogs.com/-SANG/p/9048478.html

微软官方视频