如何帮助新员工顺利入职？员工远程办公，还需要做好这些

　　做好新员工的入职工作非常重要。这是一个向新员工表达你对他们非常看重，而你的组织管理与运行状况也十分良好的机会。

　　在新员工入职的前几天，你可以定下工作基调、介绍公司文化、建立预期，并带他们融入组织与团队之中。虽然这些准备工作对任何类型的员工都需要，但对于那些入职后很快就会沉浸在思考与代码之中的程序员来说，则尤为需要。这是你给他们留下良好的第一印象的唯一一次机会，争取做好，超出他们的预期！实际上，不需要太多的提前规划，只要你能表达出对他们加入的兴奋之情，并为此做好足够的准备，就可以了。

　　如果招聘的员工在远程参与工作，还需要另外做出一些决定。Mickey喜欢让远程雇员飞到总部度过入职的第一天。这样做虽然公司花费较多，但会是一个很好的开端。

　　如果你决定让新员工在远程办公室办理入职流程，那么也要通过电话、网络电话（VoIP）、电话会议、视频会议或者语音聊天等沟通方式来传达你对他的期望。同时要让远程办公室的办公人员接待、欢迎新员工，并引导他们入职。

　　合同工的入职却是另一种情况。合同工只是临时帮手，所以不需要对他们灌输公司的文化、基调，也不用进行工作引导，或长期目标的培训，只需确保他们能够成功地做到合同中承诺的事情即可。你可以向他们解释工作目标和期望，分配任务、工具与办公空间，介绍团队以及其他同事，解释清楚何时如何结算，然后就可以开工了！

　　员工入职应当从员工接受录取通知的那一刻算起。打一个祝贺电话，欢迎他们加入团队。安排团队其他成员也这么做。

　　新员工可能已经签署好录取通知文件，并决定加入公司，但他们也可能会像那些买房之后后悔的人那样，产生事后后悔的情绪。他们可能会质疑自己的选择，担忧是否正确。他们也可能还有第二份录取通知（甚至是第三份或第四份）。其他公司的招聘经理可能仍会经常打电话给他们，尝试用各种手段来说服他们跳槽。而更大的威胁是，如果这时他们仍在前一家公司就职中，那么他们现在的经理肯定会千方百计问出他们跳槽的动机，并想办法留住他们。

　　这种事情，在候选人签署并寄回了录取通知以后仍然有可能发生。Ron对此深有体会。他在创业公司mFactory中曾经招聘过一位新员工，当他向原公司老板告知将要离职的时候，引起了轩然大波，老板对他做出了各种挽留与承诺。作为创业公司，你当然会向候选人描绘一幅充满机遇与回报的华景，但原来的雇主也可以相应地将你们描述成前途灰暗的光景。Ron一直不知道候选人已经另作他想，直到入职的那天早上，候选人打电话来说，这段时间好好考虑之后，感觉来创业公司风险还是太大了。

　　我们两位也曾多次在关键技术人员通知我们打算辞职的时候，尝试将他们挽留。对于某些员工来说，这种努力可能是徒劳无功的，但也有一些确实能扭转过来，而且往往并不用通过承诺更多的薪金，就可以实现。挽留辞职的员工，还有很多办法：可以赋予他们新的职责，更换项目或经理，增加培训，或者如果是工作超负荷的技术专家，可以帮他们招聘合作的伙伴或助理，这些都是可行的。而作为招聘新员工的经理，你应当预料到候选人现在的老板也可能会做同样的事！

　　在接受录取通知和入职之间的这段时间里，与候选人之间保持“温暖”的关系是非常重要的。这段时间最好不要超过两周。期间可以邀请他们共进晚餐，主动给他们打电话，邀请他们参加会议，给他们安排任务。

　　——Mark Himelstein，工程部代理副总裁，旧金山湾区

　　你可以给候选人打一次（或者两三次）友好的电话，或者交代同事去打，让他们感受到承诺与关心。找个借口打电话并不是麻烦事。问问怎么做可以帮他第一天就能进入高效工作的状态。向他们介绍一下公司可以给他们配备什么样的电脑与软件。询问他们是否有什么特殊需求：高个子的员工是否需要升降桌椅？矮个子的员工是否需要脚蹬？还需要其他的人体工学设备吗？为那些不用耳机就没法打电话的人提供电话用头戴耳机？还有哪些特殊软件可以使得工作更有条理或提高效率？是否可以选择不同类型的办公室？另外，还可以与他们沟通入职首日的到达时间、谁接待他们、第一天的时间表，以及入职介绍的内容。

　　更主动一些的新员工可能会问他们能为未来的工作做哪些准备。这时不要一下子给他们发送太多的信息或任务，以免压垮他们。只要做到基本指导、了解环境，并引起兴趣的程度即可。理想情况下，分配刚好足够他们了解与思考新项目与架构的任务即可。

　　对了，一定要把人力资源的文档包发给他们！让他们在家填写即可，因为在家查找个人信息更方便，能高效地完成这种琐事（他们可以按自己的节奏来完成，而不需要迎合你的时间）。这样到入职的时候，他们就可以带来一份已经基本填写完整的资料，除了一些有疑问的地方。

　　在大多数公司里，项目经理一般都要负责为新员工寻找工位，或至少需要提议。请考虑团队现有的人员配置，找到与新员工个性搭配的人员，另外还要考虑到新员工的代码职责，以及团队领导、技术领导和架构师的位置。

　　新员工的台式机配置很可能也需要你来指定，以便他们更好地完成团队任务。还需要指定相应的开发环境和工具，以及公司特有的效率软件。你需要明白这些资源的请求流程，需要多长时间准备，以便新员工到来时，机器能够到位，配置好并能正常运行。

　　同样的，你需要采取哪些措施，多长时间提前准备，才能保证在新员工到来的第一天，电子邮件地址、网络访问、服务器账号与访问权限都能准备好？准备好电子邮件地址之后，还需要把它添加到适当的邮件列表中，如团队级别、组织级别、部门级别的邮件列表。还要在日历系统中安排好会议邀请列表，在公司的人员目录中加上新人的信息。

　　另外，你需要采取哪些措施，多长时间提前准备，才能保证新员工到来的时候，工牌就可以使用，并且有用来收取纸质邮件的邮箱？

　　即使你的公司没有正式的“伙伴”引导计划，你也可以自己创建一个。选择一位员工成为新员工的“入职伙伴”，入职时带领新员工，访问团队其他成员、办公室邻居、其他同事和管理团队，并将他介绍给大家。在Razorfish公司，Ron设计出一个供新员工使用的联系人清单，上面列出了公司中新员工需要会见的所有人，包括高级和初级技术人员，以及人力资源、设备、行政和IT人员。这份清单可以交给入职伙伴保管，由他带领新员工逐一见面，并在清单上打勾确认。清单上还列有所有人员的电话号码，以便于新员工日后可以轻松地跟进联系。

　　除非办公室非常小，否则你还需要安排一个人带领新员工参观办公室，指明各种办公相关设施所在，包括卫生间、紧急出口、灭火器（Ron真遇到过员工电脑自燃着火的事件）、零食、文印间、储藏柜，以及咖啡/茶和休息区。如果你们公司没有专职的办公室主任，那么入职伙伴会是一个不错的选择。

　　考虑是否还需要为新雇员分配一位长期的职业导师。更资深的程序员或软件架构师可以帮助新员工寻找成长的机会，并建议他们如何推进自己的职业生涯。职业导师最好是面试时与新员工沟通良好的面试官，或是新员工的专长能够弥补其缺点的资深员工。

　　选择好合适的伙伴与导师后，还要询问他们，并确认他们到时候有空。首先得确保伙伴自己在入职首日那天别被自己的工作压垮，或是正好计划要去牙医那里看蛀牙，否则伙伴计划就不会有任何效果。被选中的伙伴或导师，若对他们的角色没有表现出足够的热情，你就得挑选其他人。向他们介绍自己需要扮演的角色：伙伴需要带领新员工去哪几个地方，导师最初（和接下来）的交谈需要谈什么，等等。

　　现在花几分钟时间思考新员工的第一天。创建一个类似于图1所示的清单，帮助你确保所有必需的事情都能完成。

　　

　　图1 首日准备清单

　　

　　图1 首日准备清单（续）

　　是否已经准备好设备、软件许可、登录和密码？若新员工因为你或团队准备不足，连最基本的任务都无法完成，那就太糟糕了。即使公司里有专门负责这些问题的人，我们仍然建议你再三检查，以确保完成准备工作。Ron在Razorfish公司欢迎新员工时，使用彩色的入职安排时间表，如图4-2所示。这个时间表文件也可以在本书的“工具”部分找到。在Razorfish，入职的开始时间总是从上午9点钟开始，从来没有变过。这个时间直接写到录取通知中通知给新员工。人力资源准备好时间表，提醒那些常常埋身于高级别的技术咨询项目之中的开发经理们，花必要的时间去思考新员工到来时需要准备什么。

　　

　　图2 首日时间表示例

　　永远不要低估对新员工适当欢迎的重要性。据Mickey回忆，在Gracenote东京办公室，他招聘了一位曾为索尼公司工作过许多年的新员工：“决定离开索尼这样的公司对他来说是一个重大的决定，所以他盼望自己作为公司的一个重要成员而被欢迎。不幸的是，入职第一天的上午，东京办公室的招聘经理和总经理必须在外进行客户访问，接待他的是办公室经理，这令他非常失望。入职时没遇到得体的欢迎，困扰了他数月，并导致严重的问题，以致我人个花了很多时间来帮助解决这个困扰。”

　　Razorfish的首日安排通常以部门经理或招聘经理进行半小时左右的欢迎会作为开始。其余的安排也大多是半个小时，包括：

　　由伙伴带领参观办公室，重点是做一轮介绍；富贵论坛新员工的直接经理进行团队目标沟通；办公室经理带领参观设施：洗手间、办公用品、文印区域、打印机和传真机位置、会议室分部图、冷水机、咖啡机以及如何制作更多的咖啡、零食贩卖机、休息室、安全信息、防火通道和其他重要位置；IT人员上门检查最终的电脑、打印机、网络、电子邮件和网络配置，指导进行语音信箱和VPN相关的操作，并做其他问题解答；人力资源进行福利说明；协助新员工完成开始几天必要的文书工作，包括保密协议；与团队成员见面，包括其他开发经理和项目、产品经理，指定其中一位团队成员为新员工演示如何登录服务器（最好能在新员工自己的电脑上演示），如何在文件系统中找到团队、部门和公司的关键资料，展示公司和部门的内部网；团队队友与其他同事们的个人信息、照片和目录；与伙伴或导师吃一顿（大概一个半小时的）大餐。除了这两位之外，其他人应该在本周晚些时候与新员工共进午餐。需要对伙伴或导师明确指出由公司买单，并在必要时提醒他们如何支付；由一位或多位公司高层管理人员进行面对面欢迎。

　　要把整个事情做好，你需要思考、寻找、沟通并安排好整个入职首日的接待名单，并想办法让他们去思考如何展现公司、部门、团队和项目。记住你的目标：

　　让新员工感受到特别重视，并让他感觉加入了一个非常特别的团队和公司；帮助新员工了解项目的重要性，并让他们对在其中扮演的角色（即你分配的任务）产生责任感；沟通公司的文化和愿景；建立管理严谨的印象；开始帮助新员工融入整个团队；奠定工作基础，帮助新员工快速获得高工作效率。

　　注意程序员的特殊设备需求：高端系统、大监视屏、许可证、登录、网络访问、家庭访问等。

　　特别注意程序员的设备需求并不只是留给新人的特权。在Br?derbund软件公司，Mickey雇用了一个专门的“程序设计部门IT专家”，他唯一的责任，就是确保任何硬件或软件的需求都能得以迅速解决，并且任何硬件或软件的问题都能得以立即处理，而不需要找公司IT部门的人员（那样通常会带来几小时或几天的延迟）。IT专家也兼做代码管理员，从而确保任何源代码版本问题也能得到迅速处理。“对于IT专家来说，我的目标很简单，他的工作就是消除阻碍了程序设计人员的任何障碍……如果他需要租一辆推土机去解决问题，也会得到我的许可。”

　　在这一周内（理想的情况下是第一或第二天），你需要一个高级经理为新员工提供“公司101”介绍。利用这个机会介绍以下信息：

　　企业的使命、愿景和价值观；部门的绩效衡量指标；公司历史及其产品、服务和商业模式；公司架构和技术的概述；公司的重要里程碑；组织结构概述，使用全公司的组织结构图，显示新员工在其中所处的位置（包括他刚刚会见过的周围同事的位置）。

　　让新员工写几段简短的个人信息和过往历史的介绍，也可以采访他然后自己写。在为新员工制作欢迎消息的时候，可以附加上他们的照片，发送给全部门、区域分部或全公司。恳请你电子邮件的收件人做自我介绍。在欢迎邮件中需要附上新员工的电话号码、位置、电子邮件地址，这样其他人在回复的时候也会这么做。

　　图3展示了Mickey之前用过的一份欢迎邮件示例。

　　

　　图3 欢迎消息样本

　　帮助新员工迅速融入团队，以确保他们的成功。下面三件事可以起到帮助作用：

　　帮他们找到可完成的任务，让他们迅速展开工作；让他们和可以充当导师角色的团队成员坐在一起；确保他们可以立即访问所有的相关文档。

　　入职很简单：

　　1．指定一个初始项目，开始第一天，从而促使新程序员快速熟悉公司的源码控制和开发实践等。

　　2．最好是让新程序员做这个项目的测试。脱离产品使用的工程师往往是无用的。

　　——Dirk Bester，工程副总裁，旧金山湾区

　　通知项目经理或项目团队领导准备好与新项目成员见面，讨论以下话题：

　　项目宗旨和目标，如果项目团队的宗旨更大，或者有所不同，就再加上项目团队的宗旨；关键项目的利益相关者，以及他们参与项目的程度和优先级；项目团队使用的软件开发方法；团队采用的最佳实践和工作惯例；团队使用的软件开发工具；项目当前的状态与其他细节，可以帮助团队成员更快融入团队。

　　要确保新程序员的成功，意味着要尽快将他们融入团队和工作之中。实现这个目标的一个好方法是设计一个场景，让新来的员工和他们的新队友们一起密切合作，并尽早地提交贡献，完成一个可以快速获得成功感的任务。

　　入职是非常重要的。提供培训。确定导师。我试图让新员工迅速完成一些小任务获得成就感。若是不这么做，即使是有经验的人也会早早进入糟糕的模式。