1 通过数据验证避免数据录入错误
1.1 输入信息提醒
操作:选中区域——“数据”——“数据验证”——在弹出的"数据验证"界面,切换至"输入信息"页面,输入相关内容即可。
1.2 输入信息提醒(会报错版)
要求:输入身份证为18位,否则报错。
操作:选中区域——“数据”——“数据验证”——在弹出的"数据验证"界面,切换至"设置"页面,输入相关内容即可。
1.3 输入信息提醒(制作下拉菜单)
操作:选中区域——“数据”——“数据验证”——在弹出的"数据验证"界面,切换至"设置"页面——“允许"下拉菜单选中"序列”,勾选"提供下拉菜单",在"来源"输入相关内容即可。
效果:
1.4 信息纠错
要求:找出不在11到20范围内的选择
操作1:选中区域——“数据”——“数据验证”——在弹出的"数据验证"界面,切换至"设置"页面——“允许"下拉菜单选中"整数”,“数据"选择"介于”,输入最大值和最小值。
操作2:“数据”——“数据验证”——“圈释无效数据”
效果:
本章小结
1-数据验证的意义:让数据录入避免错误
2-数据验证文本类型的分隔符是英文状态下的逗号,否则序列不生效
2 通过条件格式-让数据呈现更直观
2.1 突出显示单元格规则、图表集应用和迷你图制作
(1)用浅红色填充深红文本,突出显示出各科目不及格的成绩。
操作:选中数据区域——开始——条件格式——突出显示单元格规则——小于——输入要求值即可。
(2)用蓝色填充,突出显示总分相同的单元格数量
操作1:选中数据区域——开始——条件格式——突出显示单元格规则——重复值
操作2:在弹出的"重复值"界面,选中"设置为"下拉菜单中的"自定义格式"——在弹出的"设置单元格格式"界面,切换至"填充",然后选择颜色即可。
(3)用红色文本,选取出总分低于平均值的单元格数据
操作:选中数据区域——开始——条件格式——最前/最后规则——低于平均值
(4)用图标集标识出数学成绩>=85、>=60和不及格部分
操作1:选中数据区域——开始——条件格式——图表集——选择想要的图表。
操作2:开始——条件格式——管理规则
操作3:在弹出的"条件格式规则管理器"界面,选中需要处理的规则——点击“编辑规则”——在弹出的"编辑格式规则"界面,设置要求的格式即可。
(5)迷你图制作
要求:分析各科目分数的趋势走向,红色标识低点,蓝色标识高点
操作1:点击图片要展示的位置——插入——折现迷你图——选择数据区域
操作2:点击迷你图——迷你图工具——标记颜色——高点
2.2 同比差异展示
效果:
操作:选中数据区域——开始——条件格式——数据条——选择想要的格式
2.3 找出代号差异(重点)
操作:选中数据区域——开始——条件格式——突出显示单元格规则——重复值——在弹出的界面选中"唯一"
本节小结
1-条件格式让数据呈现更直观,同学们需要重点练习对应的案例。
2-条伦格式功能非常强大,后续会搭配数据验证、函数等功能一起来实现更加炫酷的操作。
3 表格美化
1-表格美化前,需要确定两点内容
1.1给谁看?对方想看到什么?(对方感兴趣的数据必须重点标注出来,最好一眼就能看明白)
1.2是否需要打印?还是只是工作簿形式?(如果要打印,尽量不要用颜色深的填充色或不用填充色)
2-美化表格基本上针对的是汇总表,源数据表作为存储数据,美化与否,对其毫无影响!
3-以下技术点需要注意
3.1 中文字体的选择尽量用无衬线字体,类似微软雅黑、微软雅黑 Light、黑体、华文细黑等。
3.2 数字和英文用Arial、微软雅黑Light等。
3.3 标题字体一般10至14磅,正文字体大小一般8至10磅。重点内容需要加粗字体或边框标注出来。
3.4 没有对齐就没有美感,同一列或统一行的数据对齐要保持一致,大多数都选择居中对齐。
3.5 网格线一般选择关闭,避免产生过多的视觉干扰。
3.6 单元格的颜色建议用取色器吸取公司LOGO作为主色调,边框用灰色搭配。这样既显得贴近企业特色,又显得专业。