word论文排版和写作01:样式、自动列表、图片、表格、公式、脚注、目录、页眉页脚及各种交叉引用

写在前面

正好写毕业设计论文的时候被各种格式逼着学了一下word的一些排版,期间花了比较多的时间,也踩了一些坑,然后比较重点的都记录在这里了。免得以后还要一个个去找。整个排版所用的技巧均遵循:规范、易于上手、方便管理和重复使用的原则。最重要的是,可以进行各种的交叉引用,做到每一处编号均有链接可引。

一、创建和更新样式

创建:
1.选择要作为样式的文字,点击:开始->样式->创建样式->确定,即可按照当前样式创建一个样式模板。
更新:
1.可以选择要更新的样式,然后右键点击修改,但是这样子修改看不到效果,比较麻烦。
2.推荐是直接在文章中修改,把该调的都调好了,然后选择要更新的样式,右键点击更新以匹配所选内容即可。方便又快捷。

注意:更新的时候不要删掉该样式,因为删掉了该样式的名称就不能被重新使用了,也就是不能创建和该样式同名的样式,这样反而导致命名上会很不舒服,除非是真的要删掉该样式。

二、按照章节编排公式

  1. 构建一行三列的表格,并将表格边缘拉至和页面边距相同。

  2. 调整两端,使之宽度大致相同,同时给中间的公式区域留够足够的空间。
    表格设置

  3. 点击:引用->插入题注->新建标签,按照章节新建一个标签,例如“第二章公式”,然后按确定插入到表格中右边的单元格。插入后,删除多余的汉字,只留下可以自动更新的数字“1”,然后手动输入修改为“(2-1)”的标准格式。注意:新建标签的时候是没有办法修改编号格式的,但可以在插入后直接在文档中修改。
    新建标签

  4. 将公式的表格框设置为无边框,这样表格就被隐藏了。

  5. 引用时:引用->交叉引用->选择刚刚新建的标签“第二章公式”,就能看到“(2-1)”的引用了。

注意:这种方式需要每一章都新建一个公式标签,否则编号会连着来的。好处是自由度高,格式不易出错,也不用绑定什么样式;缺点就是可能会稍显麻烦一点。但是稳当啊,而且第二个公式就可以复制前面弄好的公式,然后右键更新域就自己弄好了。

三、标题的自动列表排版

这个应该是写论文首先要考虑的。

  1. 首先要先定义好各个标题的样式,先按照要求创建样式模板。注意,定义标题样式的时候需要在段落->大纲级别中依次选择1级、2级。

  2. 点击段落中的多级列表(不是编号,而是编号旁边的那个),然后点击定义新的多级列表
    多级列表

  3. 章标题应当是“第一章”的形式,所以选要修改的级别中的第1级;将此级别的编号样式改成“一、二、三…”;将起始编号设为1;修改将级别链接到样式,选择要作为的章标题样式模板;修改要在库中显示的级别,选择级别1。
    定义章标题级别

  4. 节标题应当是“1.1”的形式,所以选要修改的级别中的第2级;将此级别的编号样式改成“1,2,3,…”;将起始编号设为1;修改将级别链接到样式,选择要作为的节标题样式模板;修改要在库中显示的级别,选择级别2。观察输入编号的格式,如果没有上一级的编号,则要点击包含的级别编号来自,选择所有的前面的级别。注意重新开始列表的间隔选择上一级别,即“级别1”。另外,由于上一级用的是“一”,所以还要勾选正规形式编号,才能显示“1.1”,否则显示“一.1”。

  5. 往后的小节标题均以此类推即可。
    定义小节标题级别

  6. 设定好之后对应的样式就能自动链接到多级列表上,使用的时候只需要应用对应的样式模板即可。

注意:
关于列表的编号部分变为全黑的解决办法:

  1. 将光标移到编号的右侧,然后按键盘的左方向键,使黑框变成灰色;
  2. 按快捷键Ctrl+Shift+S,此时弹出对话框“应用样式”;
  3. 在对话框中点击重新应用即可。

关于大标题的换行问题:

  • 因为中文的标题有可能因为换行而把单词拆分开,所以需要在标题中的某处换行但不分段(直接按enter键是会分段的)。
  • 解决方法:在要换行的地方按shift+enter键即可。

四、关于文献引用

  1. 直接去google学术搜索文章,然后粘贴它的引用即可。
  2. 关于编号样式:选择段落->编号->定义新编号格式,在编号格式中改成“[1]”的形式即可。
  3. 引用时:引用->交叉引用->选择编号项
  4. 关于多篇文章的引用:先把所有要引用的编号都引用出来,例如“[2][3][4]”,然后选择“][3][”,右键选择字体,点击勾选隐藏即可。注意:可能没有办法一次性全部选中进行隐藏,需要逐个字符进行。
    隐藏不需要的标号
  5. 在中间加短横线“-”。
  6. 选中整个引用,设置为上标。
    多篇引用

五、公式的花括号内对齐

默认的对齐方式是居中对齐,如果是要左对齐的话,在每一行公式的左侧加“&”符号;如果要右对齐的话,在每一行公式的右侧加“&”符号。
注意:虽然是输入了“&”,但实际上并不会在公式中出现“&”的符号,键入“&”只是为公式增加了对齐符号。另外,是在公式的最左边或者是最右边加“&”,不要加在公式里面了。

六、插入脚注

  1. 在要插入脚注的地方点击引用->插入脚注即可自动插入按照顺序编号的脚注,同时在页面下方出现对应的注释的区域,可以直接在该区域上进行注释。
  2. 要修改脚注标号的规则,可以点击脚注模块的右下角设置按键,进入设置中,修改编号选项。
    脚注设置
  3. 如果要使用重复的脚注,则不能点击插入脚注,因为点击后word会自动生成下一个脚注的,一个最简单的方式就是在要文章中要注释的地方直接用数字上标,虽然这样该上标不具备链接的功能,但是可以和原来的脚注上标格式相一致。
  4. 另外一种方式是使用交叉引用->在引用类型中选择脚注,然后就可以插入有链接的上标了。但是这样插入的引用通常还要修改成上标的格式,而且链接也和原来第一个脚注上标的链接不同。直接插入脚注链接是引向页面下方的注释部分,后续交叉引用的脚注链接是引向第一个脚注上标。

七、插入图片

  1. 如果是单张图片就直接插入就行。
  2. 交叉引用的格式同公式引用的部分,如果是要按照章节编号的话,还是要对每一章都新建一个题注的,例如命名为“第二章图”。插入后,再修改为“图2-1”的形式。
  3. 如果要插入分图,可以用表格实现。首先按照分图的排版插入几行几列的表格,然后在表格中插入每一个分图的图片和分图题注。分图题注可以不用交叉引用,但如果需要的话,也可以为该图新建一个分图的题注格式,然后引用。
  4. 整个图的题注插入是选中整个表格(点击左上角的十字标),然后在下方插入题注。
  5. 最后隐藏表格的边框即可。
  6. 为了防止分图和分图题注分页显示,可以选中表格,右键设置表格属性->->将允许跨页断行的勾选去掉。
    不允许跨页断行

八、插入表格

  1. 普通的插入表格就插入表格就行,调整表格的大小可以用右下角的正方形按钮。
  2. 逐列调整宽度时,可以使用shift+鼠标拖动,这样能保证其他列的宽度不改变。否则默认的鼠标拖动是在保持整个表格宽度不变的情况下进行某一列宽度的调整的,其他列的宽度也会随之改变。
  3. 通常表格,尤其是复杂的表格,最好是在Excel中绘制,然后直接选中复制到Word中。这样比在Word中编辑要方便得多得多得多。而且后续修改或者重新排版都很得心应手。如果你已经在Word中弄了一部分,那也可以立刻、马上将这个表格复制到Excel上处理,及时享受方便快捷的表格编辑工作。
  4. 如果表格太大了怎么办?首先应该考虑能不能调整表格的编排结构,让它刚好塞下。注意,表格的长度和宽度不应该超出设定的页边距,虽然有时候Word会允许你这么做。如果调整结构也不能,则有以下的处理方式。
  5. 表格过长,但是宽度塞得下。规范的做法是将表格拆开分成多个子表,每个子表都有和原表相同的标题,然后把这些子表放到不同页面上。注意,每个子表也应当有它们的标题。除了第一个子表的标题是插入新的题注,其余子表均是交叉引用第一个子表的题注,且文字部分和第一个子表完全相同,最后还要加上“(续)”。
  6. 表格过宽,但是长度尚可。这时候可以考虑横向放置表格。首先点击插入->页面->分页,得到一个完整单独的页面。然后在该页面上点击插入->文本框,把里面的内容删掉,先空一行,然后把表格粘上去,在上面空的一行插入题注。如果你没有空那一行,那么你很可能在插入表格后就空不了了。之后,选中文本框的旋转按钮把它旋转成横向,再把文本框大小拉到和整个页面(页边距以内)相同大小,如果能够显示宽度的所有内容,那么就搞定了。什么?这时候长度又放不下了?请参考第4点步骤。最后记得把文本框边框隐藏了。
  7. 如果第5点之后还是宽度放不下,那只能裁剪表格,把一部分列放到一个表,把另一部分列放到另外的表了。只要够耐心,没有什么表格是塞不进文章中的。
  8. 即使不是横置表格,也可以将表格放到文本框中,这样可以使整个表格为一个整体,不会分页显示。另外,文本框的边距记得设置为0,充分利用每一寸空间。

补充一些小tips:

  1. 如果是特别大的表格,不建议直接从Excel直接粘贴到Word文本框内,因为这样会很难调整表格的。建议是新建一个Word直接粘贴表格,调整好列宽和行高、字号等格式设置后再粘贴到Word文本框内。
  2. 可以用表格工具->布局中的工具快速设置表格的格式。例如:选择可以快速选中一整个表格,这个在表格太大显示不全的时候特别有用;高度宽度可以很方便迅速调整表格的大小;绘制表格橡皮擦可以快速修改表格的边框线条;属性可以设置表格的文字环绕方式,如果嵌入无法放下表格,可以设置为浮动(文字环绕四周),这样可以将表格扩展到页面的边上。

表格工具

九、关于表格的数据自定义格式处理

通常,输入到表格的数据是需要按照一定的小数位数和格式进行设置的,但有时候又需要将数据和文本放到同一个单元格中进行处理,这应该如何设置呢?例如,我希望在同一个单元格中将数据“0.883721”修改为“0.883(+)”的形式,数据部分保留3位小数,同时添加文本“(+)”。自定义单元格格式可以解决这个问题。

  1. 在Excel中右键单元格->设置单元格格式->自定义分类。
  2. 修改类型为“0.000(+)”,其中,“0.000”意思是保留三位小数,“(+)”是自定义文本。点击确定就可以应用了。
    自定义单元格格式
    关于自定义格式的各个符号详细说明,可以参考博客:Excel自定义格式详解。值得注意的是,这些操作都是基于一个单元格中只含有一个数据来进行的,如果某个单元格中含有多个数据,如“0.85241/0.6984”,则不能够为自定义格式,只能在单元格中手动修改。

补充:其实更灵活一点的办法是使用函数

  1. 先用FIXED函数控制小数位数并将数值转成文本。
  2. 再用CONCAT函数将多个文本串接在一起。
  3. 例如可以写成=CONCAT(FIXED(AD98,3,TRUE), "(", AE98, ")")
  4. 这种方式可以生成类似“0.85241/0.6984”的数据。

但总的原则应该是:每个单元格中只放一种类型数据,一般不将多个数据放在同一个单元格,否则后续不好处理。

十、目录的自动生成

  1. 生成目录:点击引用->目录->自动目录,即可在当前光标处自动插入整个文章的目录。如果文章中有非“正文文本”的大纲级别文字,目录生成的时候会将所有非“正文文本”作为目录的索引,并生成其对应的页码。
  2. 自动生成的目录会直接应用样式中的6.正文样式,这样所有的文字和页码均统一样式。但有时候需要对一级标题进行样式上的修改以突出显示效果,可以点击引用->目录->自定义目录,然后点击修改,选择 “TOC1”,再点击修改,就可以修改它的格式了。注意:“TOC1”就是对应“1级”的大纲级别,包括所有的该级别下的样式。同理,如果需要修改其他级别的格式,可以选择对应的TOC进行修改。另外,如果不清楚哪些样式是什么级别,可以从自定义目录对话框的打印预览中查看,每次增加缩进则为增加一级,同一缩进的样式为同一级别。
    自定义目录
    修改样式
  3. 值得注意的是,如果修改了格式,那么它的对应的制表符(也就是后面的“…”)和页码的格式也会随之改变,这样就比较不美观了。目前我能找到的修改方式是:直接选择制表符和页码,修改它的格式使得所有的制表符和页码统一。虽然要一个个修改,但是在后续更新目录的时候,如果选择 “只更新页码”,是不会改变已经修改好的标题文字、制表符和页码的格式的。但如果修改了某个标题的内容或者增加及减少了标题,那么就需要选择 “更新整个目录”,这个时候标题文字、制表符和页码的格式会按照自定义目录中的格式统一更新,也就是说,制表符和页码的格式又得重新一个个修改。因此,建议是在论文 几乎定稿的时候才进行制表符和页码的格式的统一修改(虽然一般来说也是等几乎定稿的时候才生成目录的)。

十一、页眉的制作

  1. 双击页眉部分,能够调出页眉和页脚的设计选项。
    页眉和页脚编辑

  2. 选择插入->文档信息->,选择域名中的StyleRef,然后在样式名中选择需要引用的样式。域选项中,如果勾选插入段落编号,则是插入编号,如“第一章”,但不会有标题的内容;如果不勾选,插入的是标题的内容,如“绪论”。所以如果要插入“第一章 绪论”的效果,则需要重复插入两次,一次勾选一次不勾选。另外,样式名需要选择最精确的样式名,不要使用大纲级别的TOC,否则可能会出错。
    域插入

  3. 奇偶页眉不同。勾选工具栏中选项奇偶页不同即可。

  4. 偶数页的内容一致。通常偶数页要设置成相同的内容,如“学士学位论文”。设置相同的操作为,直接在其中一个偶数页上,输入要输入的文字即可同步本节的偶数页页眉。如果要和上一节的页眉相同,选择偶数页的页眉,点击导航中的链接到前一节即可。有关“节”的介绍参考第十二点。

  5. 结论、参考文献和致谢部分的页眉没有章节部分,它们的样式也不一样,需要重新设置它们的域信息。

  6. 由于后续新增的页面会自动复制已设定的奇偶页的规则,所以建议在正文中边写边设置好页眉和页脚。当然如果没有的话,也可以在写完之后统一修改页眉和页脚。

  7. 页眉和页脚是根据内容实时更新的。

  8. 页眉和页脚的格式可以在开始工具栏中直接修改。

十二、页脚的制作

页脚通常是插入页码。

  1. 插入页码。点击插入->页码->页面底端,选择你要插入的页码样式。
  2. 修改页码格式。双击页脚的位置,通过工具栏的开始菜单可以完成居中、调整字体等格式调整。
  3. 如果勾选了奇偶页不同的选项,那么奇数页和偶数页要分别插入和设置页码格式。
    插入页码

但是一般而言,封面是不要页码的,摘要和目录是罗马数字编码,其他页面是阿拉伯数字编码,且重新开始于1。也就是说大家的页码样式和编号都是分开的。这要如何做到呢?

  1. 封面不插入页码。在封面不插入页码即可。
  2. 摘要和目录页面使用罗马数字编码。双击页脚,选择页码,然后右键,点击设置页码格式,将编号格式改成罗马数字,在下方页码编号区域选择起始页码为I。注意,包含章节号不要勾选,否则会出现一个提示,因为这里并没有章节号(而且也不需要章节号吧)。
    修改页码生成规则
  3. 然而,此时页码生成仍然是从第二页开始的,这是因为封面的一页和摘要及目录部分的页面仍是在同一节中。这个“节”从上图中的 “续前节” 选项中的“节” 的含义是相同的。也就是说,设置的页码编号的 起始页码仍然是从 该节的第一页开始重新编号,而不是从该页重新编号。那如何才能分节呢?
  4. 退出页脚的编辑界面。首先将光标移动到摘要页面的开头,或者是封面的结尾(也就是要进行分节的地方)。然后选择布局,点击分隔符,选择分节符下一页选项,即可在此处插入分节符。注意:插入分节符并不会对文章的内容有什么影响,它主要是影响了页眉和页脚的作用域。
  5. 重新双击页脚,此时可以看到当前页面已经和上一页分属不同的节,页码也自动地从1重新编号。
  6. 一般来说,封面、摘要和目录、正文的每一章(也可以是正文全部)、结论、参考文献、致谢都最好分一下节,就是内容格式明显不同的区域最好都分一下节,如果格式需要连续使用,可以点击工具栏中导航链接到前一节

十三、更新域

当写完全部的内容,需要更新全部的交叉引用链接,可以采用以下方式:

  1. 选中要更新交叉引用的内容,右键->更新域即可。
  2. 选中要更新交叉引用的内容,按下F9键

有时候,右键会没有出现更新域的选项,此时可以使用F9键。但注意此时可能并没有完全更新选中区域内所有的交叉引用,需要再次检查,确认内嵌的文本框、图、表和伪代码等中的交叉引用是否已经更新。

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