ERP ： 服装行业解决方案

一．前 言

1. 1.1.企业简介
   XX集团创建于1988年，是一家从3万元起家，发展3亿多元资产，年销售额达到8亿的民营企业，在中国服装行业中排名第二。连续13年来，XX销售增长达50%以上，几何级数跳跃式的增长，得益与XXX率先引入的国际化生产线，更得益于XXX集团上百个营销机构，1000多家经营店，5000多家代理商组成的庞大营销网络的构建和营销管理的创新。XXX的营销模式一直创新不断，也获得过巨大的成功，这些成功的最坚实的基础是XXX复杂而庞大的销售体系，如何在良好的生产制造、产品研发基础上做好销售环节的管理，将地处各方、与最终消费者最贴近的分销网络集中管理起来，减少无处不在的信息失真、延迟、甚至是信息被“贪污”而引起或多或少的损失后，企业决策层的关注点集中到了如何有效突破企业管理环节的障碍上，同时企业信息化、网络化作为最新管理改造手段被提到了案头。
2. 1.2.对项目的理解
3. XXX集团是典型的多组织集团型企业，企业下属分子公司、办事处众多，各分子公司、办事处的规模各不相同，管理方式也有一定的差异。
4. 企业产品以男士西服和衬衫为主，兼营其他男士用品，来源为外协。
5. 企业是典型的服装生产、销售企业，销售机构层次多（4层），商品规格复杂：各种尺码，品种繁多（新品多，样式多，处理品多，促销品多）
6. 企业经营管理的重点和核心是分销管理和集中财务管理。其中分销管理是以市场为导向，以分销渠道的控制为重点。财务管理是以财务核算为重点，以资金管理为核心。
7. 二．服装行业问题分析
8. 产销链不畅，无法控制产品上市的时间，丢失市场机会：服装行业是一个流行性变换性极强的行业，产品上市时间——也就是从生产环节完成的成品最快的到达零售终端，精确的市场预测和补货，产销链的畅通与否对企业占有市场起着决定性的作用。这种畅通源于信息传递和沟通的完整、真实和及时与否，在需求链上，需要企业了解来自一线市场的需求数据和趋势，而在销售链上，企业的新产品、营销推广信息要及时的传递到分销渠道和客户，以达到沟通信息，了解、认知和购买企业产品的目的。所以如何通过一个信息系统平台，整合销售前端和生产后端的数据信息，打通产品分销环节缩短产品上市时间，是服装企业竞争的核心。
9. 库存成本居高不下：库存量大物流不顺，企业与市场需求脱节导致库存成本居高难下是服装企业另一个大问题。由于产品的种类多管理繁杂，传统的人工统计和管理方式，对库存量的数据无法反应真实准确情况；对于分销渠道的各个环节，如经销商的真实库存和物流状况更是鞭长莫及。但对服装企业来说，库存成本常常是企业成本比例很高的部分，库存状况不清楚和难以调配，会产生库存成本居高不下，成本的增加带来的是竞争优势的丧失以及利润的降低。对于库存积压严重的企业来说，由于服装时尚性的特点，过季商品的处理，不但影响了企业的形象，也造成新品上市的压力。
10. 商品编码管理不完善，决策困难：服装行业的商品编码是其管理的最基础元素，但相对其他行业来说服装行业的商品编码比较复杂，同时可包含：款式、颜色、尺寸，一些还包含成分构成、件折箱等方式。商品编码是企业信息化管理的基础，很多企业虽然有意识的建立编码管理，也引进条形码的管理，但由于服装企业一般缺乏一套完整的商品编码体系，大多数的情况是生产和销售的编码体系无法实现统一。这就使企业生产与销售信息的整合难度加大，形成企业里销售与生产部门，相互扯皮的情况。并且，由于没有完整统一的管理商品档案，针对商品的业务管理和统计分析效率低，准确性差，直接给业务数据管理带来混乱。
11. 对渠道和终端管理困难：脱胎于传统信息沟通（电话传真口头）管理模式：在渠道管理和终端管理中，总部与分公司（办事处）、经销商、供应商之间的信息沟通不畅，商务处理效率低，既影响商品供应的及时性，也容易造成现货积压，还容易造成误解，引起分公司（办事处）、经销商或者供应商的不满，造成供应链不稳定。
12. 对渠道中的经销商、商场等终端的控制和管理力度薄弱，无法将经销商纳入整个公司的整体信息管理系统中，造成企业后台管理系统基础数据的缺乏与不准确，影响后台管理系统效率的发挥；
13. 市场信息不统一，缺乏决策依据：市场信息无法统一管理、共享、分析，营销部门对于销售终端业务数据和重点客户的状况无法及时了解，对市场活动缺乏项目化管理与分析的手段。总部、品牌管理中心（营销管理中心）与各分销渠道之间的信息传递，完整性、准确性和及时性等带来管理滞后，决策“拍脑袋”的准确性面临极大挑战。
14. 业务财务信息不同步，效率低下：销售部门与财务部门信息分割，统计口径不统一，确认的销售额存在差异，无法准确进行核对和调整。同时，大多数企业没有财务与业务整合的平台，通常要将分散的销售数据重新确认和输入财务系统，人工成本高而处理效率极低，财务部门成为记帐员，陷入大量的基础操作，没有精力为企业进行财务的统筹规划与管理。与财务数据有关的返点返利等计算，操作难度大，时间长。
15. 财务管理粗放，运营成本高、风险大：服装企业由于受经营特点的影响，各分子公司、办事处及分销商分布地域广泛，各单位之间信息分散，共享性差；服装的价格受款、色、规、面辅料、销售时段等各种因素的影响，变化较大，核算困难。资金的收支缺乏筹划和控制，不便于资金的预测和分析，无法提高资金的利用效率。许多财务数据在集团内部需要多人重复输入，浪费大量的人力物力，而且产生错误的可能性大大增加。大多数服装企业缺乏较为完善的财务分析体系，不能分析出企业真实的财务状况，从而指导企业降低经营成本，防范经营风险。
    三．服装企业总体需求分析
    服装企业的核心竞争力主要体现在设计能力、品牌运作、分销能力等方面，受服装产品生命周期短、销售地域范围广、销售渠道复杂、对市场反馈速度的要求极高等因素的影响，分销能力和集中财务管理能力往往是制约服装企业快速发展的瓶颈，良好的分销能力使服装企业及时掌握市场消费信息和市场趋势、销售状况，从而使企业与市场之间关系更加紧密，最大限度降低企业运营成本，提高市场能力。而良好的集中财务管理能力，使服装企业最大限度地提高资金利用率，把握财务风险，同时有效地控制成本和费用的支出，实现企业的低成本高效运行。所以分销和集中财务管理管理是服装企业管理的重点和难点。
    服装行业解决方案目的在于为服装企业建立财务业务一体化的管理系统平台，实现信息共享的集中管理。实现整个企业财务的管理与控制、企业经营费用的预算与管理；实时反映企业营销过程中物流、资金流、信息流的变化状态，把握最新动态，实现企业产品在销售通路上的高效流动；实现对企业营销数据的及时汇总与统计，并为企业领导提供各种分析查询报表，为企业决策与业绩考核提供及时准确的决策依据；业务人员均可以通过平台处理业务(销售/财务/采购/仓库/配送/市场/管理层等)，实现业务流程的全面管理规范，从而使服装企业通过管理改造实现可持续的核心竞争力。管理模型如下图：

从服装企业的分销管理模式看，目前国内服装企业主要采取以下6种之一或其中两种以上分销形式的复合营销网络。这些分销管理模式都具有一定的优势和适用性，随着市场的发展和变化，也将会出现更多的渠道营销和管理模式。

在这4个层级，6种分销模式中，企业总部、品牌营销中心、分公司一般为独立核算制；办事处、专卖店为非独立核算机构；经销商、大客户、商场、个体户为企业的客户，与企业发生结算关系。在具体的某个企业中，各种机构的功能可能会有一定的差异。
14. 公司总部：负责研发生产、销售、财务、战略、行政和客户服务等部门相互之间的协调和管理；
15. 品牌营销中心： 营销总公司根据产品品牌划分营销中心，负责管理一个独立品牌产品的营销推广工作，服装类企业普遍采用“一品多牌”或“一牌多品”，品牌营销中心负责管理、监控和考核在各地设置的营销网点，重点控制资金与库存，销售实现。
16. 分公司： 通常按省级区域设立分公司，负责统一指导管理本区域内办事处的业务。总部监控分公司，划分权力范围予分公司经理。分公司是独立注册独立核算的，与企业总部业务往来相当于企业间贸易关系，管理上实际是总部直接监管控制的。分公司通常可由省会级区域办事处提升；
17. 办事处： 营销总公司在全国各地区分区域下设的地区经营单位，负责对本区域内客户进行业务管理和配货管理。各地办事处的业务考核根据所属区域市场的销售业务开展情况进行。各地办事处一般不具有货款的支配权，费用由总部根据销售和其他的情况进行分配和划拨。
18. 经销商：服装企业销售环节的分销渠道，从企业总部、分公司、办事处、上一级经销商等处采购货品，将商品销售和分流到下一级经销商或者直接客户，而销售业务直接接受上级分销渠道的管理和监控。
19. 商场店中店及专卖店：直接管理的零售终端。
20. 大客户：企业总部或者品牌营销中心直接进行销售的对象，通常包括大批量、长期性的定制客户；
21. 仓库：各个办事处所辖的仓库，包括所辖商场店中店的库存。
22. 成品库： 营销总公司在总部生产厂或其他的OEM生产厂所生产的产成品,统一进入总部成品库作为商品销售。
四．ERP系统总体设计
4．1．系统框架设计
根据服装行业销售渠道覆盖范围广、销售管理复杂、财务管理困难的特征而设计的信息管理系统，适合于服装企业财务环节的预算、资金、成本、财务分析等方面的管理、销售环节的库存、订单、客户和计划等的管理，实现企业经营环节的信息流、物流和资金流协调统一与高速流动，以实现信息共享、集中管理。它在企业中的运用，不仅仅是一套系统的运行，更是集中了服装行业管理特征和思想，融合了优秀和科学的服装企业管理流程，在实施过程中，导入系统所包含的流程、功能和优势，在切合单个服装企业管理现状的基础上，创新服装行业传统的管理模式，打通和顺畅企业的业务、财务链，使得服装企业的业务和财务环节真正成为一个有机灵活的整体。
服装行业ERP系统的整体应用模式如下图所示：

系统采用B/S架构，集中放置，数据集中存储，通过集团财务系统和分销业务系统统一管理自身的财务和业务情况。
 蓝色部分表示分销业务管理系统，粉红色部分表示集中财务管理系统。
 服装企业的集团财务系统对于分公司财务账套进行统一设置，实时查询及汇总各地分公司财务数据，并从集团总部分销业务系统获取业务单据作为财务系统的凭证。
 服装企业总部分销业务系统处理集团自身的销售、库存、应收应付等业务，并通过平台管理系统规范分公司/办事处的业务。
 分公司均可以利用与集团业务系统具有相同功能的分公司业务处理系统管理销售、库存、应收应付信息，进行信息查询汇总，并向分公司的财务账套传递业务单据。
 各地办事处相当于分公司的一个业务部门，因此和分公司应用相同的业务系统。可以通过权限管理功能来实现对系统数据的安全性保障。
 分公司的客户可以使用客户端/销售终端管理系统查询上级分公司的商品情况，向分公司下订单或者退货，并进行自身的零售业务管理。
 分销业务管理系统和集团财务管理系统向决策支持系统传递销售计划、销售数据以及库存数据、财务数据等，便于进行数据仓库管理，为企业决策层提供各种统计分析、预测报表。
 信息管理部门可以通过平台管理系统进行系统初始化、基础数据管理和权限管理。
 分销业务管理系统和财务管理系统可实现无缝连接，数据共享。

4．2．系统目标实现
 实现企业的集团化应用，解决集团和分子公司、办事处的多组织构架体系的分销渠道管理和控制。
 实现财务核算、财务监控、资金统筹的全面自动化管理。通过财务业务一体化，实现财务的事前预警、事中控制、事后分析。
 突出业务的流程控制管理，业务流程的业务批准权限能够进行条件设置，对业务能够按照权限的大小，进行分级控制。
 实现全面计划和预算管理，协调企业内部各部门进行统筹计划，平衡优化企业资源配置。
 系统要求安全可靠，建立安全的防火墙系统，防止计算机病毒的入侵。建立数据备份功能，确保数据安全可靠。
 企业在发展过程中，会经常发生组织机构和业务流程的调整和优化，通过软件的良好的平台应用和灵活的流程配置满足企业在管理上持续的改进，同时大大降低企业实施难度和实施风险。
 整个系统具有先进性、集成性、适应性、安全性和可扩展性，保证企业在信息系统建设方面的投资能够得到长期的回报。

4．3．系统价值体现
1．分销业务系统应用价值分析
23. 创新传统管理流程，理顺分销链：服装行业解决方案，在企业中的运用，不仅仅是一套系统的运行，它集中了服装行业管理特征和思想，融合了优秀和科学的服装企业管理流程，在实施过程中，导入系统所包含的流程、功能和优势，在切合单个服装企业管理现状的基础上，创新服装行业传统的管理模式，打通和顺畅企业的分销财务链，使得服装企业的运作真正成为一个有机灵活的整体。
24. 完善商品编码体系，实现清晰的商品管理：服装行业管理中最头痛的问题就是商品种类繁多，类型复杂，一个商品可能包含多种表现元素，如颜色、款式、尺寸等组合。对商品编码体系的管理是销售管理的基础，所以在该解决方案中，商品的编码体系作为一个非常重要的基础功能体现，有了完善的商品编码体系数据库，即可实现商品订单、审核、盘点及资金等清晰明了的管理。
25. 改善库存管理，降低库存成本：服装行业库存成本是个很大的问题，库存商品分散在各层级和区域，传统的人工方式管理，库存数量准确性变动性调配等问题都无法清晰和全面的掌握，而通过该网络化解决方案的运用，企业相关人员可在系统中水师了解库存状况，进行库存的合理调节，在经济发展不一致、季节变化不同，对服装风格喜好不一的区域和市场之间进行及时调配，有效的利用库存商品，降低因数据掌握不清晰而导致的库存成本。
26. 提高分销渠道管理水平 ：服装行业解决方案,针对企业的分销环节，涵盖分销链之上的所有分支机构的管理，即使是分处异地，企业总部也能通过该系统实现集中管理，提升管理效率和管理水平。
27. 提升企业把握市场能力和决策精准度：分销环节的销售终端管理是服装企业制胜市场的关键，对终端的全面和及时掌控，可在最快时间得到市场一手信息和数据，缩短产品上市时间，保持企业与市场同步，提升企业把握市场的能力，以及决策精准度。
2．集中财务管理价值分析
28. 帮助企业建立起以全面计划预算为核心的财务管理体系

1. 通过全面计划预算体系的建立，有效地协调各部门之间的业务运做；
2. 以全面预算为指导，有效提高业务运做效率；
3. 预算的控制作用得以有效加强；
4. 预算编制过程变的简单，编制周期大大缩短；
5. 预算实行情况得以及时分析，可以及时采取相应措施；
6. 帮助企业合理利用资金，有效控制资金风险

• 资金的流入流出做到计划合理；
• 严格的资金支出控制，清晰的资金流向；
• 有效的应收应付款管理，提高资金周转率；

30. 帮助企业建立起一套全面的成本管理体系
31. 建立起一套完整的目标成本管理体系；
32. 通过严格的成本管理，做到质量有依据，消耗有定额，管理有规范；
33. 运用先进的成本核算方法，准确地计算出产品的实际成本；
34. 通过全面成本管理，扩大了成本核算的范围和对象，可以更好的进行成本效益、投入产出的分析。
35. 帮助企业建立起一套完整全面的财务分析体系

• 指标全面，体系完整；
• 数据及时、信息真实；
• 分析便捷而直观；

五．ERP系统应用解决方案
5．1．分销管理系统解决方案
分销系统的业务逻辑结构如下图所示：

系统由4个相对独立，但可以无缝组合使用的子系统组成：
32. 业务管理子系统：处理业务流程与数据，实现电子商务
33. 综合查询子系统：汇总下级系统上报的各类数据，生成各类报表，供企业管理人员查询
34. 平台管理子系统：系统管理员专用，对整个系统进行管理和维护
35. 财务管理子系统：处理分支机构的财务数据，实现网上理财, 有效监控业务运行状况，降低经营风险。
系统流程与功能
ERP-网络分销服装行业解决方案，涵盖服装行业企业的基本需求和特点，同时考虑到服装企业在业务环节应用需求个性化的重要性，公司结合企业实际情况，提供系统的客户化工作，对一些特殊的应用需求，还将提供部分开发的方式。
5．1．1．平台管理子系统
36. 系统设置：由系统管理员操作的系统管理工具，可对本系统中所有业务处理系统进行增删操作。
37. 企业标准编码管理：管理需要整个企业统一的标准编码档案，如商品目录、地区编码等。
38. 基础档案管理：由系统管理员操作的系统管理工具，对有权登陆查询分析系统和平台管理系统的操作员（主要是各类管理人员）档案进行增删改查操作。
39. 操作权限管理（功能、数据）：由系统管理员操作的系统管理工具，设定修改操作员对查询分析系统和平台管理系统的操作权限范围，包括功能权限（即有权操作的系统功能，如数据查询、地区档案管理等）和数据权限（即有权管理的数据范围，如帐套范围、商品范围等），操作员只能在规定的权限范围内进行操作。
40. 各类数据设定与管理
 重点客户管理：可在各业务处理系统的客户档案中，指定重点客户范围，系统自动将重点客户的相关销售明细数据上传到查询分析系统进行汇总，生成针对重点客户的各类统计分析报表。
 上报数据管理：设定需要各业务处理系统上报的数据范围与内容。
 下发数据管理：设定需要集团统一设定、修改，然后下发给各业务处理系统的数据范围与内容，并在设定时间内将这些数据自动下发到相应的业务处理系统内。
5．1．2．业务管理子系统
客户端：客户端的功能是提供给分公司或者办事处下属的客户、批发商，用来与上级渠道进行业务联系的。
41. 商品查询：帮助经销商、客户实现商品信息、商品价格的查询。其中价格与该客户的级别有关。
42. 订货与退货处理：帮助客户实现电子订单/退货单