学习记录672@项目管理之收尾管理案例

这个案例在很多实际的项目管理中非常常见，我们或许也都是这样做的，殊不知，这是非常不规范和不正确的做法。

案例

某工业企业的生产管理系统项目委托系统集成商 Simple 公司进行开发和实施，由Simple 公司的高级项目经理李某全权负责。按照双方制定的项目计划，目前时间已经到达最后的交付阶段，李某对整体进度情况进行了检查。检查结果是:生产管理系统软件基本开发完成，目前处于系统测试阶段，仍然不断发现缺陷，正在一边测试一边修复;硬件系统已经在客户现场安装完毕，设备正常运行。为了不延误进度，李某决定将目前发现的缺陷再集中修改两天，然后所有开发人员一同去现场进行整体安装联调两天后，项目组进入现场，对软件系统进行了部署。李某与客户代表确定了参加验收测试的工作人员，然后开始进行项目验收。在验收过程中，客户认为软件的部分功能不能满足实际工作需要，要求项目组修改。项目组经过讨论后认为对软件进行适当的修改便能够满足客户的要求，便在现场对软件进行了修改。
验收测试过程中还发现了部分小缺陷。客户方认为这些小缺陷不影响系统的正常使用。为此双方签署了备忘录，约定系统交付使用后再修复这些缺陷。按照双方的约定，项目组应在试运行前将系统安装手册、使用和维护说明等全套文档移交给客户，但是由于刚刚对软件进行了现场修改，一些文档还未及时更新，因此客户未接受这些文档。由于客户最关心的是试运行，因此李某组织所有力量开展试运行工作。系统上线后，客户发现了一些新问题，同时还有以前遗留的问题未解决。经双方协商，这些问题解决之后再签署验收报告和付款。回到公司后，公司领导高度重视该项目。项目经理在第一时间撰写了项目总结报告对整个项目实施过程进行了认真的总结和分析。该报告的结论是项目整体进展状况良好未出现明显问题，本项目可以正常结项。

[问题]请简要叙述该项目在收尾环节存在的主要问题。

答题思路

收尾管理包括：包括项目验收、项目总结、系统维护、项目后评价工作。
其中：
项目验收包括：验收测试、系统试运行、系统文档验收以及项目终验。
项目总结：总结大会，需要分析项目绩效、进度绩效、成本绩效、沟通问题、优缺点分析，不能简单的总结报告就完事。
系统维护：更正性维护、适应性维护、完善性维护、预防性维护。
项目后评价：全面综合的调研、分析、总结。
当然本案例还涉及到变更控制机制，这是全全局的。

按照这个解题思路，套到案例中，凡是不符合的，都是问题。

参考答案

(1)没有充分做好验收前的准备，或软件系统没有达到验收前的标准，或软件还存在计划修复的缺陷。这些缺陷未经修复和确认便进入正式验收环节。
(2)在验收过程中未根据变更控制流程对软件进行修改，导致文档与软件不一致
(3)软件更新后没有对文档进行更新便交付给客户。
(4)项目验收未正式完成，未签署验收报告便进行了项目总结。
(5)项目收尾过程不完整，缺少正式的项目总结环节，不能只编写总结报告。
(6)项目总结报告未能反映项目的实际情况。
(7)缺少项目评估或审计环节（没有项目后评价环节）。

第一个答案，大部分公司的项目经理为了进度，基本都是这么做的，美其名曰后面慢慢改，当然，这是敏捷开发的滥用。
第二个答案，变更必须符合正常的变更控制流程，再小的变更也应该如此。
第三个答案，文档和软件要一直，变更后文档也要更新。
第四个答案，验收后才能开展总结大会。
第五个答案，项目总结可不是单单是一份总结报告可以替代的。
第六个答案，实事求是。
第七个答案，验收-总结-运维，后的评估阶段不能少。

本项目的最大问题就是不规范的问题，太过于感性化，没有理性和按照制度规范做事，匆匆上马的项目一定会出现很多问题，无论是软件自身问题还是合作关系上，都会出现矛盾，因此，一步一步来是最好的选择，而不是上线再说，边用边修改。