【学习笔记】EXCEL数据处理--规范与方法

自用笔记，主要记知识点

1、表格设计的规范要求

EXCEL常用表格类型：清单表、功能表、报表
数据处理阶段使用的是清单表。

1. 不要合并单元格（筛选、排序、透视等都会出现错误）

2. 不要多余行和列（例如空隔、汇总信息等）
   

3. 不要多行表头
   
   

4. 数据格式要统一

5. 避免空值（尽量避免）

6. 避免二维表（即某字段在列上展开）
   

7. 避免过多设置格式（如填充颜色、字体颜色等会增大文件体积）

工作表交接注意事项：

1. 冻结窗格
2. 不要是筛选状态
3. 删除空的sheet
4. 定位在A1位置

2、单元格的规范要求

1. 不要出现数据杂糅
   
2. 不要出现带单位的数字
   
3. 不要出现不规范日期
4. 不要出现无意义空格（字符前后、中间不要出现空格、二字姓名）

3、防止不过范发生

1. 设置下拉菜单
   数据——数据验证
   

2. 输入提示与警告
   同样使用数据验证功能的输入信息与出错警告
   

3. 限制输入文本长度和数字范围
   同样使用数据验证功能可以实现

4. 限制只能输入文本
   同样使用数据验证功能可以实现，使用自定义istext判断
   

5. 限制重复内容
   同样使用数据验证功能可以实现，使用自定义判断
   

6. 设置较复杂验证规则
   在自定义选项下借助函数做判断

7. 设置多级下拉菜单
   首先创建名称，公式——定义名称
   
   然后再创建数据验证，用函数进行相对引用
   

4、数据预处理

1. 导入非excel文件
   对于csv文件，导入后需另存为xlsx。
   对于txt文件，打开时按照导入向导操作，打开后另存为xlsx。
   最终操作都要在xlsx格式下进行。

2. 数据处理的习惯
   先备份文件，在备份上进行处理
   操作文件中具体某一个表时视情况需要在副表上进行
   具体行列也视情况需要备份
   经常保存

3. 快速删除空行空列
   定位出目标行列后删除。
   例如选定一个合适的区域——查找——定位条件——空值——删除整行/列
   

4. 取消单元合并
   先选定区域，取消合并居中。
   再选中全部空值单元格，以第一个单元格为例定义取值方式，即它上面一个单元格，然后ctrl+回车。
   最后全选列，粘贴为值消除公式即可。