非结构化数据管理存在的问题

非结构化数据是指数据结构不规则或不完整，没有预定义的数据模型，不方便用数据库二维逻辑表来表现的数据，包括办公文档、文字、图片、HTML、各种报表、图片和各种格式的音视频信息。
1、数据种类繁杂，形式多样
根据企业日常业务管理和业务管理的需要，建立了不同功能的应用系统或信息管理平台。这些管理系统和平台生成各种形式的非结构化文档数据，以支持企业的各种管理工作。此外，还有大量与管理相关的非结构化文档数据散存在员工个人工作电脑中，这些数据类型比较复杂，有的来自外部，有的通过内部整理研究形成，有的完全由内部产生，它涵盖了不同格式、存储载体和管理阶段的非结构化文档数据。
一般来说，企业拥有形式多样的存储设备，包括个人工作电脑以及信息化管理平台中管理的设备，且归属于不同的专业领域，业务活动中产生的非结构化文档数据除了常见的与办公活动相关的非结构化文档数据外，还包括了如照片、视频、设计图纸等多种形式。目前，这些不同种类的非结构化文档数据基本处于分散状态，很难进行有效的关联和整合。
2、信息孤岛造成数据割裂现象严重
由于信息系统建设的阶段性特点，现有的信息系统在建设之初就相互隔离，存在严重的孤岛现象。系统间缺乏横向数据接口，数据标准不统一，即使归档后进入归档系统的文档数据也难以实现有效的管理和整合。例如，在企业的业务活动中，许多缩写、全称和英文名是并行使用的。许多数据标签对应相同的东西和相同的意义，但使用不同的标签值。随着企业对数据资产价值的需求不断增加，这一现象的弊端也凸显出来，打通企业非结构化文档数据的“任督二脉”，实现其资产价值势在必行。
3、存在过多的“账外”非结构化文档数据，缺少统一管控
由于企业的备案制度不完善，集团制定的备案范围中并没有包括一些应该备案但不能通过制度转移的文件。该部相当一部分非结构化文件数据仍存储在个人电脑中，没有进行统一的管理和控制，难以检索、共享和使用，造成企业文件数据资产存在丢失的风险。
4、非结构化文档数据管理功能不全
如不支持具有版本的非结构化文档数据管理，使用口径不统一，相同的文件分散在不同的业务系统中，如果没有版本控制，就无法确定系统中的版本是否为最新版本。再如业务系统缺乏归档功能和接口，导致部门无法及时提交应归档的非结构化文档数据，容易造成非结构化文档数据资产的丢失。同时，许多非结构化文档数据往往以“附件”的形式存在于系统中，难以检索和使用。
5、相关制度体系不健全、管理缺位
企业现有的文档管理制度并不是建立在彻底的数据清理基础之上，因此，对于企业中生成哪些非结构化文档，哪些需要归档，如何进行归档？如何进行管理和利用等问题，现有制度中均缺少系统、细致、可操作的规定和描述。而且，非结构化文档数据缺少必要的分类及元数据项。尤其是文档生命周期流程，即从文档生成、流转、办结到归档、保存、利用的全过程，并没有非常清晰和规范的管理流程和要求。
同时，企业的业务活动往往涉及多个参与者，包括内部部门和外部单位，协同管理与集中管理的矛盾突出。这对企业的非结构化文档数据管理提出了更高的要求，特别是对非结构化文档数据的准确性、及时性、一致性和安全性提出了更高的要求。
此外，企业非结构化文档数据类型包括内部发文、外部发文、收文、签报、合同、业务文件附件及归档之后的档案。除了通过数字化档案管理系统对归档后的档案数据进行集中统一的管理外，归档前的非结构化文档数据往往处于分散管理的状态，存在着失存、失真、失控、失去使用等诸多问题，直接影响到后端文件数据的质量和文档数据资产的价值。