浅述项目管理过程中及时更新工作分解结构的必要性

现已临近2024年软考，周围一些报名参加信息系统项目管理师考试的“小伙伴”还未准备论文，他们找到我，希望得到一些帮助。众所周知，IT是不养老的行业，作为一名IT老鸟，我通过认证的年代距今十余年已经颇为“久远”，实在是与如今考纲、评分规则有些脱节。但找的人多了，只好“厚颜”拿出很久之前写的一些论文凑数（包括参加继续教育准备的论文，都很粗糙），仅供大家参考，希望予人玫瑰，手有余香。

注1：为了不涉及敏感数据，文中年份、合同金额、建设周期等数字均做了“马赛克”处理-_-||b

注2：部分章节借助AI做了内容扩展和词句美化。

目录

【正文】

一、项目整合管理

1.制定项目章程

2.制定项目管理计划

3.指导与管理项目执行

4.监控项目工作

5.实施整体变更控制

6.项目收尾

二、项目范围管理

三、项目时间管理

1.活动定义与排序

2.活动资源估算与时间估算

3.制定进度计划

4.进度控制

5.应对变更

四、项目成本管理

五、项目质量管理

六、项目人力资源管理

七、项目沟通管理

八、项目风险管理

九、项目采购管理

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本项目致力于为政府机构缔造一座价值561万的综合信息管理平台，旨在助其拔高企业效率与管理层次。然而，在项目的推进过程中，我们遇到了人力资源的扩增、甲方成果要求的变动、外部制约因素的摇摆不定以及关键系统采购活动的提前等多重挑战。这些变革要求我们项目团队灵活应变，不断调整项目规划与资源分配，以确保项目的顺利交付与价值最大化。本案例深刻凸显了项目管理中，对范围、风险、沟通、采购及人力资源管理的全面考虑与及时应对，对更新工作分解结构的重要性不言而喻。

【正文】

随着信息技术的飞速发展，信息系统已经成为企业提升效率、优化管理和加强竞争力的关键工具。笔者曾作为项目经理，为一家中型企业建设一个价值561万的信息系统，以帮助企业实现业务流程的数字化、自动化和智能化。该项目原计划在一年内完成，主要涉及到多个子系统的设计与开发，包括客户关系管理、供应链管理、财务管理等模块。项目团队由经验丰富的IT专家和业务分析师组成，他们致力于确保系统能够满足企业的实际需求，并提升企业的整体运营效率。

然而，在项目实施过程中，企业不可避免地遭遇了多重挑战与变革。首先，公司毅然决定增加人力资源投入，以确保项目能如期完成，并顺利推动项目进度。其次，甲方在项目推进过程中提出了新的成果要求，经过项目团队的审慎评估，认为这些要求不仅切实可行，更有望为企业带来前所未有的价值。然而，项目同样受到了外部环境的制约，为集中资源实现核心功能，我们暂时搁置了与第三方平台的对接工作。最后，鉴于国家政策对信息技术产品国产化要求的日益严格，我们提前进行了项目中的一个关键系统的采购活动，以确保符合相关法规要求。

下面笔者结合上面的项目情况，从工作分解结构（WBS）这个关键工具的使用角度，分别从项目管理的多个维度来分析更新工作分解结构的必要性和需要注意的问题。

一、项目整合管理

在本项目中，为了确保项目按时完成，当公司新分配了额外的人力资源以确保项目实施进度时，项目的资源计划和进度管理可能会受到影响。更新WBS可以更好地反映这些资源的分配情况，优化任务分配。

1.制定项目章程

在项目开始之初，我与甲方共同研究，明确项目的目标、范围、关键里程碑、预期成果等，并确立项目团队的组成和权责。这有助于为后续的项目执行和控制提供明确的指导。在人力资源增加、采购计划变更等因素产生后，我们按照项目章程对项目干系人进行沟通，从目标、范围、任务计划等多个角度照章执行，确保了项目的可控实施。

2.制定项目管理计划

在笔者制定和执行项目管理计划时，综合所有子计划（如范围、时间、成本、质量、人力资源、沟通、风险等），并确保它们之间的协调一致。面对项目中的变化时，如本项目的人力资源增加、甲方新要求的提出、采购活动的提前变化出现后，项目管理计划也进行了相应的更新和调整。

3.指导与管理项目执行

在项目实施过程中，笔者需根据项目管理计划来指导团队成员执行工作，并确保各种资源得到合理有效的利用。同时，项目经理还需对变更请求进行管理，如评估甲方新提出的成果要求的可行性和影响，并决定是否将其纳入项目范围。

4.监控项目工作

笔者定期监控项目的进展情况，包括进度、成本、质量等方面，并与项目管理计划进行对比分析。一旦发现偏差，需及时采取纠正措施，以确保项目能够按计划进行。

5.实施整体变更控制

当项目中出现变更请求时（如本项目中的甲方新要求、采购活动的提前等），笔者通过整体变更控制流程来评估和处理这些变更。这包括审查变更请求、批准或拒绝变更、更新项目管理计划等步骤。

6.项目收尾

在项目结束时，笔者组织团队成员进行项目收尾工作，包括项目成果的验收、经验教训的总结、后续维护计划的制定等。同时，还需确保所有相关文档得到妥善保存和归档。

从项目整合管理的角度来看，笔者考虑各个管理过程之间的相互影响和制约关系，确保项目在面临各种挑战和变化时能够保持整体上的协调和平衡。通过有效的整合管理，项目可以最大限度地满足项目干系人的期望和需求，实现项目的成功交付。

二、项目范围管理

在范围定义与变更方面，本项目中甲方在建设过程中提出了新的项目成果要求，且经项目团队评估具备可行性时，项目的范围就会发生变化。这需要在WBS中进行相应的调整，以包含新的成果要求。同时，项目范围内的一个系统的采购活动因国产化需要提前进行，也属于范围变更。这要求项目团队调整原有的采购计划和实施时间表，以满足新的国产化需求，这也需要在WBS中更新以反映这一变化。

此外，在范围控制管理方面，在范围管理过程中，控制范围的变更至关重要。笔者通过正式的范围变更控制流程来评估和管理这些变更，确保项目范围得到精确控制，防止范围蔓延，这也需要在WBS中得到及时的体现。

三、项目时间管理

为了确保项目实施进度，公司将额外的人力资源调入项目组，并提前了系统的采购活动，这些会影响项目的进度计划。WBS的更新可以确保所有的任务都按照新的时间表进行。

1.活动定义与排序

本项目中，笔者组织团队详细列出所有需要完成的活动，并根据活动之间的依赖关系进行排序。在面对甲方新提出的成果要求或采购活动的提前时，项目团队重新评估和调整了活动列表及其顺序。

2.活动资源估算与时间估算

本项目中新增的人力资源、国产化采购活动的提前等因素都可能影响这些估算。因此，笔者在项目管理中不断更新和调整资源和时间估算，以确保项目计划的准确性。

3.制定进度计划

基于活动排序、资源估算和时间估算，笔者制定详细的进度计划。这个计划应该考虑到可能的延误、风险以及变更请求，并预留一定的缓冲时间以应对不可预见的情况。

4.进度控制

在项目实施过程中，笔者通过密切监控进度，确保各项活动按计划进行。如果出现偏差，如某个活动延误或提前完成，笔者在项目管理中及时调整后续活动的计划，以保持整体进度的稳定

5.应对变更

本项目中当甲方提出新的成果要求或外部条件发生变化（如本项目遇到的采购活动提前）时，笔者与相关项目干系人评估这些变更对进度计划的影响，并及时调整计划以适应新的情况。这可能包括重新分配资源、调整活动顺序或增加额外的活动时间。

四、项目成本管理

在本项目中笔者遇到了新分配的人力资源、新的成果要求和采购活动的变化，这些都可能影响项目的总成本。更新WBS有助于重新评估项目的成本预算。

五、项目质量管理

新的成果要求和采购活动的变化可能会影响项目的质量标准和质量控制计划。WBS的更新应反映这些变化，以确保项目交付的质量。

六、项目人力资源管理

额外的人力资源的加入需要调整原有的任务分配和团队结构，这应在WBS中得到体现。在资源分配方面，公司为了确保项目实施进度符合要求，新分配了额外的人力资源。这需要在WBS中更新以反映新增资源如何分配到各个任务中去，确保资源的有效利用；在团队结构调整方面，新资源的加入可能导致团队结构的调整。笔者重新分配工作职责，确保每个团队成员都清楚自己的任务和责任；在培训和技能提升方面，新分配的资源可能需要一定的培训和技能提升才能胜任项目工作。这需要在人力资源计划中考虑，以确保团队成员具备完成项目所需的技能和知识；在绩效管理和激励方面，团队结构的变化和资源的增加可能需要对绩效管理和激励机制进行调整，以保持团队成员的积极性和工作效率。

七、项目沟通管理

WBS的更新可以作为一个重要的沟通工具，向团队成员和相关利益相关者清晰地传达项目的变化和进展。在信息传递方面，更新后的WBS可以作为一个有效的沟通工具，能够清晰地向团队成员和相关利益相关者传达项目的最新变化和进展，确保信息的及时、准确传递；在利益相关者管理方面，通过更新WBS，笔者可以与项目利益相关者（甲方、供应商等）就项目的变更进行开放、透明的沟通，这有助于建立和维护信任，确保项目的顺利进行；在反馈机制方面，借助更新后的WBS，笔者还建立更加有效的反馈机制，及时收集和处理利益相关者的意见和建议，进一步优化项目管理策略和实施方案。

八、项目风险管理

新的成果要求和采购活动的提前都可能带来新的风险。更新WBS有助于识别和评估这些风险，并制定相应的风险应对策略。由于甲方提出了新的项目成果要求以及采购活动的提前等变化，笔者重新从风险管理的角度审视项目。在风险识别方面，新的成果要求和采购活动都可能带来潜在的新风险。笔者重新评估，通过更新WBS来识别新的风险点，如技术可行性、成本超支、时间延误等；在风险评估与分析方面，对于识别出的可能风险，笔者进行深入的分析和评估，这可以通过更新WBS，详细地列出每个任务的风险大小和发生概率，帮助团队制定更加精确的风险应对策略；在风险应对计划方面，WBS的更新也可以包含风险应对的部分，明确列出针对识别到的风险应该如何应对，如风险规避、风险减少、风险转移等策略，以确保项目成功。

九、项目采购管理

国产化系统的提前采购将直接影响采购管理计划。WBS的更新应包含这一变化，以确保采购活动的顺利进行。在采购需求变化时，项目范围内的一个系统的采购活动因国产化需要必须提前进行，这直接影响到采购计划。原本可能安排在项目后期的采购活动现在需要提前，这就要求对原有的采购时间表和流程进行重新规划；在供应商管理方面，采购活动的提前可能意味着需要与供应商重新协商交货期和合同条款。此外，如果国产化要求导致供应商更换，还需要进行新的供应商选择和评估；在成本控制角度，采购活动的变化可能会影响项目总成本。提前采购可能导致资金流的变化，需要重新评估预算和成本控制策略。此外，还要考虑采购风险管理，比如提前采购可能带来新的风险，如供应链中断、产品质量问题等。这些风险需要在采购计划中考虑，并制定相应的风险应对措施。

综上所述，工作分解结构的更新不仅影响项目范围和时间管理，还涉及到成本、质量、人力资源、沟通、风险和采购等多个方面。考虑到以上多种因素，确实需要考虑更新工作分解结构。通过更新WBS，可以确保项目团队和相关利益相关者都清楚地了解项目的当前状态和未来的工作计划，从而更好地管理和控制项目的进展。