远距工作中,周报的重要性

今天想先谈一下目前的工作型态, 由于所在的软件公司是大集团底下新成立的子公司, 而我又所属在南部的办公室, 距离集团总部, 有着远在天边, 近在眼前的距离( 糟糕…桌上的分机又响起来了@@" ), 南部办公室的主轴是云端运算部门, 所以我算是搭配Cloud Team的PM, 负责的是AI语音助理等相关的云端服务, 但我上面PMO (项目办公室)的大头在北部, 该怎么让他知道(放心) 我在分隔两地的办公室里, 如何做好规划与协调工作呢? 这时候, 我多年的经验告诉我, 辛苦一点每周做一份Weekly Report, 周五下班前提交出去, 除了让主管看的到, 摸的到?! 放心之外, 也可在必要时, 作为工作报告的素材

其实大部份的科技企业都是如此, 虽然有时候做报告会让不少人觉得很浪费时间, 但其实我会把它当成一个思路的汇整与总结, 每周就从上一周的规划与进度来延伸, 其实格式不拘, 像我里面就放了当季的时程表, 以每一周为一个iteration (Sprint), 可以综览目前手上的三个主要负责的software projects的相关Task, 这里其实得说我为什么叫自己是"非典型PM", 其中也有一点是我不太喜欢用标准的甘特图, 因为日期抓太细了, 实务上意义不大, 我习惯以"两周"为一个区块去规划, 但时程规划, 如同上一篇提到的, 因为牵扯到"人", 还有相关很多的配套后, 最后才标注妥协可行的结果(敏捷的精神?!)

当自己从RD转型成PM之后, 产出不再是第一线的研发结果之后, 工作周报就变成我的"新"产出, 当然啦, 实务上所领导规划的软件产出也算, 那就只是别人帮你完成的成果, 就剩下"简报"是自己动手动脑的心血结晶, 除了时程表, 也有各种feature的control table, Software framework, POC的demo成果, beta user feedback, 甚至是各种研究成果报告(同类型APP的比较, 不同语音平台的优势…各式各样, 不一而足), 当然, 还有我自己额外做的市场研究(Market Research)专栏(这个议题后续的文章会再详述)…洋洋洒洒的也是蛮多料的啦XD

有了这些素材之后, 用途可是很多的喔, 紧急时, 可是替我省下很多时间去生出各个部门需要的报告, 让我免受临时加班的煎熬(让我可以早一点回家陪老婆小孩~笑), 像是Marketing部门需要的宣传或教育训练素材, RD需要讨论流程时的架构图, 甚至是主管要向CEO做的进度报告…都可以从这些平时整理过的资料里再去加工一下, 即可轻松完成上菜…有时候, 内容已经超乎主管能讲清楚说明白的时候…当当当…就是菜鸟PM如我的要亲自上场跟大大老板报告啦~~~

所以除了有时候必须F2F(Face-to-face 面对面)与Cloud Team RD讨论与debug的时候, 不然其余时间, 我都觉得既然都是独立远距工作, 那我可不可以像外资公司一样- 申请在家工作(work from home)呢? 反正现在网络发达, 人不在座位, 也是在用微信钉钉等联系。